工程建設前期文件歸檔管理的實踐
——以浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程為例

徐爛漫

(浙江中穗省級糧食儲備庫)

工程建設前期文件歸檔管理的實踐
——以浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程為例

徐爛漫

(浙江中穗省級糧食儲備庫)

本文以浙江中穗省級糧食儲備庫(以下簡稱中穗庫)整體遷建工程為例,闡述了工程建設前期文件收集的重要性和內容,分析了文件收集的難點,提出了相關解決措施和方法。

工程建設 前期文件 歸檔管理

對于一項工程建設來說,工程建設前期管理已經得到了足夠的重視,但是作為工程建設的一個重要方面,項目前期文件的收集歸檔工作一直以來是工程檔案工作的薄弱環節。從中穗庫整體遷建工作實際出發,我們從工程前期收集文件的內容、檔案的重要性、檔案的特點,談談在工程建設前期開展文件的收集工作的一些做法。

一、工程建設前期文件收集的重要性

(一)工程建設前期文件資料是工程各項工作得以開展的基礎

我們在委托中糧工程科技有限公司設計時,根據蕭山水文站提供的資料,1962年9月6日,蕭山水文站歷史最高內河水位為吳淞口基面以上7.21米。根據這第一手資料,以此為依據在設計過程中確定了防洪標準,充分考慮了防洪墻和排澇泵等設施和設備的配備情況。

(二)工程建設前期文件資料對同行具有一定的參考價值

中穗庫在“拆一還一”的基礎上,還將建工作塔、立筒倉、卸糧轉接地溝等一系列設施,屋面將采用光伏發電,倉庫將采取氣調儲藏技術等。我們將打造華東地區一流的儲備庫,為此在前期留下的一些資料,對同系統的儲備庫建造有著對比、借鑒作用,具有一定的參考價值。

(三)工程建設前期文件對工程質量評定、驗收等具有利用價值

項目申報材料,可行性研究報告,環評報告,初步設計文件及概算,巖土勘察報告,施工合同,跟蹤審計合同,招投標文件等,所有這些文件資料將為最終的工程結算提供有力的依據。

二、工程建設前期文件收集的內容

(一)立項文件

包括項目建議書、可行性研究報告,以及浙江省發改委關于浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建方案的復函等一系列文件材料,所有這些材料,從正式立項開始,到編制項目建議書,再到項目可行性研究,到可行性研究報告出臺,進行項目上報審批,這里召開的會議,關系到決定與決策。因此,會議紀要的收集是關鍵,包括視頻與音頻資料。

(二)建設用地文件

包括項目選址申請書、項目選址意見書、建設用地規劃許可證、建設用地批準書,以及征集集體土地經濟補償協議書、村民代表會議紀要等。從工程規劃選址開始,批復申請用地,安置拆遷農戶,進行經濟補償等,所有這些,涉及的文件、圖紙,在整個建設工程中需要反反復復用到,必須把它們保管好、利用好。

(三)勘測、測繪、設計文件

主要包括工程巖土勘察報告、勘測界定報告、規劃設計條件、規劃設計通知書,初步設計圖紙和說明,施工圖設計文件的審批意見等。在整個遷建工程中,勘察、測繪、設計是最基礎性的工作,也是最關鍵性的工作,由于項目本身這些費用比較高,收集保管好這些資料對今后城市建設意義非常大。

(四)招投標文件

包括勘察設計招標文件、工程勘察合同,以及下一步即將進行的施工招標文件及合同、監理招標文件和合同等。所有這些文件是針對工程建設項目,我們從中能夠選擇優秀單位與之簽訂合同。

三、工程建設前期文件收集的難點

(一)工程項目歷時時間較長

浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程,作為浙江省重點工程,從2010年開始立項,至今已有6個年頭,工程項目歷時時間較長。

(二)工程文件形成比較分散

從工程立項開始,到辦理建設規劃選址意見書、工程規劃許可證、建設用地批準書,到設計、勘察、監理、施工單位招投標及環保、消防等部門進行備案。所有這些環節,我們收集的不僅僅是紙質文件,有時還有電子文件、聲像資料等。在工程項目中,文件資料具有多樣性、復雜性、成套性等特點,所有這些工作,涉及部門比較多,因此文件形成比較分散。

(三)管理滯后

由于參建單位領導層一般只重視工程建設本身,輕視了工程檔案在項目建設中的收集、整理與歸檔工作,在很大程度上給檔案收集工作帶來一定的難度,使之與工程建設不能協調開展,造成基礎設施檔案建設工作滯后,影響了工程各方面對檔案的利用。

四、工程建設前期文件收集歸檔管理所采取的措施

(一)制度保證,明確崗位職責,制定相關收集歸檔的辦法

根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大工程基礎設施建設前期檔案管理驗收辦法》規定以及《浙江省重點建設項目管理辦法》的規定,項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,前期文件歸檔未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施,不得進行或通過整個工程基礎設施建設前期的竣工驗收。由此,我們可以看出,項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權。我庫高度重視,專門成立檔案管理領導小組,對整個遷建工程檔案負責,還專門配備了檔案員,參加省局的檔案業務培訓。為了使各參建單位檔案工作標準得到統一,我們工程部專門出臺了《浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程檔案管理辦法》,明確檔案編制原則,檔案的整理歸檔要求,檔案的歸檔數量及移交手續,以及檔案的借閱制度,檔案的保密制度,檔案的保管制度,技術檔案修改制度,檔案驗收制度等。我們在制度中指出,真實、完整的施工資料將是計量支付的前提條件,若資料不完整,將暫停中期支付等一系列措施和管理辦法。

(二)采取相應的對策,與合同控制同步

為了加強前期文件資料的收集,我們強化合同管理。我們在與設計、施工、監理等單位簽訂合同時,寫明項目檔案歸檔要求,明確竣工文件歸檔的時間和份數,并將項目檔案歸檔要求作為合同的組成部分寫入合同文本,實現合同對建設項目檔案的有效控制,為項目檔案工作提供法律保障。

(三)加強人員業務培訓

由于工程建設檔案的專業性比較強,工程人員和檔案人員不了解專業和技術知識、工作程序,缺乏工程檔案管理的實踐能力。我們工程部將定期與不定期舉辦由各參建單位參加的檔案業務培訓班及專題會議,會議上將進行交流。對項目檔案實行統一領導、統一制度、統一管理,做好項目文件的收集、整理和歸檔工作,使項目文件的歸檔工作處于受控狀態,使項目檔案管理工作有效運轉。

我們中穗庫項目在收集前期文件時,一開始就把重要文件進行掃描存檔,實行雙套制歸檔,從而有效保證了前期檔案整理的齊全、完整。每年還把資料匯編成冊,為下一步檔案管理工作打下良好的基礎。以上的一些做法值得我們在今后的歸檔工作中,不斷探索,使檔案工作不斷升華。