強化醫院檔案規范化管理工作的措施研究

湯芝瑩

摘 要：醫院是服務群眾的重點機構，各個部門都起著不可或缺的作用，尤其是在醫改條件下，醫院檔案管理成為醫院服務資料以及醫院建設的任務都落在檔案管理部門的肩上。伴隨醫院檔案管理工作的深化。醫院的其他工作已經走向一個新的方向，那么在此過程中好需要進一步的強化醫院檔案管理工作的規范化和標準化，以下對其進行闡述和分析。

關鍵詞：醫院；檔案規范化；措施；研究

醫院檔案管理主要是為了對醫療文件進行管理，并且涉及到醫院的行政管理以及科技交流等方面的工作，對醫院檔案管理進行重視是對醫院改革和醫院發展的保障。為了有效的積極的推進醫院檔案管理科學化，在新的形式下需要對醫院檔案管理部門進行規范化，進而讓檔案在醫院改革過程中發揮重要作用。

1 醫院檔案工作存在的主要問題

（一）醫院對檔案管理的重視程度欠缺

醫院在發展過程中，因為比較重視醫療技術的升級以及患者的管理等等，所以對檔案管理有很多的忽視之處，檔案綜合性管理沒有統一的考核機制，并且很多工作人員對醫院的檔案管理認識上還比較模糊，檔案管理人員在醫院人才培養的計劃之外，因此管理人員的工作水平不高，必然難以跟得上時代發展的需求。

（二）檔案管理人員素質參差不齊

在醫院的檔案管理過程中，因為管理人員的素質問題，所引發的檔案管理失誤現象非常多，業務上也不夠規范，沒有過多的法治觀念。檔案管理過程中，缺少自覺性。例如，檔案的收集，沒有歸類，出現收集分散和滯后的現象。檔案的科學化管理受到阻礙。

2 強化醫院檔案管理工作措施的主要策略分析

（一）醫院科研資料的規范化管理

首先，檔案資料的認真管理。醫院在發展過程中收錄了很多種資料，那么對于這些資料需要在接受以后進行集中化的分類和整理，登記、編目、統計和分類，都是檔案加工整理的必經步驟。特殊的材料需要特殊的管理，例如，屬于絕密級別的資料需要做好專門的登記和保存，設立單獨的檔案保存柜，以免和其他普通材料混合在一起出現不必要的麻煩。在通過檔案資料的收集和整理以后，要根據一定的標注，科學化、準確性、完整的對檔案進行保存，并且標記好保存期限以及可查看人的權限。設立檔案級別鑒定委員會，委員會的組成人員需要由醫院的領導和員工組成，若是檔案保存有些許的變動，需要通過檔案委員會的同意。

其次，開發檔案信息資源。醫院的檔案管理工作人員需要開發出檔案信息源，面向醫院的全體工作人員和全社會，面向市場進行服務。科研信息和檔案的加工也要在檢索工具方面進行完善。進而編纂出醫院的手冊、資料等等，以便于在以后工作中更加完善的利用。檔案的使用有多種方式，例如，檔案的借閱、跟蹤以及編印等等，醫院科研檔案主要給醫院的內部建設使用，若是遇到其他單位使用時，需要本單位的同意，經過檔案的主要負責人批注，在一些貴重的檔案材料管理過程中，一定要嚴格的建立起檔案特許以及辦閱手續，正常狀態下，絕密資料不可以供外部借閱[1]。

（二）行政檔案管理工作的合理化

首先，醫院檔案室的建立。在醫院檔案管理過程中，檔案屬于硬件設施，除了對醫院各種病歷進行集中性的管理以外，檔案室還具有以下幾種功能，一方面，檔案室能夠為醫院的工作人員提供可供咨詢的場所，是醫院各個科室的后盾力量，更是各個科室的助手，能夠極大的提升醫院行政管理工作的工作效率和工作質量。另一方面，醫院的檔案室也是做好檔案管理工作的重點地帶，主要任務時對各個科室的檔案進行管理，監督檔案的落成以及指導檔案管理工作的進行；負責全院的檔案資料，為了促進醫院各項服務工作的有效開展，需要做好檔案的開發與利用工作。

其次，對檔案管理工作人員的素質培養。要讓檔案管理人員能夠在檔案管理過程中更加主動地參與到工作中，減少因為人才短板對檔案管理工作的影響就需要對已有的人才進行培訓，開展各種檔案管理公開課程，讓工作人員意識到工作的重要性，認識到自己的職責所在。在新進人員的招聘過程中，也要嚴格招聘需求，讓適合崗位需要的人才進入檔案管理工作當中。醫院的領導也要加強對檔案管理工作人員在平時工作過程中的培養，做好帶頭和示范作用，不斷的豐富工作人員在專業知識以及職業道德水平方面的不足，提升他們工作的主動性和積極性，以此更加完善檔案管理工作[2]。

（三）醫院的病案管理科學化

病案是在醫療診治過程中，形成的醫療記錄，其中有患者的資料和健康情況，也涉及到了文字、圖像以及符合等等，是醫療過程的檔案收集。那么在規范化管理過程中，需要有以下幾方面的考慮。

首先，庫房設施的不斷完善。在病案管理過程中，很多病案內容的完成都需要在庫房完成，這樣庫房管理就需要做好以下幾方面的工作。第一，庫房的建設需要從病案管理的專業化水平出發進行研究，在建筑方面，減少存放其他物品的空間，并且和火源以及水源相隔離，特別是建筑材料嚴禁使用木質材料。第二，在病案管理室中，應該有相應的配套設備，例如，加濕器；通風機以及復印機和打字機等等；第三，做好病案管理室的防火防盜工作，避免檔案受潮、受腐蝕以及發生霉變[3]。

其次，檔案庫管的嚴格化。病例入庫管理的規范和嚴格需要有相應的制度予以支持，例如《出院病例交接制度》《住院病案管理制度》等等，這些制度的建立和出臺能夠對出入病案的人員在時間以及方式上有很好的把握，重點需要從以下內容出發進行研究，第一，非檔案管理本部門的人員，不能進入庫房。若是必要情況下，非本部門人員進入，需要申請，然后由本部門人員帶領進入；第二，工作人員在病案管理期間，庫房內部不能出現吃喝以及吸煙等現象，無人看守時，要注意關好門窗和電燈等等。

最后，病案的編號管理。病案的種類以及數量非常多，對其進行編號主要是為了保證病案保存過程中的完整性和系統性，方便后續的檢查和鑒定等等。一般情況下，醫院的病案編號會使用一號制或者兩號分開制[4]。

3 結束語

綜上所述，本文對新時期醫院的檔案管理工作進行了分析，找出了不同種類檔案的不同管理方式，注重檔案文檔的一體化管理，運用現代科學技術進行多種檔案的集中式、規范式管理。

參考文獻

[1]董桂蘭.關于醫院檔案管理工作創新的探討[J].北京檔案，2011，25（4）：47-48.

[2]章潔，史維新.淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2011，12（10）：67-68.

[3]許慧麗.淺談醫院現代化建設中的檔案管理[J].中國醫院管理，2011，29（6）：58-58.

[4]李萍.醫院檔案管理的現狀及對策[J].中國醫藥導報，2011，08（3）：125-126.