美術作品背后的故事——北京畫院美術藏品普查工作側記

□ 張 蕾、陳 倩、黃 戈（北京畫院藝術部）

美術作品背后的故事——北京畫院美術藏品普查工作側記

□ 張 蕾、陳 倩、黃 戈（北京畫院藝術部）

美術館作為藝術類博物館，承擔著對于國家近現代以來視覺文化成果的研究梳理、收藏展示、公共教育的重要職責，它承載著國家的文化積累的使命。總體來看，我國美術館事業仍處在起步階段，尤其是在藏品管理方面還存在有待改進的地方，在文化行政主管部門日常管理及相關統計資料的基礎上，文化部進行了全國美術館藏品普查工作的調查，并確定了開展普查工作的政策依據。

由文化部組織開展的全國美術館藏品普查工作，是一項以摸清全國美術館藏品家底情況、提高美術館專業化水平為基本目標，以調查國有美術館藏品資源、采集藏品信息為基本形式，以數字化的影像采集技術、數據存儲技術和網絡技術為基本手段的工作。國家文化財產的清查工程，美術館業務能力的提升工程和數字文化資源建設的基礎工程，對于加強美術館行業管理，提升美術館公共文化服務功能，推動美術事業的繁榮發展都具有重要意義。

開展美術館藏品普查，是一項復雜的系統工程，工作任務繁重，需要大批具備專業知識并經過專門培訓的普查工作人員。此次普查使數據采集工作初具規模，標準體系初步形成，信息系統初成架構，人才培養初顯成效，數據應用初步探索。此次普查工作歷時一年半，期間遇到了種種的困難。

大部分試點美術館開展了普查數據采集工作，由于缺少實踐經驗，在實際工作中難免存在一些問題。北京畫院藏品多，工作量大，工作內容繁雜。此次普查需要普查隊伍對藏品編碼、藏品登記號、藏品名稱、原名、類別、入藏日期、來源、創作年代、作者、質地、工藝技法、形態形制、主題、題識和印鑒、實際數量、尺寸、質量、完殘程度、完殘狀況、保存狀態、藏品著作歸屬權、藏品影像文件名、拍攝角度及規格等31個基本信息指標進行細致認真的核查和錄入。普查中，調出藏品要通過入庫、提用、出庫三個環節，歷時一年半的普查工作，經歷了嚴冬酷暑。在普查工作中，每次都需要從庫里調進調出藏品，工作的強度可想而知。

《全國美術館藏品普查工作規程》要求：所有參與普查工作的普查員、數據審核員、數據管理員均應參加普查機構組織的專業培訓，掌握普查工作的技術和規范，取得專門的普查培訓證書。而在這方面的人才匱乏一直是我國美術館行業所面臨的實際問題，也是制約普查工作正常開展的瓶頸。目前，美術館藏品管理人才隊伍與普查工作的任務及時間要求具有較大差距，這就對普查人員培訓工作提出了較高的要求。在普查工作前，普查隊伍中的普查員都要經過嚴格的培訓，積極閱讀大量關于普查工作內容的知識，例如藏品的工藝技法、形態形制等。

文字普查員要具有一定的藏品知識與工作經驗，能夠熟練操作計算機，熟悉采集軟件的應用。影像信息采集人員需要有一定的攝影技能與藏品知識，能夠熟練操作攝影器材及計算機圖像處理軟件。數據管理員需要對藏品信息之間的邏輯關系進行核實，檢查藏品作者與創作年代是否相符。普查隊伍要多次閱讀《全國美術館藏品普查工作手冊》里面的工作重點問題，普查工作人員都具有一定的技術基礎，確保實現工作的無誤差。

普查工作進行前，普查隊伍要先對已拍過的2600件藏品的反轉片進行掃描，避免藏品重復出入庫對藏品帶來的損傷，之后再對未掃描的藏品進行拍攝。在普查過程中也要嚴格遵守《北京畫院藏品、藏品檔案及藏品畫庫管理規定》，對畫院藏品設立專庫，專庫鑰匙由3名人員分別保管。在提用藏品時，經部門領導批準方能進入畫庫，嚴格執行3人同進庫、同出庫的規定，出入庫環節完整，如實填寫提用憑證，嚴格履行批準手續，以確保藏品的安全及普查工作的順利進行，杜絕隱患的發生。

在普查過程中，采集藏品的影像信息是全國美術館普查工作的一項重點工作內容。影像是藏品本體的重要信息載體，是普查檔案的重要組成部分，是藏品信息數據的價值所在。這次普查，我們共拍攝了三萬多幅作品，在準備工作上也下足了工夫。拍攝人員閱讀了很多的拍攝知識，對于附屬設備的準備，也是按照《全國美術館藏品普查工作手冊》上所要求的，例如，在選擇背景紙顏色這一點上選擇了灰色。同時拍攝小型立體藏品也使用了拍攝架，以保證藏品的穩定、牢固，以保障藏品的安全。在場地的選擇上，我們也選擇了封閉、不透光，便于布光的地方，在燈光方面也采取了色溫標準，功率大且穩定的設備。同時也要確保拍攝場地無障礙。

在采集信息過程中，普查隊伍嚴格采集藏品的信息，做到信息完整準確，不重不漏。所謂“不重”就是每件（套）藏品不重復登記。“不漏”則指凡是美術館正式收藏的藏品，都要登記，不得遺漏。按照標準，認真填表；摘錄信息，忠于總賬；注重關聯，鉤稽正確；詳細準確，避免空項。做到與影像文本正確關聯。

