電子檔案網絡管理的思考與探討

孔祥武

摘 要：隨著經濟和社會的快速發展，檔案管理工作也取得了很大的進步。電子時代下檔案管理工作要持續發展就必須不斷創新，與時俱進。電子檔案的管理方式和檔案工作人員水平的提高等都是實現檔案管理發展的重要方面和必要途徑。

關鍵詞：電子檔案；數字化；網絡化；多元化

隨著計算機網絡的飛速發展及辦公自動化的普遍應用，計算機對檔案輔助管理有著越來越重要的作用。計算機網絡的普及，對檔案工作產生了重大影響，對檔案工作的方式、方法都提出了改變。計算機網絡為檔案部門和需求者開發利用檔案信息資源，開創了一個新途徑。電子時代的發展對于檔案信息的需求量越來越大，并要求獲得信息更快捷、方便、準確。所以電子檔案信息與網絡的結合為檔案管理提出了一系列新的課題。

電子檔案是電子文件在計算機硬盤、磁盤、光盤等介質載體上進行保存、分類、使用，并在計算機上做邏輯歸檔，而檔案信息全部在網絡中可檢索和顯示。電子文件不論生成在什么位置，歸檔后的物理位置保持不變。電子檔案的集中統一管理是通過有效的技術控制對電子文件的存取達到保管目的。

電子檔案與傳統紙質檔案有著完全不同的保管方式，如果按照紙質檔案的管理方法去管理電子檔案，就會造成電子檔案的文件價值、利用價值的損失。而網絡的發展促使檔案管理以電子檔案為發展趨向，檔案管理各項工作都將以科學、規范的計算機流程進行處理，還圍繞網絡的建設、維護、使用、更新，積極開展相應的科學化管理。探索電子檔案的信息化與網絡化的結合作為檔案管理方式，在網絡時代檔案管理工作中具有積極的意義。

1 電子檔案的優勢

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存貯的機讀材料和其他載體形式的記錄。而傳統檔案則大多是由紙張組成，不僅管理不方便，而且存放時間也有限，管理需要浪費大量的人力物力。電子檔案與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，電子檔案的管理在載體形式上發生了根本性的變化，它體積小、容量大，使用方便，解決了紙質檔案體積與庫房存貯空間的矛盾，可以利用相應的軟件對電子檔案進行分類、統計、匯總，在使用上具有復用性和共享性，通過網絡計算機調閱和使用同一檔案信息而不必動用原件，使用次數再多也不會對原件有任何損壞。還可以進行遠距離傳輸，異地使用，利用網絡不受地域限制。電子檔案優勢主要有：

第一、檔案管理更為便捷。快捷地實現信息的輸入和存儲，而信息輸入方法的多樣化和快速化，為提高信息處理質量和速度創造了良好的條件。電子檔案管理以計算機平臺為基礎，檔案管理員可以隨時隨地地利用計算機進行各種數據的清查、統計、檢索需要的相關資料，相比傳統的紙質檔案，電子檔案幾乎不占什么空間，所需要的管理資源更少。

第二、電子檔案文件的機讀系統中，文件形式是“數字化”形式存儲的，運用多媒體技術，做到圖、文聲并茂、三維立體顯示，強化了多元化信息的記錄功能和顯示功能。彌補了傳統紙質檔案無法保存聲音、動態圖像等多媒體資料的缺陷。還可被高速檢索，在計算機的信息中，迅速地、多方位地查到所需信息。

第三、可借助于通信網絡進行遠距離傳遞和交流以“數字化”和光盤生存方式，發揮著傳統文件和手工勞動所不能比擬的優勢和功能。

2 電子檔案的歸檔范圍

凡是反映本單位經營管理、生產建設活動所產生的具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。其中包括上下級、同級機關或非隸屬機關產生的與本單位有關的文件材料。檔案館每年整理這些文件，需要花費許多時間，并且經過多年的紙質檔案積累造成龐大的檔案庫存量。而由電子檔案和網絡化功能，可以在文件起草打印的時候，就存儲在計算機內，在保證檔案的集中統一管理的前提下，重點在網上收集那些以本單位經營管理運行中產生的文件歸檔，包括上級及其他相關單位部門的文件，力求以存儲光盤的形式科學合理的保管。除了快捷查閱速度以外，同時還可隨時在相關網站中迅速查閱到檔案信息資料，減少日后的檔案鑒定和銷毀工作。這樣使檔案管理人員從繁瑣的具體操作中解放出來，用主要精力從事檔案信息資源開發和利用。

