發電企業整合后檔案管理一體化問題研究

張榮亮

(浙江浙能嘉華發電有限公司)

第一部分 檔案事業管理

發電企業整合后檔案管理一體化問題研究

張榮亮

(浙江浙能嘉華發電有限公司)

根據發電企業整合中檔案管理一體化面臨的難題,分析問題的原因,提出企業檔案管理一體化的思路和模式,并根據實際情況提出企業整合后檔案管理一體化的方法和對策。

發電企業 企業整合 檔案管理 一體化

嘉興發電廠是全國大型火力發電廠之一,由浙江浙能嘉興發電有限公司和浙江浙能嘉華發電有限公司組成,兩家公司屬于兩家獨立的法人單位,浙江嘉興發電有限公司管理2臺30萬千瓦機組,屬于運行維護單位,浙江浙能嘉華發電有限公司管理4臺60萬千瓦和2臺100萬千瓦機組,屬于管理單位。根據浙江能源集團公司的要求,2015年7月,浙江浙能嘉興發電公司與浙江浙能嘉華發電有限公司進行了一體化整合,兩公司開始一體化運作。檔案管理由兩公司管理轉為統一管理,然而在整合過程中,由于管理模式的改變給檔案管理帶來了一些問題,如何解決整合過程中的檔案管理問題是一個亟待解決的重要問題。企業檔案在企業的存續發展中起著重要作用,它是企業生產經營過程中各方面信息的真實記錄。如何開展企業整合過程中的檔案管理工作,及時、有效地對整合過程中的檔案進行收集、整理、接收、保管、利用等成為企業面臨的重要課題。

一、企業整合后檔案一體化管理面臨的難題

(一)企業檔案機構管理體制上存在差異

由于原來浙江浙能嘉興發電有限公司與浙江浙能嘉華發電有限公司管理模式上存在差異,因此兩公司的檔案管理也存在差異。在整合前,二、三期科技檔案委托嘉興發電公司管理,其他檔案由嘉華公司管理,管理的都是相對獨立的檔案資源。整合后,企業的管理組織發生了變化,各個管理職能相近的部門進行了合并,人員也進行了重新整合,檔案管理部門的人員和管理職能相應發生了變化。

(二)人員管理與思想方面存在差異

由于部門組織結構發生變化,人員進行調整,管理人員的心理上也會發生變化,同時必然會帶來日常工作狀態的改變,在崗位調整過程中進行工作交接時往往忽視文件材料的完整交接。甚至一些有價值的檔案未進行及時交接,存在未閉環項目文件的交接問題。

(三)檔案收集模式存在差異

兩個單位管理性質不同,管理制度不同,檔案收集模式也存在差異。嘉興發電公司是以紙質文件與電子文件收集相結合的方式進行,而嘉華公司基本上按照基建管理模式進行收集。兩個單位的檔案歸檔范圍不一樣,同時由于部門不同,檔案收集網絡也存在差異。

(四)檔案整編方式存在差異

因為兩個單位存在不同的檔案管理傳統,檔案管理方法各異,水平參差不齊,檔案的類目設置、類目排列及檔號的編制也不盡相同。整合后企業的檔案管理需要統一實體檔案整編等方式。

二、整合后檔案管理一體化的思路和模式

企業檔案管理模式可以理解為：在管理人性假設基礎上設計出的一套具體的管理理念、管理內容、管理工具、管理程序、管理制度、管理方法論體系,并反復應用于企業,企業在運行過程中自覺遵守的管理準則。檔案學者宗培玲認為企業檔案管理模式是為達到完整保存、科學管理和有效利用檔案的目的所采取的基本思想與方法,具有綜合性、動態性與多元性的特征。結合嘉興發電廠一體化整合的實際情況,筆者認為整合后存在以下管理思路和模式。

(一)檔案集中統一管理

按集中統一管理的原則,企業內部統一管理,由綜合檔案室對兩公司企業檔案實行統一整理和開發利用,形成集中統一管理。該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設,充分發揮企業檔案的整體功能。一是對全部檔案實行集中或相對集中管理,二是建立統一的檔案管理制度,便于維護檔案的完整與安全,有利于形成統一的檔案信息利用中心。