此次普查工作共采集藏品7251條，并且多完成77件藏品的上傳工作。

此次普查工作，普查隊伍工作量大，人手少，但普查隊伍的工作并沒有因為人少而松懈，努力做好普查工作的每一步。

在數據審核過程中，按照《成本管理體系術語》給出的定義——審核是對記錄以及事實陳述等信息進行客觀評價的過程進行審核。根據美術藏品普查工作的要求，數據審核分為文字審核、影像審核、內容審核和關聯審核。每個普查人員都要嚴格遵守《全國美術館藏品普查工作手冊》的規范要求進行操作。

為了保證美術藏品普查采集工作進度和數據質量，需要調配與之相應的數據審核員。數據審核員要熟悉美術藏品情況，熟練運用計算機，掌握美術藏品普查相關標準等。在普查工作之前，普查隊伍中的數據審核員要做好相應的準備工作。

在藏品信息采集過程中，進行藏品信息的錄入成表。普查隊伍對每一件藏品信息嚴格檢查，對七千多件藏品的信息進行逐個認真對查，對藏品的31個基本信息進行3次核查，以確保信息的完整準確，并對以往沒有完整信息的數據進行補充和完善。整個藏品普查數據的形成是按標準、守規則的，并且滿足了實體信息和點子數據的雙重特性。

在普查工作過程中，普查人員要在兼顧其他工作的同時，還要在預計的時間內完成對于七千多件美術藏品的普查工作，實屬不易。

開展美術館藏品普查工作有利于保障國家文化財產安全，充分發揮美術館藏品價值和作用，對于構建和完善現代公共文化服務體系、普及美術文化具有重要意義。

北京畫院是全國美術館藏品普查工作的試點單位之一，進入全面普查階段后，除了完成日常工作，面對館藏的七千余件藏品，任務可謂艱巨。北京畫院典藏部工作人員是此次普查工作的主力，并另外聘請普查助理人員協助其工作。整個團隊劃分為4組：攝影組負責采集藏品影像；庫房組負責安排作品出入庫到攝影組拍照，并采集藏品的文字信息，將文字信息與圖片信息整合錄入采集軟件；協調兼圖片管理小組主要負責協調人員、調配設備、跟蹤進度、把控質量、問題匯總等；審核組負責審核采集信息并上傳至全國美術館藏品普查辦公室信息系統。

在硬件設備上，北京畫院為普查工作專門配備了4套大型專業影像采集設備以及專門用于普查工作的電腦，建立了由服務器、NAS網絡存儲、大容量存儲硬盤組成的藏品普查數據保存和系統備份，以滿足“大型作品”“民間藝術”“國畫、油畫、雕塑”和“版畫及綜合藝術”4大類作品的信息采集工作。

此外，北京畫院為確保藏品安全和信息安全，面對不同類型、不同體量、不同年代、不同質量的藏品，溫濕度、光線等因素在普查過程中都必須考慮，以往我們說典藏人員要養成“慢性子”，就是要對藏品高度負責，每個過程都要認真細致地操作。盡管時間緊、工作量大，面對巨量的珍貴藏品，仍必須慎之又慎。

在時間緊，任務重，人員、場地有限的現實條件面前，北京畫院典藏部主任經常掛在嘴邊的是“安全”二字，每個普查團隊人員都以認真的態度對待每一件藏品。

從普查工作的流程表上可以看到，團隊工作流程大致分為：庫房采集文字信息→作品出庫拍照→拍照后安全回庫→圖片小組進行圖片處理→處理后的圖片返回庫房與文字信息整合錄入→審核員審核→上傳至全國美術館藏品普查辦公室信息系統幾個步驟。除了藏品自身的安全最為重要外，在普查過程中，我們也極為重視藏品信息的準確和安全。為了確保信息準確性，要求參與相關工作的人員做到對標準的理解及操作認識的統一。相關人員在普查工作過程中遇到問題必須記錄下來，在討論會上將自己遇到的問題提出來，商定統一解決辦法，防止因理解的不同造成解決方法的偏差。而對于信息安全，畫院主任曾說過，藏品信息屬于重要的信息資源，在沒有制定完善的發布及使用辦法前不能泄露。為此，北京畫院和外聘的工作人員簽訂了保密協議，與協作單位也簽訂了將信息安全作為重要內容的合作協議。

典藏部日常工作十分繁重，不僅承擔著策劃、實施藏品陳列展及日常出入庫、新收作品交接整理等工作，還要滿足日益增多的圖片和作品外借需求。日常工作加上緊張的普查工作，整個典藏部工作人員一直處在高負荷的工作狀態中。基于此，為了提高普查效率，普查團隊根據工作特點，將同類庫房的工作人員兩兩組合，一組在庫房，一組在拍照，既保證工作人員有時間進行日常工作，又能保證普查工作的正常進度。

第三階段是普查驗收匯總階段，主要任務是進行普查資料的整理、匯總、驗收、評估、總結、數據庫建設和公布普查成果。畫院普查團隊每個人都有著強烈的責任感，真正做到“嚴而又實”，按照標準仔細填寫。根據“統籌規劃、統一標準、統一平臺、館為單元、控制質量、交互共享”的原則展開工作。

通過此次普查工作的開展，普查隊伍對普查的標準和規程有了更加深入的理解。普查人員將以此為契機，把此次的普查經驗運用到北京畫院的日后工作實踐中，確保按時按質完成任務。