對檔案管理信息化建設的思考

鄭華

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 檔案、圖書以及情報是高校的主要信息資源，為了充分地利用這些資源，應對其進行有效地管理。但就目前的高校信息資源的管理情況來看，這三方面的信息資源仍缺乏整合和有效的一體化管理。因此，有必要對高校檔案、圖書、情報的一體化管理進行探究，了解一體化管理的優勢，并提出有效的策略，實現高校檔案、圖書、情報的一體化管理。

關鍵詞 高校 檔案 圖書 情報 一體化管理

高校信息資源的充分利用基于信息資源的有效管理之上，只有有效地管理高校檔案、圖書、情報等信息資源，師生才能在需要這些資源的時候，快速地找到，提高資源的利用率。因此，應對高校的檔案、圖書、情報構建一體化的管理模式，提高信息資源管理的智能化、便捷化、一體化水平。

一、高校檔案、圖書、情報一體化管理的必要性探究

（一）信息化管理的趨勢要求

隨著信息化管理趨勢的發展，尤其是一體化管理模式的進步，高校檔案、圖書、情報管理若仍使用落后的信息資源管理模式，將降低信息資源的利用率，阻礙師生信息資源利用廣度與深度，導致信息資源在使用的過程中出現問題，與師生的需求相脫節，阻礙信息資源的高效、合理利用。實現信息化管理，并做到一體化管理，形成統一的信息資源網絡，利于資源間的整合，加速資源間的流通，實現資源的有效利用。在信息網絡高速發展的當下，利用互聯網的信息共享優勢，實現一體化的信息資源管理模式能使得信息間的交流更加便捷，并最大化地擴充與利用資源，實現資源的共享與交流。

（二）人才培養的需求

高校檔案、圖書、情報的管理需要專業的人才，但在高等教育中，多數學校的檔案學、圖書管理學、情報學是相互分離的。但實際上這三門學科并不是相互孤立的，它們之間有著密切的聯系，都是基于信息資源的收集、整理、存儲與利用為基本的。因此，將這種縱向的課程設置進行整合，形成綜合型的信息管理學，是教育發展的趨勢，因而有必要對高校的檔案、圖書、情報實現一體化的管理，從而為教育的發展以及人才的培養提供實踐范例，利于更好地實現三種信息資源的科學整合。

（三）信息資源利用的需求

高效的檔案、圖書、情報一體化的管理模式也是用戶信息資源綜合化、多樣化的情況反映。在信息化的利用模式不斷發展的情況下，用戶在利用檔案、圖書、情報這些信息資源時常常需要進行綜合性的利用，不僅需要準確的參考資源、精確的數據來源、原始的信息資源，還需要與信息網絡相連接的多元化信息資源。因而在這種信息多元化的發展趨勢下，用戶需要有更好的信息資源利用模式。有必要將各種資源進行整合，從而提高資源利用的效率，跟上用戶的實際需求。

二、高校檔案、圖書、情報一體化管理的可行性分析

（一）具備理論基礎與現實的可操作性

檔案、圖書、情報同出一源、同為一體，三者都是信息文獻，是知識的載體，具有不可分割的密切聯系。三者具備共同的本質屬性，都是社會信息資源的組成部分，它們都來源于實踐，又可脫離產生它的實踐活動而被存儲和傳遞；三者的職能和管理方法、管理手段也都相同，其工作的核心都是收集、傳播、利用等，都具有為用戶服務的社會職能。管理手段也都大體相同，都需要進行整理、編目、保管、保護、索引等，三者之間的上述共同特性使其在管理上具備共同的理論基礎，從而使實現一體化管理成為可能，具備現實的可操作性。

（二）網絡與信息技術的推廣與發展

信息技術和網絡技術的發展，為三個學科的統籌管理提供了物質條件和技術支持。網絡技術的發展與推廣使得信息資源的一體化管理成為可能，基于現代網絡技術發展而來的信息資源管理一體化模式，提高了信息資源的管理效率，使得不同的信息資源能得到有效地整合，方便各種信息資料的查找。在數據庫技術、遠程通信技術以及計算機技術的發展推動下，信息間的傳輸不僅在速度以及數量上有所提高，還促進了信息的融合。現代網絡與信息技術的發展推進了三者統籌管理的進程。

三、高校檔案、圖書、情報一體化管理對策研究

（一）實現思想觀念上的轉變

高校在實現檔案、圖書、情報一體化管理的過程中會遇到許多的阻力，因為一體化的管理模式不僅需要投入大量的人力物力，還需要先進的管理人才以及技術人員。而在初期，一些人會認為一體化的管理模式是一項勞民傷財的工程，沒有必要實行一體化的管理。因而首先應消除人們的錯誤思想觀念，引導人們往長遠的方向考慮，認識到隨著信息技術和網絡技術的發展，已經使檔案、圖書、情報三門學科呈現出一種融合的趨勢，因而有必要采用新的、一體化的信息資源管理模式管理具體的檔案、圖書、情報信息。這是一種發展趨勢，從長遠的角度來考慮也更有助于整個信息資源管理水平的提升。

（二）加快信息手段的使用

做好高校檔案、圖書、情報管理一體化離不開信息手段的使用，因而在實現高校信息資源一體化管理時，應建立信息化管理網絡，提高信息網絡技術的應用水平，建立一體化的信息服務平臺，為用戶提供高質量的信息網絡資源服務系統，促進管理的一體化的實現。此外，信息手段的使用還能優化信息資源的配置，實現信息的實時更新與完善，拓寬網上信息資源的渠道，使得人們能及時便捷地獲取多樣化的信息資源，實現數字化的信息服務模式，推動基于信息網絡的一體化信息資源的建立。

（三）組織建立一體化的管理標準

高校一體化信息管理模式的建立，不僅需要前期的宣傳與投入還需要后期的管理，這樣才能推動信息資源一體化管理的實現。因而在高校檔案、圖書、情報一體化管理的運營中，應根據高校的實際建設情況，建立一體化的管理標準，促進后續管理工作的開展。主要是建立信息處理標準，實現信息資源處理的規范化、標準化。并且建立統一的信息資源管理部門，改變三者相對獨立、各自為政的狀態，設置統一的信息資源管理中心，建立橫向聯系，實現高校檔案、圖書、情報一體化管理改革，進一步完善一體化的管理模式，促進統一的信息資源的協調與管理。

（四）培養專業的一體化人才

高校檔案、圖書、情報的一體化管理需要綜合型的人才，因而在運用信息資源一體化管理模式時，應注重專業的一體化人才的培養，從人才戰略上推動一體化的發展。在實現高校信息資源管理一體化的過程中，有必要在學科設置時就具有前瞻性，對學校相關專業的課程設置進行調整，實現一體化的教育模式，實現學科的跨越式發展。加強對三種學科的共性基礎理論的教學，在共性的基礎上再求同存異，使得圖書管理學、檔案學、情報學的學生不僅能掌握本專業的知識，還能實現跨學科的發展，了解其他專業學科的知識，從而為一體化管理提供堅實的理論基礎和正確的理論指導，進而為一體化的管理模式提供高質量綜合人才。

四、結束語

高校檔案、圖書、情報一體化管理的實現并不是一蹴而就的，應根據學校的具體情況，逐步地實現。在具體的一體化管理中，不僅要加大基礎設施的投入，還應轉變人們的思想理念，讓人們接受新的管理模式，在思想上明確檔案、圖書、情報一體化是科學發展規律所決定的，不斷提升高校檔案、圖書、情報管理的一體化水平，促進管理智能化、自動化的實現。

參考文獻：

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