機關數字檔案室建設的探討研究

鮑麗青

(浙江省桐鄉市龍翔街道辦事處)

機關數字檔案室建設的探討研究

鮑麗青

(浙江省桐鄉市龍翔街道辦事處)

相對傳統檔案管理而言,數字檔案室是一個新生事物,是傳統檔案室的升級版,在促進信息技術應用、保護紙質檔案原件、改進檔案利用方式和培養鍛煉檔案隊伍等方面都有著獨特的作用。本文主要闡述了開展機關數字檔案室建設的重要意義、基礎條件和具體途徑,分析了當前機關數字檔案室建設存在的問題,并提出了具體可行的對策措施。

機關 數字檔案室 建設

新形勢下,隨著信息技術發展,數字化、網絡化正深刻改變著人們的工作、學習、生產和生活方式,信息管理已不可逆轉地進入了大數據時代。2003年5月,時任浙江省委書記的習近平到浙江省檔案局調研時指出,檔案工作要“走向依法管理,走向開放,走向現代化”,這“三個走向”為我們做好新形勢下檔案工作指明了方向,提供了根本遵循依據。檔案工作要走向現代化,數字檔案館(室)建設就是現階段的有效載體和重要標志。面對大數據時代的機遇與挑戰,檔案部門必須把數字檔案館(室)建設作為當前檔案工作的一項基礎性、戰略性、長期性任務,全面推進數字檔案館(室)建設。

一、開展機關數字檔案室建設的重要意義和基礎條件

數字檔案館(室)是檔案部門綜合運用現代信息、網絡等技術,通過軟硬件平臺實現對數字檔案信息的收、存、管、用等各項功能的一種新形態、新方式。縱觀檔案發展史,從簡牘到電子,檔案工作無不是適應當時科技發展需要,不斷創新檔案管理方式才獲得跨越式發展的。加快建設機關數字檔案室,既是落實習總書記對檔案工作“三個走向”重要指示精神的迫切需要,也是檔案工作適應時代變化,更好地服務經濟社會發展,實現自身跨越式發展的內在需求。當前我省正在全面深化改革,推進“四張清單一張網”建設,加快建設覆蓋城鄉的公共服務體系,省委、省政府已將數字檔案館(室)建設納入高水平全面建設小康社會戰略部署,今后需要我們檔案部門抓機遇、謀新篇、促創新,以數字檔案館(室)建設為基礎支撐,全力做好檔案信息服務保障工作,確保我省檔案工作繼續走在全國前列。

經過幾年的努力,我省數字化檔案室建設在軟硬件環境、工作機制、人才儲備等方面已打下了一定基礎,主要有：(1)信息技術的廣泛應用為數字檔案室建設提供了技術支撐。隨著電子政務發展,各單位在日常辦公和業務活動中形成了大量電子文件和數字信息,迫切需要采取電子化、網絡化方式進行歸檔管理,避免重復勞動。同時,隨著檔案軟硬件平臺日趨完善和深入應用,也為數字檔案室建設提供了技術支撐。(2)相關法規標準的不斷完善為數字檔案室建設提供了基本保障。隨著我省政務服務網和無紙化辦公的普遍應用,各級政府不斷出臺電子政務的政策文件和標準規范,將電子文件歸檔保存作為電子政務建設的重要一環,為各單位數字檔案室建設提供政策和機制保障,初步形成了各級領導重視檔案信息化建設的良好氛圍。(3)檔案信息化人才隊伍培養得到加強。近年來,各級檔案部門將電子檔案管理和檔案信息化人才培養擺上重要議事日程,開展了多批次、多層次的培訓,提高了各單位檔案人員計算機業務水平,為開展數字檔案室建設提供了人才儲備。

二、建設機關數字檔案室的主要優勢和存在問題

相對于傳統檔案管理,數字化檔案室的建設是以現代管理科學為指導,應用計算機、網絡等技術和手段,變革傳統檔案管理模式,逐步實現檔案管理的系統化、定量化和智能化。通過開展數字檔案室建設,可以優化檔案管理流程,提高管理效率;可以促進檔案信息共享,提高檢索利用效率;可以保護紙質檔案原件,促進電子檔案歸檔保存。

同時,數字檔案室建設對檔案部門來說是一項新的任務,還沒有成熟可靠的建設和管理模式可供借鑒。各地在推進機關數字檔案室建設中也出現了一些問題,主要表現在：

(一)頂層設計相對滯后

國家層面上相關指導性文件和標準規范出臺相對滯后,檔案信息化、數字檔案館(室)建設標準體系不夠健全。一些地方對數字檔案館(室)建設內容認識不清,項目管理經驗少,實施方案與資金分配不合理,功能定位不清楚,系統建設低水平重復。

(二)統籌發展不夠到位

各地電子文件管理和數字檔案館(室)建設水平參差不齊：有的重視軟硬件設施建設而輕檔案內容建設,導致空有軟硬件設備而無法發揮實際作用;有的重視傳統載體檔案數字化而輕電子檔案歸檔管理,對增量電子檔案的管理尚未建立起有效的管理體制,未將電子文件及業務數據作為檔案進行有效保存和管理,導致大量重復勞動;有的重視文書檔案的利用共享而輕業務檔案的整合管理,檔案利用停留于簡單的檔案目錄或公文查詢,缺乏綜合的數據挖掘和深度整合;有的重應用輕基礎、重眼前而輕長遠,檔案業務規范、基礎研究和關鍵技術攻關等工作不夠扎實。