(二)文檔一體化管理

企業內對文件、檔案實行統一管理,檔案部門除管理檔案外,作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理,對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔,相應紙質文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行,有利于推動檔案現代化管理進程。

(三)信息一體化管理

對企業檔案、資料、情報工作實行一體化管理。除檔案信息外,企業還需要大量動態的、新穎的市場信息、產品信息、技術動態信息。檔案部門對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感,想辦法去收集信息,調查了解系統用戶潛在的需求,有針對性地設計出不同層次的服務內容和范圍、形式,有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工,并轉化、制作成信息產品,提供服務。在信息服務方式上,建立專門的信息利用平臺檔案信息網,將信息過濾掉一些檔案管理屬性,使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。其優點是有利于滿足企業日益增長的信息需求。

三、解決企業整合后檔案管理一體化問題的方法和對策

(一)加強檔案宣傳,增強檔案意識

強化檔案意識是企業整合后做好檔案工作的前提。在整合過程中,檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足。文件材料的收集工作是最為基礎的工作,它有賴于各部門的配合與全員的支持。因此,檔案部門需加強檔案法的宣傳和學習,通過檔案法律、法規的學習與宣傳,增強各級領導和廣大員工的檔案意識,使之充分認識到檔案是企業的寶貴財富,是企業發展的重要條件,是不可再生和替代的信息資源。檔案部門要積極引導各部門職工維護檔案的完整與安全,從而使整合后散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。

(二)建立健全統一的檔案管理制度

建立健全檔案工作管理制度,使檔案工作沿程序化、規范化、科學化的軌道運行,是整合后做好檔案工作的關鍵。一是要用制度去規范檔案工作,如建立健全各部門管理工作責任制,實行分工負責。二是用制度去保障檔案工作。在原有檔案管理模式的基礎上,確定新的檔案管理模式,修訂完善檔案管理制度。通過修訂《檔案管理標準》《文件控制程序》等一系列制度,將檔案工作納入企業各部門日常工作,確保檔案工作的有序開展。為了使整合后的企業檔案管理達到統一管理,必須要建立健全相應的檔案管理制度,使檔案管理能夠進一步規范化,檔案管理制度是管好檔案、用好檔案的可靠保證。應明確各個部門的檔案管理工作范圍,明確歸檔職責。

(三)實現檔案實體的統一管理

要實現整合后檔案的統一管理,應先考慮檔案實體的統一管理工作,不僅要對管理原則、管理方法統一,也要對存放形式統一。檔案實體集中保存管理是檔案集中統一的核心要求,一方面,統一檔案管理機構,以提供組織保證,對檔案整體規劃,對各部門檔案工作進行管理、監督和指導,可以實現全程管理、前端控制和同步管理,有利于檔案及時收集并完整保存,便于檔案利用。另一方面通過對檔案庫房的重新設計,重新規劃檔案庫房。將原存放在辦公樓10樓、11樓的檔案搬遷至新辦公樓檔案庫房,將存放在杭州的原嘉華發電公司檔案也重新搬遷到新辦公樓檔案庫房,實行集中統一管理。再者,統一檔案全宗號、類目號、檔號的編制原則,實現檔案的整編方式的統一。

(四)建立統一的檔案管理信息系統

整合后企業應建立統一的檔案管理系統,統一的檔案管理系統是開展檔案管理工作的根本保證。嘉興發電廠檔案管理系統在原有浙江浙能嘉興發電有限公司檔案管理系統的基礎上進行了整合,并利用浙江浙能集團在嘉興發電廠開展OA與檔案管理系統接口試點的契機,對兩公司檔案系統進行了分類整合。增加了系統圖修改流程、竣工圖修改流程、設備異動流程模塊,實現了圖紙、項目方案的修改、審批的信息化管理、數字化存儲和計算機流程監控。實現對檔案及檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、統計、查閱等日常工作的數字化管理,并可通過管理系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱功能,進一步提高了檔案信息化管理水平。

企業檔案是豐富的資源財富,不僅對企業本身有著參考作用,對社會的發展也起一定的作用。企業通過整合將兩個單位的檔案信息資源加以統一,這是一項非常復雜且相對困難的工作。在檔案信息資源整合過程中要注意檔案實體的整合與檔案信息的同步效應及共享作用,更好地適應新工作的需求,為企業的發展做出應有的貢獻。