①　高校檔案工作與高校發展研究

楊　凡

(四川文理學院校辦公室，四川達州635000)

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①高校檔案工作與高校發展研究

楊凡

(四川文理學院校辦公室，四川達州635000)

摘要：以四川文理學院檔案館為調研對象，從檔案信息化與檔案文化建設兩方面進行調研分析、經驗總結；為下一步檔案工作的方向進行探索.

關鍵詞：檔案工作;信息化;文化建設;調研

四川文理學院辦學歷史可溯及清末的龍山書院，舉辦高等教育有近40年.學校在建設和發展過程中形成了大量的檔案資源，特別是隨著計算機的普及、現代信息技術的應用，不僅紙質的檔案越來越多，電子檔案數量更是呈幾何增長，檔案工作任務繁重，但同時也帶來了新的發展空間和機遇.高校檔案工作的內容亦逐漸豐富起來.這就要求檔案工作人員必須適應時代和社會發展的客觀需求，與時俱進，加強檔案信息化建設、檔案文化建設等，以促進高校檔案事業科學發展，更好地服務學校與社會.[1-2]本文以四川文理學院檔案館為調研對象，具體調研報告如下：

1四川文理學院檔案信息化建設工作調研

1.1檔案信息化建設的過程及成果

四川文理學院檔案信息化建設主要是從2011年開始計劃的.之前用過的OA辦公軟件可以算是信息化的起步，后來用了清華紫光的檔案管理軟件，都是進行檔案文件目錄的錄入工作.由于信息化起步晚，不夠重視檔案信息化工作，數據錄入量很小，只錄入了行政、黨群等常用的幾大類檔案目錄，總目錄才8000余條.信息化程度太低了，導致檔案查詢利用起來十分不方便.經常要采用人工手動、憑記憶查找的方式查閱利用.使得查詢效率極低，有時難免會出現查詢不到或者查找不全的情形，大大地降低了檔案的利用率，沒有完全發揮出檔案應有的作用.

2006年四川文理學院升本成功，經過五年的黃金發展時間，學校全方面迅速建設發展起來了，檔案資源總量也是迅速膨脹，檔案的查詢利用憑人工記憶查找已經不能滿足學校的需求了，檔案信息化建設就被提上工作日程了.到2011年老校區的檔案庫房已經十分擁擠了，此時正好新校區圖書信息大樓建成，為檔案館專門預留了辦公區域和庫房.2012年檔案館搬入新館，與此同時學校購買了大量的檔案信息化建設所需要的儀器設備.包括計算機、服務器、掃描儀、打印機、防磁柜、掃描筆、照相機、移動硬盤及高校應用比較廣泛的檔案管理軟件——南大之星.其中服務器的配置是八核、內存16G、硬盤2T，至少可以儲存將近十年的電子檔案資源.掃描儀的分辨率最高可達1200dpi，足夠清晰，足以滿足檔案利用的基本需求.為了電子檔案的安全起見，我們還用移動硬盤備份，放入防磁柜中保存.

在老校區的時候，由于檔案管理人員不懂計算機、服務器和檔案管理軟件的維護，沒有將數據備份，當一些客觀的無法避免的意外出現時，數據丟失了，造成了比較大的損失，因為那是花了很多時間和人力錄入的文件目錄.為此，我們只有抓緊時間補救，將丟失的文件目錄一條一條的補錄回去.但由于受當時的服務器和計算機數量以及檔案管理軟件自身的限制，只能一臺計算機一個人錄入，工作進程緩慢.直到2012年，我們搬入新館，運用新的服務器和南大之星作為檔案管理軟件，實現了網絡化管理，只要計算聯網，在校園網內都可以錄入.這就為多人、批量錄入文件目錄創造了條件.

但檔案館目前在編在崗的專職工作人員只有3人，要想短時間內將以前丟失的所有數據補錄完整就顯得有點力不從心了.因此，我們培訓了多名勤工助學的學生，作為兼職檔案人員，專門負責數據的補錄工作.經過一年多的時間，終于將大部分檔案的文件目錄補錄到檔案管理系統中，截止目前文件目錄數據達到50000余條.