(三)安全防范意識淡薄

一些單位監管不到位,未將涉密和非涉密檔案信息進行有效劃控管理,涉密或敏感信息未經嚴格審查就上網提供利用,存在泄密風險;有的對合作公司的背景審查、設備檢測、人員政審不到位,存在數字檔案被合作單位拷貝留存或外傳的情況;有的對優盤、硬盤等檔案存儲設備使用混亂,公私、內外不分,登記不明。

(四)隊伍建設不夠到位

對專業性人才的引進、使用、培養不夠。

三、加快推進機關數字檔案室建設的對策和措施

(一)加強宣傳引導

經驗表明,檔案工作離不開領導和各部門支持,而這建立在他們對檔案工作充分認識和了解的基礎上。因此,要推進數字檔案室建設,就必須加大對領導和各部門的宣傳引導力度,使他們真正了解這項工作,認識到數字檔案室工作是規范機關管理,服務機關業務,建設高效政府的一項重要基礎性工作,并能夠在經費保障、軟硬件配備等方面給予重視與支持。

(二)完善工作機制

建立適應檔案信息化需要的檔案人員網絡,將電子文件和數字檔案的形成處理、收集積累、整理歸檔、保管利用等工作納入相應人員崗位職責。建立健全檔案數字化和電子文件管理等相關規章制度,嚴格按照國家、省檔案信息化建設的頂層設計,制定適合本地、本單位情況的檔案信息化標準規范和實施細則。加強檔案專業人員特別是信息化人才的引進、使用、培養,提高各單位檔案人員的信息化管理水平。

(三)注重項目帶動

數字檔案室建設是一項系統工程,必須統籌規劃、分步實施、項目帶動。如桐鄉市提出,“十三五”期間全市將實施存量檔案數字化工程,建立完善包括檔案電子目錄、檔案全文內容等多種方式的檔案檢索體系。實施數字檔案館(室)一體化建設工程,建立覆蓋全市的檔案信息資源網絡,加強館室之間、室室之間互聯互通,基本實現市、鎮、村三級檔案信息資源云端同步、共建共享。

(四)明確建設重點

一是統一檔案管理軟件。按照“文檔一體、綜合管理、館室銜接”的原則,自行研發或選購符合規范、功能完備、經濟適用的數字檔案室管理軟件進行推廣使用。二是做好電子文件的歸檔保存工作。對屬于歸檔范圍的電子文件,按照有關規范直接歸檔保存;對沒有對應電子版本的紙質文件,可由文書或業務部門先行掃描,網上流傳后歸檔保存。在電子文件歸檔時,要注意把電子文件盡量轉換為通用的、符合進館規范的格式,以消除因技術演變帶來的影響,并確保電子文件能與今后檔案館的軟硬件環境相匹配。三是加快室藏傳統載體檔案的數字化。對于立卷改革后的文書檔案,可在每年上半年由文書業務部門掃描后與紙質檔案同步歸檔,或由檔案部門在歸檔后集中掃描加工;對于室藏量大、門類多、時間久、數字化難度大的文書或業務檔案,可采取項目化方式集中進行數字化掃描加工,形成數字化檔案副本。

(五)做好安全保障

要高度重視數字檔案室的安全保障體系建設。涉密和非涉密檔案信息分別管理,提供利用的帶密級信息、敏感信息必須嚴格審查,做好有效劃控;加強對數字化合作公司的背景審查、設備檢測、人員政審;加強檔案存儲設備的管理,做好公私、內外分明,登記清楚,完善檔案安全監管機制。加強重要檔案的安全監管和災備管理,積極推進重要及涉民領域的重點建設項目與專業檔案業務數據的登記備份工作,實現與公文類、業務類電子檔案移交接收等檔案資源建設工作的有機銜接,確保檔案安全保密。加大檔案安全保密檢查力度,發現隱患及時督促整改。

四、建設機關數字檔案室的幾點體會

數字檔案室建設投入大、任務艱巨、要求高,要做好這項工作,應把握好以下幾點：

第一,要下大決心。有人可能認為數字化最難點在于錢,但我認為最難點在于下決心。像其他事情一樣,檔案數字化工作的最大困難在于畏難。開展這項工作,首先要像最近一本書名那樣,做到“心勝”。如果心態是畏難的,不敢下決心,那么,有了錢他也不敢干、不會干。因此,機關檔案室的領導,對傳統檔案數字化工作,一定要破除畏難情緒,敢痛下決心。沒有開始干的一定要下決心開始干;已小規模慢慢干的,一定要大規模加快干。

第二,要整體規劃,循序漸進,持續進行。整體規劃要統籌考慮經費、人員、場地、設備、技術、檔案前處理與掃描及質檢工作的匹配、安全管理等各個方面,做出整體安排。循序漸進,就是優先開展群眾最需要、利用率最高并可以立即開放的那部分檔案的數字化,然后再開展其他檔案的數字化。如中央檔案館就選擇的是利用率占全部檔案利用率一半以上的一個最重要的全宗先進行突擊。不少基層檔案館,都優先做民生檔案的數字化,也是一種正確的選擇。因為為民所用,是檔案數字化的核心價值。持續進行,就是要形成長效機制,一年接著一年干,一任接著一任干,不要中斷,直到做完為止。

第三,要調配好人員力量,運用好各種激勵手段。數字化前處理和加工需要大量的人員,要充分運用本單位人員和外請人員兩種力量,采取有效的激勵手段,如超額獎勵、開展競賽、評比先進等,調動人員積極性,提高數字化速度和效率。

隨著信息社會的到來,檔案管理的現代化已是不可逆轉的趨勢,我們要主動適應檔案工作“三個走向”的發展要求,積極應對面臨的各種困難和挑戰,分析新形勢,探索新方法,解決新問題,全力推進數字檔案室建設。