工會業(yè)務檔案管理工作實踐
——以麗水市蓮都區(qū)總工會為例

朱睿曄

(浙江省麗水市蓮都區(qū)總工會)

工會業(yè)務檔案管理工作實踐
——以麗水市蓮都區(qū)總工會為例

朱睿曄

(浙江省麗水市蓮都區(qū)總工會)

中國工會根據(jù)“維護、建設、參與、教育”四項社會職能,開展工會各項工作。工會檔案在工會工作實踐中具有十分重要的作用。本文以筆者工作的麗水市蓮都區(qū)總工會為例,對工會檔案收集范圍、歸檔質量管理和服務作用發(fā)揮進行了總結與探索。

工會 業(yè)務檔案 歸檔范圍 實踐

中國工會是中國共產黨領導的職工自愿結合的工人階級群眾組織,是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶,是國家政權的重要社會支柱,是會員和職工利益的代表。中國工會與其他國家工會不同,除了維護職工合法權益的基本職責外,還有建設、參與、教育三項重大的社會職能。隨著中國順利跨入新世紀,中國政治、經(jīng)濟和社會狀況都發(fā)生了巨大的、深刻的變化,各級總工會開展的各項業(yè)務工作也具有了鮮明的社會主義特色和時代特點,所以我單位根據(jù)新時期工會工作職能與特點,采取了一系列措施,對工會業(yè)務檔案進行了規(guī)范的收集、歸檔和管理。

一、明確工會業(yè)務檔案的收集范圍

從不同角度、不同方法區(qū)分檔案種類可以分為許多種,目前比較通行的方法是將檔案分為文書檔案、科技檔案與專門檔案三種,工會業(yè)務檔案屬于專門檔案。目前來說,工會的業(yè)務檔案歸檔范圍主要包括工會業(yè)務部門在具體工作中直接形成并與經(jīng)辦業(yè)務直接有關的檔案,我單位根據(jù)實際情況,明確將以下五類業(yè)務檔案納入歸檔范圍：

(一)組織建設檔案

工會組建和發(fā)展會員工作在工會全局工作中至關重要,是工會一切工作的基礎和前提。組織建設檔案中應包括各基層工會成立,工會委員會成員名單,成員增替補,換屆選舉結果,事項變更,工會注銷等文件材料。

(二)困難幫扶檔案

民生問題一直是黨和政府高度重視的問題,工會以困難職工幫扶工作為切入點,成為黨和政府解決民生問題的一大助力,這項工作使職工因災、因病或特殊原因等遇到困難能得到及時幫助。我單位根據(jù)其具體的業(yè)務將困難幫扶檔案分為送溫暖、金秋助學和愛心透析三項,它除了職工申請困難幫扶的申報表和相關材料以外,還包括了工會慰問、走訪、發(fā)放困難資金過程中形成的資料。

(三)醫(yī)療互助檔案

醫(yī)療互助工作是從2013年開始由浙江省總工會推廣的全省性重點工作,它既是社會醫(yī)療保險的有效補充,更是新形勢下工會維護職工合法權益的重要體現(xiàn)。歸檔的內容包括醫(yī)療互助保障登記表、參保人員登記表以及職工在報銷保障金過程中形成的申請表、證明、發(fā)票等材料。

(四)療休養(yǎng)檔案

療休養(yǎng)工作是黨和政府對職工群眾的關心和愛護,它保護和促進廣大職工身心健康,并促進當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展。療休養(yǎng)檔案包括各基層單位上報的職工療休養(yǎng)計劃表、聯(lián)系單及其他與療休養(yǎng)相關的文件材料。

(五)勞動模范檔案

勞模是工人階級的優(yōu)秀代表,是民族的精英、國家的棟梁、社會的中堅、人民的楷模,勞模檔案既是勞模享受待遇的依據(jù),又是宣傳勞模精神的素材來源,所以它不僅包括每位勞模的個人檔案,還包括在勞模管理過程中開展的各項活動、會議、療休養(yǎng)、體檢等其他相關材料。

