石油企業(yè)辦公室工作精細(xì)化探析

馬莉

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）02-000-01

摘 要 企業(yè)辦公室工作就好比整個(gè)企業(yè)的潤滑劑，適量的潤滑可以使企業(yè)這部運(yùn)轉(zhuǎn)車車輪轉(zhuǎn)得更快一些，而辦公室的精細(xì)化管理就要按照精確細(xì)致深入的要求，明確工作職責(zé)，完善崗位體系加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況有針對性地采取措施，抓緊抓細(xì)抓實(shí)，不斷提高企業(yè)的工作效能。本文主要對企業(yè)的辦公室工作精細(xì)化進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞 精細(xì)化 工作 探析

企業(yè)要發(fā)展要做大必須有一個(gè)英明的決策層制定高遠(yuǎn)的企業(yè)規(guī)劃，在這一過程中必須有一個(gè)堅(jiān)實(shí)能干的團(tuán)隊(duì)并具有很強(qiáng)的執(zhí)行力。企業(yè)在運(yùn)作過程中如同一個(gè)轉(zhuǎn)動(dòng)的車輪所有零部件必須嚴(yán)密結(jié)合充分發(fā)揮本身的作用，才能跑得快跑得穩(wěn)，才不會在跑動(dòng)的過程中散架，而企業(yè)辦公室就是這一其中的重要基礎(chǔ)。

一、辦公室工作精細(xì)化存在的問題

（一）崗位職責(zé)不清缺乏溝通

辦公室崗位眾多，如果沒有明確的表明崗位職責(zé)，容易造成有的工作交叉重疊，有的崗位工作出現(xiàn)無人在職，只有確定了每個(gè)崗位的崗位職責(zé)，才能使辦公室工作面面俱到，做到既無重疊又無空閑職位。并且辦公室工作又是需要密切合作的，辦公室人員除了需要完成本崗位工作之外，還需要具有相互幫助共同協(xié)作的精神。

（二）辦公室人員隊(duì)伍工作效率低

辦公室工作除了對專業(yè)理論水平的要求外，更多的需要經(jīng)驗(yàn)的積累和高度的責(zé)任感，對崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項(xiàng)必須要一件不落地按時(shí)高質(zhì)量完成，而且辦公室工作中最忌諱懶懶散散，辦事拖拖拉拉。因?yàn)檗k公室工作基本都是時(shí)時(shí)性比強(qiáng)的工作，辦事效率太低就會誤事，就會為公司帶來巨大的損失。

（三）沒有建立辦公室工作秩序

為了做好紛繁復(fù)雜的辦公室工作，辦公室的領(lǐng)導(dǎo)一定起到帶頭作用，不能毫無頭緒地整天瞎忙或是被領(lǐng)導(dǎo)一會兒支到這一會兒支到那，結(jié)果自己的工作還沒有做好，并且費(fèi)力不討好，不知道自己整天都忙了些什么，作為辦公室的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有自己的主見，能夠根據(jù)事情的輕重緩急做好安排，帶領(lǐng)辦公室人員做好自己的工作，提高工作效率。

（四）建立辦公室工作秩序，加強(qiáng)檢查反饋力度

建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化措施，從而建立起辦公室的工作秩序，同時(shí)要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)，一旦辦公室的一系列硬件、軟件、人員隊(duì)伍、分工協(xié)作和管理層次等建立健全起來，整個(gè)管理體系在很大程度上就會像一部自動(dòng)機(jī)器一樣運(yùn)轉(zhuǎn)，只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)管理。而管理的一半是檢查，檢查是主動(dòng)行為，預(yù)知的捷徑是反饋，反饋是自發(fā)行為。石油企業(yè)通過檢查反饋系統(tǒng)保證工作的有效實(shí)施，同時(shí)檢查反饋系統(tǒng)本身也實(shí)施過程管理。檢查反饋具有很大的導(dǎo)向性、預(yù)期性，不是簡單的反饋，在一定程度上代表了管理者對員工的期望和要求。

