AP1000工程文件的多介質管理

高 靜

(國核工程有限公司)

AP1000工程文件的多介質管理

高 靜

(國核工程有限公司)

在三代核電AP1000項目的工程建設中,文件數量繁多、種類繁多,記錄的載體以多種介質的形式出現。各種介質之間獨立存在,又互為補充。在這些載體中,以紙質文件和電子文件為最主要的方式。介質眾多,對文件控制和檔案管理提出了更高的要求,也面臨了更多的困難。對于職業文件、檔案管理人來說,全面、科學的文件管理戰略比任何時候都顯得重要。

多介質 介質交互 電子文件 紙質文件

一、AP1000工程文件的介質

AP1000核電工程經常使用的介質包括：紙質、電子、照片、視頻、音頻、膠片等。這些介質形成的文件看似獨立,實際上相互關聯,互為補充。在現場施工活動中,施工人員常常需要使用大量的施工圖紙和技術規格書等文件進行施工,每天的施工活動會形成大量的施工記錄。這些文件,都需要以紙質的形式保存。所以,相對于核電建造的其他階段,紙質文件是核電建造施工階段的主要介質形式。電子文件在核電工程文件的控制、分發、流轉、借閱、檢索、整理和歸檔中扮演著舉足輕重的角色,已經成為最重要的方式。此外,照片、視頻和音頻文件近年來也越來越受到檔案管理的關注,成為核電工程建設中的重要組成部分。尤其是對于土建工程中一些隱蔽工程和設備的安裝過程,照片、視頻和音頻文件更是不可或缺。而膠片文件,也是設備制造和設備安裝過程中產生的重要文件。

二、多介質的交互

紙質、電子、照片、視頻、音頻、膠片等介質在AP1000核電建設期間共存,其共存以電子文件為中心可以互相轉化,進行歸檔和異質備份。如紙質文件轉化為電子文件和照片文件,膠片文件轉化為電子文件。照片可以轉化為紙質文件和電子文件。視頻、音頻只能以電子文件存在,也只能使用電子設備讀取,可被視為電子文件。

工程中介質交互最多的方式是先有紙質文件,之后根據存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本,即紙質文件數字化。紙質文件數字化通常是在文件發布或單位收到外來文件后立即實施,使文件在使用過程中有紙質和電子兩種版本,這種情況在整個AP1000核電建造過程中普遍存在;也有對已經歸檔的紙質檔案實施數字化,如竣工文件。另一種常見的交互方式是用計算機直接生成電子文件,但出于對現場使用需要或異質備份的考慮,將電子文件轉換成紙質文件。這種交互通常是在計算機系統中完成文件制作,或經由網絡(電子郵件系統、共用的文檔管理系統等)傳輸的電子文件接收后,以紙質文件形式輸出生效,從而使文件在使用過程中有兩種介質;或在歸檔時或歸檔后為電子文件制作紙質文件。

交互的另一種形態是在文件生成、運轉過程中的共存,即兩種或兩種以上介質的文件同步隨業務流程運轉。在文件(包括收文、發文和內部文件)進入運轉過程時就形成多種介質,文檔人員要對同樣內容的各種介質進行重復或部分重復辦理,當然,在辦理結束歸檔時,各介質同時歸檔。這種共存方式使工程文件管理更全面、更深入。

三、多介質管理需關注的問題

介質不同,其管理方式也存在差異。所以,在進行各介質管理時應對其載體、壽命、管理方式等有清晰的認識,認真分析其特質,有針對性地進行管理,這樣才能做好各介質檔案的管理。

(一)各介質之間存在壽命差異

紙質文件一旦形成,所使用的紙張、形成字跡的材料、字體形狀和內容就永遠地結合在一起,均不可能再有絲毫的改動。它的壽命就是紙張的壽命,其字跡材料的選用、形成的字跡和保存的環境條件都大大影響其壽命,保住了紙質文件的形體,以文字記錄的信息才能得以保存。

而電子文件的壽命不僅由其載體和環境條件所決定,也與技術革新有關。電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的,必須通過計算機才能識讀。一旦載體保存不當、載體讀取的環境發生變化、技術過時或感染病毒,載體上的信息就無法讀出。

膠片的壽命與其保存方式息息相關。若膠片保存的溫度、濕度、光照強度和清潔度達不到保管要求,膠片的壽命就會大大降低。

而照片、視頻、音頻的壽命則取決于其保存載體。照片文件依賴于紙質文件和電子文件,而視頻和音頻文件只能以電子文件的方式進行保管。

(二)各介質的保管方式不同

要達到這些介質的最大壽命,其保管方式是關鍵。這些介質在保管時都需要與施工活動和建造日常工作隔離,設立專門的庫房進行保管,但是其特性的不同導致保管方式也存在差異。紙質文件在所有介質中交互較為頻繁,量多體積大,信息存儲在所有介質中密度最小,所以在保管時占用庫房面積最大。鑒于紙質文件的特性,在保管時,要求做到防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防鼠、防蟲、防腐等。