二、保證工會業(yè)務檔案的歸檔質量

做好工會檔案管理工作是工會開展工作的依據(jù)和基礎,為了保證我單位業(yè)務檔案收集齊全、管理科學,我們主要采取了以下措施：

(一)建立收集網(wǎng)絡,責任落實到人

工會業(yè)務檔案都集中在組宣女工部、經(jīng)保法工部、職工服務中心等各個業(yè)務部門,涉及部門多,收集面廣,僅依靠個別人的力量很難收集齊全。所以我們充分發(fā)揮本級工會組織機構作用,創(chuàng)建了工會檔案收集網(wǎng)絡,根據(jù)工會各部門責任分工,明確每項業(yè)務檔案資料收集工作的責任人,開展有針對性的資料收集。

(二)加強業(yè)務培訓,提升人員素質

目前,縣級工會的檔案員一般都是辦公室人員兼職,在業(yè)務檔案的收集歸檔工作上有一定的局限性,所以我們在明確每項業(yè)務檔案資料收集工作的責任人的基礎上,將這些責任人培養(yǎng)成為兼職檔案員,采用聘請區(qū)檔案館老師做業(yè)務指導和選送兼職檔案員到省檔案干部教育培訓中心進行專業(yè)培訓等多種方式,提高他們的檔案工作能力,建立了一支既懂檔案業(yè)務又懂工會業(yè)務的隊伍。

(三)創(chuàng)新管理方式,明確崗位職責

我單位專門制定了《兼職檔案員管理與考核辦法》,辦法中規(guī)定了每年6月份之前,須將上一年的各項業(yè)務檔案歸檔整理完畢,并移交綜合檔案室,由辦公室負責監(jiān)督指導,并將檔案的質量與兼職檔案員的年度考核成績相掛鉤,確保各項業(yè)務檔案及時、準確、高質量地歸入綜合檔案室。

三、發(fā)揮工會業(yè)務檔案的服務作用

檔案工作離不開單位領導的重視和關心,想要爭取領導的重視就要充分開發(fā)利用,發(fā)揮檔案的服務作用,才能贏得領導的支持和認可。

(一)應用業(yè)務檔案,為日常工作提供保障

高質量的工會業(yè)務檔案對工會日常工作發(fā)揮著巨大的作用,以困難職工檔案為例,每年春節(jié)期間,省總、市總及區(qū)委領導都會對我區(qū)困難職工進行走訪慰問,通過查閱工會困難職工檔案,我們就能準確地了解困難職工的具體情況,為領導的走訪慰問提供十分重要的參考信息。

(二)應用業(yè)務檔案,共同分享檔案成果

通過檔案成果展可擴大檔案成果宣傳的輻射區(qū),提升檔案的利用價值。例如2015年,我單位開展了勞模進校園活動,這次活動就充分利用了勞模檔案,將近幾年來我區(qū)勞模管理工作的成果,制作成共10塊展板,在校園中展出,受到了學校師生的一致好評。

(三)應用業(yè)務檔案,大力宣傳工會工作

在如今以互聯(lián)網(wǎng)為基礎的新媒體,已占據(jù)了媒體行業(yè)的半邊天,近幾年來我單位也逐漸加大了在工會網(wǎng)站、微博、微信公眾號、手機短信等新媒體上的宣傳力度,而宣傳所用的資料大部分來自業(yè)務檔案。例如今年剛開通的蓮都區(qū)總工會微信公眾號,我們在上面公布了一系列的工會業(yè)務知識與動態(tài),都取得了很好的成效。在2015年五一期間,我們以勞模檔案為基礎,與蓮都新聞欄目合作,共同拍攝了“勞動最光榮”系列勞模先進事跡宣傳片,取得了強烈的社會反響。