水利工程建設項目檔案管理存在的問題和對策

姚 昆

(海鹽縣水利局)

水利工程建設項目檔案管理存在的問題和對策

姚 昆

(海鹽縣水利局)

本文介紹了水利工程建設檔案項目管理的重要性和存在的主要問題,并提出了如何加強水利重點項目檔案規范化管理的對策。

水利工程 檔案管理 問題 對策

隨著國家對水利建設的不斷重視,以及水利工程建設的不斷推進,投資力度不斷加大,縣級、省級、國家級水利重點項目不斷建成。作為水利建設項目的歷史記錄,水利檔案的重要性不斷凸顯。水利項目建設檔案是水利建設項目建設過程中形成的最可靠的原始資料,它具有不可再生性和無法替代性。水利項目建成的同時,大量的項目檔案同步形成,這些檔案在項目的建設營運、維修維護、維權審計等工作中發揮著非常突出的作用。

一、水利工程檔案的重要性

1.水利工程檔案在水利單位日常工作查考中起到參考作用。通過對水利工程檔案的查閱可以了解到水利單位工作的程序及建設產品是否合格,而水利單位也可借助檔案,作為在擬訂計劃、總結工作、水利工程設計等方面的查考憑據。

2.汛期遇到緊急突發狀況時,通過水利工程檔案可以便捷地查詢歷年來水情、雨情、災情及水利工程的狀況,為領導決策提供參考。在險情未發生時,通過歷年檔案整理整合也可以做好預測及防備措施。

3.完整的水利工程檔案是一筆寶貴的財富。在學術研究方面,通過查閱檔案,參考豐富、準確、可靠的歷史資料,及時汲取到工程建設經驗的同時,減少了外借查閱資料的開支,可以更好、更快、更經濟地取得研究成果。

4.水利工程檔案在建設時期可以用來全面鑒定工程質量;在投入運行過程中,若出現故障或事故,也方便為查明原因、追究事故責任提供依據;在后期規劃改革中,為后人在工程使用、管理、運行、養護、維修、改建、重建、擴建等工作中提供必不可少的依據。

二、水利建設項目檔案管理存在的問題

(一)檔案管理不夠重視

通常情況下,項目建設任務重、工期緊,建設單位在建設過程中,往往只重視工期、質量、資金等問題,而忽略項目檔案建檔過程管理,存在“重建設、輕檔案”的觀念。

(二)檔案規范化程度和收集項目的完整性較差

由于檔案項目形成過程中涉及單位眾多,而且形成周期長,種類多,管理人員把檔案看成是水利項目工程的掃尾工作,缺乏檔案工作應與項目建設同步進行的認識。由于存在這種觀念,許多水利工程檔案基本要等到項目完工后才開展收集工作,而且是有多少收多少,責任心不強。關鍵材料缺失,對文件質量把關不嚴,文件內容缺失,簽字蓋章不全,復印件比例高等現象屢見不鮮。

(三)參建單位多,各單位檔案管理水平參差不齊,檔案管理人員業務水平有待進一步提高

水利工程尤其是重點水利工程,參建單位一般包括項目法人、設計單位、監理單位和施工單位。對于點多線長的水利工程,往往分段、分期施工,各段各期又有不同的情況,這要求水利檔案人員只有具有較好的素質才能勝任科技檔案管理。但是目前我們的檔案人員很難兼顧好各方面,大部分只是單純地看管檔案,特別是許多施工單位,內部人員調動頻繁,導致工程檔案無人管理、檔案文件滯后于工程進度,甚至出現工程檔案建完后再補齊檔案的現象,影響了檔案材料的歸檔質量。

三、加強水利檔案規范化管理的對策

(一)強化水利工程檔案的管理理念

要求制定嚴謹的檔案管理規范。理順水利工程建設項目檔案管理的驗收工作機制,在水利工程開展之前就明確檔案專項驗收和項目檔案移交的要求。防止出現水利工程檔案損壞和遺失現象。

(二)依法加強水利工程項目檔案的規范化管理

水利工程項目檔案規定：水利工程在前期、實施、竣工驗收等各階段過程中形成的,具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。該規定從檔案的管理、歸檔與移交、檔案驗收等四方面,共計三十一條,詳細闡述了如何做好水利檔案工作。檔案登記備份的規定為：重點建設項目應在項目開工后6個月以內,向檔案行政管理部門報送《省重點建設項目檔案管理登記表》;在建的和完工未驗收的重點項目,要根據項目的進展情況,每年11月底前填寫登記表并報送檔案行政管理部門;完成驗收的,要分別在檔案專項驗收時和竣工驗收后一個月內報送登記表。這些規定加強了檔案管理部門對重點建設項目檔案管理的行政監管,有利于督促各項目建設單位建立檔案管理制度,完善檔案管理體系,從源頭上規范檔案形成和日常管理。

(三)加強水利工程檔案的項目收集

對項目檔案的收集范圍、歸檔質量和歸檔時間等做出明確規定;對項目檔案的收集分工要明確、責任到人;進行全程跟蹤,確保各施工單位履行好基建檔案的移交工作;要引進獎懲機制,對能按時、保質、保量移交檔案的施工單位予以物質獎勵并通報表揚,反之對那些不按要求移交的要予以處罰。

(四)建立和完善水利工程檔案管理制度并嚴格執行

根據《中華人民共和國檔案法》《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦〔2005〕480號),以及省、市出臺的有關水利工程檔案管理規范,結合具體的實際情況,由項目法人對工程建設形成的檔案總負責,制定針對性的水利工程檔案管理細則,要求各參建單位認真執行。例如我們這次的擴大南排工程,在工程建設之初就組織檔案人員參加培訓,并由市里根據工程實際情況制定《擴大南排工程檔案管理辦法實施意見》和《擴大南排工程檔案歸檔范圍和保管期限表》。

(五)進一步提高水利工程檔案管理人員的業務水平

隨著現代水利事業的發展,水利工程檔案的管理要求,管理技術和管理設備不斷推陳出新。檔案數字化工作的不斷深入,特別是檔案管理自動化的普及和電子計算機在檔案管理工作中的應用,需要檔案管理人員不斷加強駕馭現代科技設備的能力,不斷更新現代水利檔案管理的知識和技術。因此要做好檔案管理人員的相關業務培訓工作,通過定期或不定期的培訓使檔案人員全面掌握各項規范和要求,不斷提高檔案人員利用計算機實現檔案自動化的能力。在培訓現有人才的基礎上引進高素質人才,并保持檔案人員的穩定性,使檔案人員能夠引進來、待得住、有發展、有流動。