電子文件信息可以進行高密度存儲,大大節約了存儲的空間。但電子文件不可人工識讀,必須依賴于計算機軟、硬件,數據庫與網絡系統,所以電子文件的使用、移交和歸檔,需要進行設備條件、技術條件的準備。這些設備條件和技術條件對于電子文件的存儲提出了異于紙質文件存儲的要求：收集電子文件時,應同時收集電子文件運行設備的支持性文件,如操作系統和設備的使用說明等;因電子文件的載體易老化和過時,所以應對其進行防病毒存儲,并編制歸檔說明,簡要說明載體中存貯文件的內容。電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外,還應雙重備份、防擦寫、防強磁場,避免觸摸和破壞記錄涂層;單片載體應裝盒,豎立存放,且避免擠壓;溫度選定范圍應在17℃～20℃;相對濕度選定范圍在35%～45%。

膠片和照片文件的保管也有特殊要求。膠片的貯存要求較高,要求溫度在13℃～15℃,相對濕度35%～45%;保存照片的適宜溫濕度為：溫度14℃～24℃,相對濕度45%～60%。庫房內晝夜溫度變化不應大于±3℃,濕度變化不能大于±5%。保管時要注意防塵、防光、防霉、防火。保管過程中要定期檢查,查看膠片文件和照片文件是否發生形變、化學變化和變質。

(三)信息保護差異

載體和信息不可剝離的特性,使紙質文件貯存、保護工作主要集中于紙張的壽命。形成字跡的材料對紙質文件的信息保護也很重要。由于受原件的約束,在同一時間只能有一個用戶利用一卷紙質檔案,且要人到現場,雖然利用不便,但在信息保護方面較有優勢。膠片文件不僅在使用時受到原件的約束,而且不可復制,在信息保護方面具有獨特的優勢。

電子文件的信息和載體是可以剝離的,信息也存在共享性,文件在利用時不受時間、空間的限制,但電子文件隨時面臨損壞、感染病毒、被修改、被盜竊,甚至被銷毀的危險。所以在電子文件的信息保護上,重點需要關注加密技術,如采取網絡設備認證、數據安全保證、操作安全保證、身份識別等防范措施,滿足企業對電子文件信息系統的安全和保密要求。

(四)歸檔時間和份數存在差異

AP1000工程建造的電子文件可以實時歸檔,可以在文件發布并完成其所有流程后歸檔,也可以周期性定時歸檔,不必與紙質文件的歸檔時間一致。電子文件的歸檔范圍可以參照紙質文件的歸檔范圍,也可以根據電子文件的形成規律和生存環境,適當擴大電子文件的歸檔范圍。由于電子文件的穩定性比紙質文件差,為安全起見,一般要求備份2份,存放時也要求異地保存。

紙質文件的歸檔時間一般有兩種情況：一是文件形成后定期歸檔,主要適用于行政文件;二是項目結束后歸檔,主要適用于施工活動中產生的施工文件。歸檔時,一般只保存一份紙質文件,重份文件剔除。膠片文件與紙質施工文件一樣,在項目結束后進行歸檔。

(五)電子文件與紙質文件的利用不同

紙質文件的利用是通過紙質文件實體的使用進行利用的,如提供原件、副本或復印件。紙質文件不易更改和偽造,文件的原始性在利用中可以得到很好的保護。紙質文件的編目是對案卷按年代和分類號逐卷進行卷內文件目錄謄寫,再寫案卷目錄,最后形成全引目錄,檢索時只需手工查閱這些目錄。

而電子文件在檔案信息的利用上不受時間和空間的限制,可以利用網絡開放檔案,電子檔案的全文數字化使得可以利用計算機進行多種形式的信息處理和分析,不僅可以提供原件閱覽,而且能夠根據使用者的需要對信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等,滿足使用者的各種需求。電子檔案編目和檢索使全文在計算機上可以任意整序、分類、排列、檢索,實現檔案全文自動檢索,文件級目錄可省去。

膠片文件在利用時比較特殊,需要利用膠片掃描儀進行讀取,而其檢索和編目只能通過手工完成。

四、核電工程文件多介質的發展方向

在AP1000核電工程施工過程中,各介質共存和交互的格局將會持續相當長的時間,因為從總體來說,各自的功能很難完全替代。十年前核電建造工程中以紙質文件為主,到紙質文件與電子文件基本平衡,再到現在以電子文件為主。隨著科技的發展,共存的態勢將持續地處于變化中,大的趨勢是紙質文件與電子文件的此消彼長。紙質文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“瘦身”,而電子文件管理則在紙質文件管理經驗和信息技術的支持下日漸豐滿。文件本身載體形式的變化是一種不可抗拒的客觀存在,文件管理的變化則是文件、檔案工作者的主動應對。這是中國核電歷史上文件管理最為復雜的時期,各種介質的共存和互動給我們帶來無數的難題、挑戰和機遇。對于職業文件、檔案管理人來說,全面、科學的文件管理戰略比任何時候都顯得重要：一方面,因勢利導,以積極的文件管理政策進軍電子文件管理領域,從管理制度、方法、技術層面幫助電子文件建立威信;另一方面,穩扎穩打,堅守“社會記憶保護者”的職責,在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時,不輕易放棄紙質文件陣地,充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現文件管理優勢互補,有利于我們在文件、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。

[1]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發的思考[J].中國檔案,2002(7).

[2]黃志文.電子文件與紙質文件歸檔之比較[J].數字與縮微影像,2013(1).