對開發區數字檔案館建設的若干思考

章維倩

(杭州經濟技術開發區檔案館)

對開發區數字檔案館建設的若干思考

章維倩

(杭州經濟技術開發區檔案館)

杭州經濟技術開發區(以下簡稱開發區)成立于1990年,1993年4月經國務院批準成為國家級開發區,是集工業園區、高教園區、出口加工區于一體的綜合性園區,也是杭州市三大副城之一。作為杭州市重要的產業集聚區和城市副中心,檔案的利用和需求量也日益增大,面對日益增加的檔案種類、數量和檔案的社會需求,數字檔案館的應用也已經成為檔案日常工作中必不可少的一部分,本文就數字檔案館在開發區檔案管理中的必要性和優越性展開討論。

開發區 數字檔案館 思考

杭州經濟技術開發區自2003年成立檔案館以來,作為開發區檔案管理工作的重要機構,承擔了開發區管委會黨群工作、行政管理、勞動人事、規劃建設、經濟貿易、土地房產、經濟發展、社會發展、會計檔案、特種載體等各方面的檔案管理。目前,開發區還是沿用傳統的機關檔案管理模式,迫切需要建立一種新的機關檔案管理模式,以適應開發區經濟、社會、民生、人文日益發展的新需求。

一、加強開發區數字檔案館建設的迫切性

(一)開發區的飛速發展對檔案工作提出了更高的標準和要求

從1990年至今的26年間,開發區主要經歷三個發展階段：起步發展階段(1990—1999年)、區域擴容階段(1999—2003年)、建區造城階段(2003年至今)。在這期間形成了大量的、第一手的文字、圖片、照片、實物、音像等珍貴檔案資料,記錄下了開發區開發、建設、發展的歷程,留下了寶貴的歷史記憶。隨著開發建設進程的擴大,現有的機關化檔案管理模式已不能適應整個形勢的發展,擺在我們面前的檔案管理工作需要提出更高、更強的標準和要求。

(二)檔案信息資源高效共享和利用,對數字檔案館建設提出迫切要求

數字檔案館是檔案館發展的方向,是科學技術特別是信息技術發展對檔案管理的要求。數字檔案館的一大功能,就是可以充分利用信息技術等現代化手段,實現對檔案信息資源實體與信息的分離,為檔案信息資源的高效共享和利用提供可能。所以,數字檔案館建設工作成為開發區檔案工作的重中之重。2011年1月,開發區依據《數字檔案室建設指南》,啟動數字檔案館系統建設,建立了館藏管理系統、虛擬檔案室,實現了集管理中心、存儲中心、利用中心等于一體的多元化的子系統體系。同時在開發過程中,將原先使用過的安特、龍宇等軟件中的歷年數字檔案信息通過轉換,全部掛接到新的數字化檔案系統中,使得開發區從建設初期至今所有的檔案全部在這一系統中統一錄入、管理、存儲、利用,為今后的檔案工作提供了很大的方便,也使得開發區的檔案工作跨上了一個新的臺階。

(三)推進傳統載體檔案數字化,實現“存量數字化”迫切需要

開發區檔案館檔案目前還有一部分是傳統載體而非數字形態的,因此數字檔案館建設的重要任務,就是把紙質檔案、音像檔案等傳統載體檔案實現數字化。不完成這項任務,檔案館就只能是半吊子工程,就必然要在大數據時代落伍,不能跨進現代化的門檻。為此,開發區檔案館于2013至2015年間對存量紙質檔案進行了批量的掃描工作,這一項工作對今后檔案的查閱、利用,各部門間電子文件傳輸提供了很大的方便,同時也減少了對原始檔案的人為損害和自然侵害,提高了原始紙質檔案的安全性。

二、開發區數字檔案館建設和管理需要克服的主要難點

(一)數字檔案利用工作難

目前,數字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡單查詢共享,缺乏綜合的數據挖掘和深度整合,嚴重影響了數字檔案館的功能發揮。

(二)原生電子文件歸檔接收工作難

開發區檔案館和管委會其他各局室、各部門在電子文件歸檔的事務上缺少協同。電子文件的歸檔、接收工作是一個新生事物,還處于起步、試點階段。

(三)數字檔案館應用推廣難

目前開發區25個局、室及直屬單位雖然都已經設定了數字檔案館的聯絡員賬號及訪問權限,但因為人員調動頻繁等原因,要做到各單位有查檔需要時可自行檢索條目,工作不是很順暢,數字檔案的使用推廣還需加大力度。

三、開發區數字檔案館建設發展的方向

(一)首先要按照“保障有力”的要求,抓好數字檔案工作體制和機制建設

及時修訂各類數字檔案管理辦法和各項制度,規范各門類的檔案業務標準,形成規范有序、務實高效的工作機制和管理服務模式,以保證各類檔案在日常利用中能正常運行。同時加強工作隊伍建設,提高檔案管理人員的綜合素質和實際工作能力。

(二)確保信息安全,做好保密工作

必須把數據安全放在第一位。要建立完善覆蓋全面、制度健全、手段先進、保障有力的數字檔案安全工作機制。嚴格執行檔案安全保密制度,加強對涉密信息系統、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理。要確保外包公司員工不接觸保密文件,與外包公司簽訂保密協議,任何人都不能下載加工數據,確保數據不會泄露。做好數字檔案資源的備份,推進數字檔案登記備份工作規范化、制度化、常態化,做好異地備份和應急演練,確保在突發情況下檔案信息的絕對安全。

(三)關注區政務動態,及時跟進

檔案管理人員要及時關注開發區政務動態,對新生成的照片檔案、視頻檔案做到同步跟進,及時標注文字說明,以防止時間長了拍攝者和當事人對整個事件描述不準確,為年底照片檔案歸檔工作做好準備。多管齊下,保證照片檔案內容的精準,確保數量和質量成正比。

(四)按照“服務為先”的要求,提升檔案服務能力

建設數字檔案館的主要目的就是解決傳統檔案的利用方式不能滿足新時期廣大人民群眾對檔案利用需求的矛盾。推進數字檔案館建設,“資源數字化”“管理智能化”是基礎,“利用網絡化”是目的。對此,我們現階段要做好“利用網絡化”這篇文章,使數字檔案館發揮應有的作用。第一要著力提升為單位工作服務的水平。通過加強數字資源建設、完善檢索查詢功能等,提高查全率、查準率。檔案工作人員要主動圍繞單位重點工作,推送檔案專題信息,做好精準服務。第二要著力提升為中心工作服務的水平。抓緊做好重要檔案的數字資源建設,建立健全檔案信息專題數據庫,為“三改一拆”“五水共治”“G20峰會”等專題檔案做好信息資料收集工作。第三要著力提升公共服務的水平,在服務管委會各部門的同時,也能為區內各企事業單位提供滿意的檔案查閱利用服務,逐步實現檔案查閱利用服務在街道、社區便民服務平臺上的全覆蓋。第四要著力提升為社會信息和智慧城市建設服務的水平,加快建設智慧檔案,為智慧城市建設提供數據管理、存檔保存和整合共享等服務。