淺談會計檔案管理

鐘志紅

摘 要：通過工作實踐，闡述了會計檔案管理的意義和作用，概括了會計檔案歸檔和保管的全過程，分析了會計檔案管理中存在的問題，介紹了加強會計檔案管理的措施

關鍵詞：會計檔案；管理；問題；措施

我從事會計工作多年，在做好會計賬目工作同時，還認真做好會計檔案管理工作。通過多年的實踐和摸索，現對如何做好會計檔案管理，談談自己的認識與切身體會。

1 會計檔案管理的意義和作用

會計檔案是會計工作作用于會計對象所產生的專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，它具體包括：會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類及其他類等會計核算專業材料。

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。它不僅是經濟活動的歷史記錄，而且是信息資源的一部分。會計檔案為國家經濟建設的計劃和決策，對宏觀經濟運行進行管理和監督提供真實可靠的信息，它是編制國家和地方預算的重要依據；為機關、企事業單位加強內部微觀經濟管理提供豐富的原始數據，是編制單位預算、財務收支計劃的重要依據；是打擊經濟領域的犯罪活動和反對不正之風的有力工具；是研究經濟和財政歷史的可靠史料。由此看來，會計檔案管理具有十分重要的意義。

2 會計檔案的歸檔與保管

（一）會計檔案的歸檔

會計檔案的歸檔，僅指會計核算專業材料的歸檔。其歸檔范圍是：會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他會計核算專業材料。

1.會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明文書，是登記賬簿的重要依據。將各種報銷單據、現金憑證、銀行轉賬憑證等歸入會計憑證范圍整理。原始憑證粘貼時張與張之間要均勻、整齊，對于超過封面的原始憑證應折疊擺放。特別需要注意的是有些單據尺寸太小，不便于裝訂，比如支票存根、出租車票等較小的票據，在整理時最好先將其粘貼在一張憑證大小的襯紙上，票據之間要依次排開，然后再與其他憑證一起裝訂。會計憑證裝訂時要注意牢固、美觀、不壓字、不倒放，便于翻閱。一般按記賬順序裝訂成冊，封面內容填寫齊全，一本憑證為一個案卷。

2.會計賬簿是以會計憑證為依據，全面連續地記錄和反映一個單位一年內各項經濟業務的簿籍，它是編制財務報告的重要依據。將會計總賬、明細賬、銀行存款賬和各種輔助賬等都歸入會計賬簿范圍整理。在年終決算后按賬簿的種類進行整理立卷。在進行會計賬簿的整理時，應注意：按順序打印賬頁，分類后加裝案卷備考表并詳細記明單位負責人、主管會計、記賬會計、出納，填寫賬頁內容和頁碼、封面和封底。一般是每本賬本為一個案卷。

3.財務報告是用統一的貨幣計量單位，概括地反映各單位在一定時期內經濟活動和財務收支情況的書面報告文件。其包括會計報表及其說明。將年度報表、月（季）度報表、不定期專用報表等都歸入財務報告范圍整理。按保管期限整理立卷，年度財務報告應單獨整理組卷，財務分析在前，會計報表在后；月（季）財務報告可按情況整理成若干卷。財務報告的整埋步驟是：打印封面；填寫卷內目錄；財務報告；填寫封底，將封面、卷內目錄、財務報告、封底按順序裝訂好即可。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

4.其他指其他應當保存的會計核算材料。將銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等都歸入其他類范圍整理。按保管期限整理立卷。每一本清冊就是一個案卷，編一個卷號，不需另外整理立卷。

（二）會計檔案的保管

會計檔案的保管期限，是指會計檔案的最低保管期限，從會計年度終了后的第一天算起（1月1日）。按相關規定會計檔案的保管期限可分為：永久和定期兩種。

永久保管的會計檔案。凡是對工作總結和查考，以及研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應當永久保管。主要包括：年終財務報告、會計檔案保管清冊、銷毀清冊、會計檔案目錄等。

定期保管的會計檔案。指在一定時期內有利用價值的會計檔案，可分為長期25年，短期3年、5年、10年、15年等5種。保管期限為長期的會計檔案包括：現金出納賬、銀行存款賬、移交登記清冊等；保管期限為短期的會計檔案包括：會計憑證、月、季度財務報告等。

3 會計檔案管理中存在的問題

（一）會計工作與會計檔案管理相脫節

會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

（二）財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作

各單位無論財政部門還是檔案部門都沒有對會計檔案的管理做出具體的要求和規定，檔案部門對會計檔案的指導較少，財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津。

（三）會計檔案管理制度尚需完善

不少單位沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有做出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中。沒有專門的會計檔案培訓。

四、加強會計檔案管理的措施

（一）財政部門與檔案部門聯手，共同加大對會計檔案的監管

《會計檔案管理辦法》第三條規定：“各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案的指導、監督和檢查。”結合實際，聯合制定《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

（二）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量

會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

（三）完善會計檔案管理工作的各項規章制度

單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。根據《會計檔案管理辦法》，結合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。

總之，在新時期下會計檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，加強會計檔案的管理，制定相應的會計檔案管理制度，確保會計檔案的安全和可靠，并加以充分利用，使之能更好地為單位提供利用資料，為單位發展需求提供更有效的作用。

參考文獻

[1]財政部國家檔案局.會計檔案管理辦法[M]1998

[2]徐蓉蓉.對企事業單位如何加強會計檔案管理工作的思考[DB]。論文中國