二、對辦公室精細(xì)化工作對策

（一）明確職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)作

明確辦公室的主要職責(zé)，企業(yè)要將辦公室的各項(xiàng)職能按照定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)的要求，逐項(xiàng)分解到各系列各環(huán)節(jié)各崗位，明確各崗位該干什么怎么干，干得怎么樣，干錯(cuò)了怎么辦，確保崗位職責(zé)精細(xì)化，按程序運(yùn)作，按照職責(zé)工作，既不越位，也不缺位，雖然油田企業(yè)許多工作都?xì)w辦公室管理，但需要各部門共同落實(shí)，因此辦公室要加強(qiáng)協(xié)作，做好與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)問題，及時(shí)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準(zhǔn)確及時(shí)地安排布置貫徹下去。

（二）完善制度，強(qiáng)化考核

完善制度是科學(xué)化精細(xì)化管理的前提，井然有序、周密的制度能有效地約束行為，規(guī)范辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要健立健全崗責(zé)體系，從機(jī)制上保證權(quán)責(zé)一致，是推行辦公室工作科學(xué)化精細(xì)化管理的重點(diǎn)，完善制度就是要改變過對于工作要求沒有具體衡量標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，也為個(gè)人自我管理自我約束創(chuàng)造條件，每個(gè)崗位在明確應(yīng)該干什么怎么干的同時(shí)，對于干到什么程度也要非常清楚，從會議室的布置辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，到文件的格式字體的選用紙張的大小等，都要在質(zhì)量要求效果等方面，建立科學(xué)合理，便于操作的工作標(biāo)準(zhǔn)。

三、推進(jìn)辦公室工作精細(xì)化的必然要求

（一）是辦公室職能的內(nèi)在要求

辦公室的特殊職能決定了辦公室工作任務(wù)重、事情雜，不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、協(xié)調(diào)會議、籌備信息反、饋督促檢查、接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時(shí)，還要承擔(dān)許多臨時(shí)性應(yīng)急性和額外的任務(wù)，經(jīng)常是上班先到下班后走，白天做雜事晚上做正事辦公室工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，如果處理不當(dāng)，就可能影響機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象辦公室工作性質(zhì)決定了辦公室工作必須走科學(xué)化規(guī)范化精細(xì)化的道路，在被動(dòng)中求主動(dòng)、在無序中求有序、在務(wù)實(shí)中求精細(xì)。

（二）是提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑

油田企業(yè)對國家的經(jīng)濟(jì)效益起著至關(guān)重要的作用，油田企業(yè)的辦公室作為企業(yè)的核心部門，其重要性更是不可小覷，油田企業(yè)的辦公室不僅為各階層領(lǐng)導(dǎo)員工及各部門提供直接的服務(wù)，還負(fù)責(zé)與相關(guān)合作企業(yè)的聯(lián)系和溝通，所以，提高辦公室工作的效率和質(zhì)量是非常必要的，但目前就油田企業(yè)而言，存在著工作效低下的問題，所以只有全面推進(jìn)科學(xué)化精細(xì)化管理，才能有效解決辦公室工作中流程不優(yōu)崗責(zé)不細(xì)職能不順落實(shí)不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項(xiàng)工作高效優(yōu)質(zhì)運(yùn)轉(zhuǎn)靈活，更好地為領(lǐng)導(dǎo)為機(jī)關(guān)為基層服務(wù)。

四、結(jié)語

總之精細(xì)化工作是精在事前、細(xì)在過程、意在結(jié)果的工作，企業(yè)辦公室工作人員要以精細(xì)工作為理念積極上進(jìn)的工作，要扎扎實(shí)實(shí)地做好每一項(xiàng)工作，認(rèn)認(rèn)真真地對待每一件事情，力求把工作做實(shí)做細(xì)做好做精。把精細(xì)化工作真正落到實(shí)處，有利于提升辦公室服務(wù)水平，提升工作成效，提升干部隊(duì)伍素質(zhì)，對創(chuàng)造高效益、高效能具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

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