股份制有限公司檔案管理模式的探討
——以溫州康寧醫(yī)院股份有限公司為例

陳冰如

(溫州康寧醫(yī)院)

股份制有限公司檔案管理模式的探討
——以溫州康寧醫(yī)院股份有限公司為例

陳冰如

(溫州康寧醫(yī)院)

公司上市以后,公司檔案管理工作面臨制度不健全,檔案管理及有效利用工作滯后等問題,影響了公司的經(jīng)營,阻礙了公司發(fā)展的步伐。為適應(yīng)公司的發(fā)展規(guī)劃,使檔案工作更好為經(jīng)營服務(wù),必須探索適應(yīng)公司實際和形勢需要的檔案管理模式。

檔案管理 股份制有限公司 醫(yī)院

一、溫州康寧醫(yī)院股份有限公司及檔案管理現(xiàn)狀

溫州康寧醫(yī)院創(chuàng)辦于1996年,經(jīng)歷20載的風雨歷程,從一家名不見經(jīng)傳的精神病專科醫(yī)院發(fā)展成為中國唯一一家民營三級甲等精神專科醫(yī)院,躋身國家臨床重點專科(精神科)建設(shè)單位和浙江省非公立醫(yī)療機構(gòu)臨床特色學科(行為醫(yī)學科、臨床心理科)建設(shè)單位,醫(yī)院開放床位1000多張,是目前浙江省開設(shè)床位最多的精神衛(wèi)生專科醫(yī)院。溫州康寧醫(yī)院股份有限公司業(yè)務(wù)從溫州覆蓋擴大至浙江省,并拓展至環(huán)渤海及西南地區(qū),目前已運營9家醫(yī)療機構(gòu),包括5家自建精神專科醫(yī)院和4家托管醫(yī)療機構(gòu),總計床位近3000張。2015年11月20日,在香港主板H股成功上市,成為溫州首家香港上市公司。

溫州康寧醫(yī)院股份有限公司有以下醫(yī)院：溫州康寧醫(yī)院、樂清康寧醫(yī)院、青田康寧醫(yī)院、永嘉康寧醫(yī)院、蒼南康寧醫(yī)院、臨海康寧醫(yī)院、北京怡寧醫(yī)院、河北燕郊輔仁醫(yī)院、平陽長庚醫(yī)院精神科、成都仁一醫(yī)院精神科、溫州怡寧醫(yī)院。目前公司檔案機構(gòu)設(shè)有病案室,文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等由各部門管理。隨著企業(yè)的不斷壯大,這一分散的檔案管理模式難以提供綜合性信息,存在不便于統(tǒng)籌管理、管理成本高等一系列問題。

二、建立綜合檔案管理模式

企業(yè)檔案全面真實地記錄和反映了公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡,是企業(yè)的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)保障性工作。為解決目前企業(yè)檔案管理中存在的問題,應(yīng)建立綜合性檔案管理機構(gòu),對公司檔案和檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。建立公司綜合檔案室,實行檔案集中統(tǒng)一管理,避免因各部門、醫(yī)院檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況,有利于檔案管理科學規(guī)范,有利于提高檔案信息化、現(xiàn)代化水平,更加方便快捷地提供綜合檔案信息服務(wù),充分發(fā)揮企業(yè)檔案的應(yīng)有價值。同時,統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作的所有事務(wù),業(yè)務(wù)管理和行政管理雙重職能的行使,企業(yè)檔案工作環(huán)境也將得以改善,檔案工作所需人力、物力、財力可以得到進一步保證,也節(jié)約了管理成本。

三、進一步加強檔案工作組織領(lǐng)導

為此,必須做到：一是明確公司檔案工作分管領(lǐng)導,建立公司綜合檔案室,歸口公司辦公室管理,配備專職檔案管理人員,配備符合檔案安全保管要求的庫房和必要的設(shè)施設(shè)備,安排檔案工作必需的經(jīng)費,制定檔案工作規(guī)劃和年度計劃。二是根據(jù)檔案法律法規(guī),結(jié)合公司實際,建立健全檔案管理各項制度,并將檔案管理制度納入企業(yè)管理制度,明確檔案管理部門和檔案管理人員的責任制。三是明確綜合檔案室的職責。公司綜合檔案室負責公司檔案管理事務(wù),具體負責集中統(tǒng)一管理公司全部檔案并為公司領(lǐng)導、各部門、所屬醫(yī)院,為公司經(jīng)營和發(fā)展提供檔案信息服務(wù),對各部門和所屬醫(yī)院的文件材料形成、積累、歸檔、整理和檔案工作進行業(yè)務(wù)指導。四是在各所屬醫(yī)院建立檔案分室,由公司綜合檔案室和各醫(yī)院雙重管理,制定分院檔案管理辦法,要求各分院配備相應(yīng)的檔案管理人員,負責對本單位的檔案進行收集、整理,編制檔案目錄,并報公司備案。各分院的檔案在本單位保管一年后交公司綜合檔案室,以保證公司檔案的完整性、連續(xù)性。五是加強對檔案管理人員的培訓,提高其綜合素質(zhì)。對公司檔案管理的網(wǎng)絡(luò)人員,定期開展活動。

四、明確上市企業(yè)檔案管理重點

上市企業(yè)檔案主要分為四個部分：一是技術(shù)知識檔案,包括科研、產(chǎn)品檔案、經(jīng)營管理技術(shù)檔案等,是企業(yè)生產(chǎn)要素之一,能給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益;二是會計檔案,包括營銷憑證、賬簿、報表等;三是特有權(quán)利檔案,包括國家給予企業(yè)優(yōu)惠政策權(quán)檔案、商標檔案、商譽檔案、知識專利檔案、房地產(chǎn)檔案等;四是基礎(chǔ)類檔案,包括企業(yè)在日常管理中形成的黨群工作類、行政管理類、職工類等檔案。以上四大類檔案是上市企業(yè)歸檔的重點和管理的重點,應(yīng)突出加以關(guān)注。上市企業(yè)檔案部門和檔案人員要積極主動地開發(fā)利用好檔案信息資源,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和長久發(fā)展服務(wù)。

[1]張燕.股份制上市公司檔案管理模式分析[J].上海檔案,2014(5).

[2]張慧.中國檔案工作者職責、地位的歷史考察[D].安徽大學,2013.

[3]劉珂.信息化環(huán)境下檔案職業(yè)發(fā)展趨勢分析[D].鄭州大學,2011.