3 電子檔案的整理、保管和利用

電子檔案整理主要任務是對光盤磁質的整理，電子文件保存系統中電子檔案制作光盤備份，同時進行編目。在電子文件轉化為電子檔案之后，通過計算機可以隨時將電子檔案中的單份進行合理的分類、組合，以達到最佳的方便利用。

電子檔案保管是電子檔案管理系統設置密碼，進行信息互鎖控制。電子檔案多數為磁性載體，極易受到保存環境的影響，會造成信息的損失，可用防磁性能好的優質光盤保存。脫機保存的電子檔案存放在專用的庫房中，除了對庫房的溫濕度進行嚴格控制外，還應配備高度防磁、電場的設施和防病毒卡，以便更好的保護電子檔案。

其中對工程藍圖進行“數字化”批處理工作過程中，擬對藍圖掃描后得到的數字化圖像放在可擦寫光盤或磁盤上，經銷藍和對斷線、模糊字符等問題特殊處理，檢驗合格后再將全套藍圖的數字化圖像作為永久保存檔案整套轉存到只讀光盤上。

電子檔案是信息網絡發展的產物，信息網絡集圖像、動畫、聲音、數據和文本為一體的電子檔案具有多元化的展示方式，這增強了電子檔案的利用效果。檔案部門可以根據利用者提出的要求提供電子檔案的載體拷貝，提供電子文件打印件，提供電腦在網絡上直接查詢電子檔案及發布電子檔案信息等，使檔案信息的輸送、傳遞更迅速、及時、準確、完整，實現多方面、多途徑、更廣泛地開展電子檔案的利用工作。

4 電子檔案網絡信息共享

網絡的發展為檔案部門提供了一個更為廣闊的空間，為檔案部門收集電子檔案開辟了一條新的道路。以網絡軟件實現檔案信息傳遞，加上網絡基礎設施的不斷完善，特別是數字化技術、數據庫技術、網絡通訊技術、多媒體和超文本等技術的發展，為數據庫采集、異地查詢和文獻傳遞提供了技術支持，克服了因地域因素而導致的檔案信息資料共享的時空障礙。隨著國際互聯網的迅速發展，各廣域網、局域網的日臻完善，地理界限的信息存貯和檢索利用已經被打破，信息資源的全球交流與共享正在成為現實。要實現電子檔案的網絡化，除了要求檔案材料具有完整性和有價值性外，還必須正確處理好檔案開放和保密，保存于防磁、防毒的關系，在不違反《檔案法》規定的前提下，保證電子檔案信息網絡化，并有效地共享、利用全球范圍的檔案信息資源，開辟網絡環境下的檔案信息利用新途徑。

5 電子檔案人才的培養

隨著信息社會、科學技術的進步和發展，對電子檔案管理水平也提出了相應的更高的要求。檔案管理人員不僅需要精通有關的檔案管理的規范要求、理論知識以及日常管理工作，也要掌握必要的計算機知識。而電子檔案管理功能的發揮，直接受制于管理者對于專業知識的掌握程度和操作水平。所以，對檔案管理人員進行計算機、網絡和通訊知識的培訓，提高其操作技能已成為檔案部門的當務之急。在檔案管理工作中，檔案工作者應樹立新理念、新思想，不斷更新知識，增強檔案管理的現代意識，不斷提高自身業務水平和工作能力，調動學習積極性。前端控制意味著歸檔環節的提前，而全程管理則要求檔案人員不僅要熟悉檔案業務，而且要學習和掌握控制文件的相關知識。只有堅持集中培訓與自學相結合，學習內容與日常工作相結合，才能在工作中熟悉操作程序，增強系統的保密功能，實現對檔案網絡化的科學管理。