企事業單位用印管理系統初探

摘 要：本文介紹了印章的作用，分析了目前用印管理與使用中存在的主要問題，探討了通過建立用印審批管理系統減少用印過程中人為因素干擾，防范用印過程中法律風險的可行性。

關鍵詞：印章管理；信息系統；辦公室管理

印章是國家、社會機構、組織、個人的特定標記。它代表一個單位或個人的身份，是單位或個人的象征，具有證明和確定其主體資格和能力的法律效果，以及很強的權威性。單位公章是一個單位行使職權、對外聯系和進行公務活動的憑證和標記，它是人們對單位身份的認可和執行的依據。

單位公章一般由單位辦公室管理，主要包括單位行政印章、黨委印章、法人代表印章、單位行政鋼印、法人簽字章和單位主要領導名章。印章管理工作既是辦公室工作的基本內容，也是辦公室工作和重要職能。要做好印章管理工作，首先要明確印章管理的重要性。

1 印章的作用

1.1 權威作用

各級、各類國家機關、社會團體、企事業單位都是依法按照一定的程序面成立的，都有著特定的地位和管轄范圍，單位的印章也在一定的層次工范圍內具有權威性，在其內部管理及參與其他社會活動中起著舉足輕重的作用，是單位身份與權威的體現。在，而對于某一法定組織來說，其領導人依法定程序具有法人代表資格，因此，法人代表名章，不是代表其個人，而是代表其負有某種職權。所以，“印”和“章”便是權威的象征，代表著一定的職能和權力。

1.2 法律作用

印章是單位與上級部門及社會各界進行聯系的重要憑證，象征著單位的合法性、權威性。只有得到法律認可的單位和機構才肯具備刻制印章的資格，單位的各行政印章在公安機關登記備案后才能夠使用，文書材料一經加蓋印章，就代表著單位對這法定效力的確認和法定職權的施行，也意味著它將必須承擔的法定義務和法律責任，所以，印章具有法定的憑證作用，加蓋印章是一種法律行為。加蓋了公章的公文和材料具有法律效力，否則就會失去其合法性和有效性。

1.3 象征作用

任何一個國家機關、社會團體、企事業單位、組織、集體與個人，不管是對內還是對外，都會有象征其國家機關、社會團體、企事業單位、組織、集體與個人的名稱，而印章也就是這個名稱的代表。在開展用印過程中，印章便更明確地表明了使用者的合法身份。

2 目前用印管理與使用中存在的主要問題

目前大部分單位用印采用紙制用印審批單的模式，而且在實際工作中，有些單位不重視用印規范，管理混亂等現象時有發生，主要存在以下問題：

2.1 思想認識不到位

思想上沒有意識到印章對單位的重要性和用印的嚴肅性。認為用印是很隨便的事情，色章的用印審批，不經過單位主要領導同意，只要單位部門領導同意就可以蓋單位的公章，而且部門領導對需用印材料也不仔細審查，嚴格把關。

2.2 用印審批單填寫不規范

申請人在用印審批單上填寫的相關內容模糊不清，比如在填寫資料名稱一欄時，往往只填寫“協議”或“相關資料”等內容。有時，填寫用印數量一欄時，只填寫“1”個，用印時卻要蓋很多份資料。

2.3 用印資料易被“李代桃僵”

紙制用印審批單模式有一個最大的漏洞，容易被別有用心的人鉆空子，就是用印資料容易被“李代桃僵”。有的申請人給領導審批時，用的是一份資料，然后拿著領導同意的審批單到辦公室蓋章時，可能是另一份被替換的資料。

2.4 紙制用印審批單不易保存，用印記錄不易查詢

一般企事業單位一年的用印量多則數萬，少則上千。紙制用印審批單不易保存，用印記錄也不易查詢。一般紙制用印審批單保存3-5年的話，也會占用不少的辦公室空間。

3 用印管理系統功能及實現

用印管理系統采用電子化、流程化的手段，盡可能的減少用印過程中人為因素的干擾。

3.1 印章分類審批

法定名稱印章（行政印章）：由用印申請人提出用印申請，經部門領導審核，不涉及權利義務的由辦公室主任審批，涉及權利義務的由辦公室主任轉提給用印事項對應業務分管的單位行政領導審批。

黨委印章：由用印申請人提出用印申請，經部門領導審核，一般業務由辦公室主任審批，具體業務由辦公室主任轉提給用印事項對應的單位黨委領導審批。

法人代表章及主要領導名章：由用印申請人提出用印申請，經部門領導審核，提交給印章對應的單位領導審批。常規性的用印可由相關單位領導授權辦公室主任審批。

3.2 上傳用印資料電子版

申請人提出用印申請時，除逐項詳細填寫“資料名稱”、“用印數量”等內容外，還要求上傳用印資料的電子版或掃描件備案。特殊情況下無法提供用印資料的電子版或掃描件的需詳細注明原因。

3.3 系統查詢模塊

系統中建有查詢模塊，查詢按照“申請人姓名”、“印章名稱”、“流程狀態”等預先設定好的字段進行查詢。

4 結束語

總之，印章管理是一項嚴肅而重要的工作，通過建立用印審批管理系統，可以盡可能的減少用印過程中人為因素的干擾，確實有效地防范用印過程中的法律風險。

參考文獻

[1]方婧.關于高校印章管理的思考.蘭州教育學院學報，2014（1）.

[2]王淑潔. 強化印章管理的實踐探索.辦公室業務，2012（11）

作者簡介

蔡明（1973-），男，四川，大學，工程師，研究方向：辦公自動化 信息管理。