在檔案數字化掃描方面，通過加班加點，以及暑假期間，將所有的學籍檔案都掃描成電子文件，截止2014屆畢業生，共有學籍檔案掃描件78000余件，存儲量達55G之多.目前我們正在進行照片檔案的掃描工作，計劃將所有老照片掃描成電子格式，為即將到來的40周年校慶做準備.與此同時，我們還建立了畢業生學籍查詢系統和四川文理學院檔案館網站，將掃描的學籍檔案和老照片分別放在查詢系統和檔案館網站上，以此為信息交流的平臺，充分發揮檔案信息化的作用.[3-4]

1.2檔案信息化助力學校發展

四川文理學院2012年迎來了教育部新建本科院校本科教學工作合格評估.在評估期間，檔案館為學校各部門、二級學院及時準確地提供了評估所需的各種檔案資料，確保了學校順利通過此次評估.2013年，學校開始了校史陳列館建設以及還在進行中的校史撰寫工作，這更是需要建校以來的所有的檔案作為支撐.幸好我們已將所有的檔案都錄入到“南大之星”里面，查詢起來方便快捷，大大提高了檔案資源的利用效率，為校史陳列館的建設及校史撰寫助力.

此外需要注意的是檔案館網站和“南大之星”服務器的日常維護，每隔一段時間，一般是一個月就要清除一些日志緩存，保證服務器運行流暢；為了數據的安全，服務器登錄帳號的密碼每個月也應更換一次；最后，給服務器配備UPS保護電源或者將服務器放到網管中心的專業機房里，防止意外斷電造成不必要的損失和麻煩.

2四川文理學院檔案文化建設工作調研

2.1檔案文化建設基礎工作——豐富館藏資源

近年，隨著學校的發展，學院檔案館檔案資源逐年豐富.這主要歸功于學院檔案館的規范化建設，學院各部門各類檔案歸檔比以往更加完整更加規范.[5]眾人拾柴火焰高，通過全院各部門檔案工作者的努力，認真做好檔案歸檔工作，極大地豐碩了館藏資源.

編制館藏檔案專題目錄是為檔案文化建設打好基礎的另外一項重要工作.從服務的角度出發，圍繞學院中心工作和全院師生關心的熱點問題，結合館藏，學院檔案館編制了《學院發文匯編》、《干部任免文件匯編》、《學生獎懲文件匯編》、《組織史》、《征地》等幾個專題目錄，提高了檔案服務.

2.2完善檔案文化建設的工作機制

一方面，學院領導重視是檔案文化建設的保障.學院領導者特別是檔案工作分管領導，必須轉變思想觀念，要充分認識到學校檔案是校園文化建設不可多得的、獨一無二的重要資源，必須通過各種途徑保證檔案管理工作的有序進行，例如學院曾發文規定檔案歸檔工作和部門評優及績效考核直接掛鉤，這就大大保障并促進了檔案工作的順利進行.另一方面，檔案文化建設客觀上要求檔案館全體工作者要轉變傳統觀念，深刻認識檔案的文化屬性，配合協助學院領導建立適合檔案文化運行規律的管理機制，在公眾中樹立檔案工作的文化形象，在文化建設事業中奠定檔案工作的基礎地位.

2.3挖掘檔案文化宣傳的亮點

檔案文化宣傳是檔案文化建設的重要一環，信息時代，我們要充分利用各種現代化媒體傳播手段，加強檔案文化的宣傳力度，讓檔案文化走入全院師生的視野和心里，融入他們的行為，從而體現檔案文化的價值.學院檔案館有自己的網站，可通過網絡進行檔案文化的宣傳.另外還可以與學院宣傳部、校報合作，開展宣傳活動，開設檔案專欄.舉辦檔案精品展覽，精心打造具有鮮明本院特色的檔案精品展覽.配合各種紀念日、校慶等，積極主動地承辦和參與學院的大型紀念活動，舉辦專題展覽.此外還應該依法鑒定開放部分檔案，對一些檔案進行適當的解碼.

2.4提升檔案文化功能的發揮

這就要求我們把握機遇，主動作為，采取措施，積極應對，有效地推進檔案文化建設.2013年初，學校研究決定正式啟動校史編撰工作，并組建了校史編審委員會和編撰委員會，成立了校史陳列展工作小組，歷經兩年的艱苦努力，校史陳列館在2015年秋季開學即可開館.以此為契機，充分發揮檔案的文化功能，將校史陳列館建成檔案文化宣傳的一個重要基地.校史陳列館可以作為與其他高校交流、對外宣傳學校的基地.到目前為止，我們已經接待了省級、同等高校的領導來賓數次，為學校作了很好地宣傳，得到他們的一致好評.同時校史陳列館還可以作為新生入學、新進教師愛國愛校教育的重要基地.學校正在醞釀每年新生入學參觀校史陳列館的計劃，另外每年新進的教師都有一個培訓學習過程，而校史陳列館也將成為他們學習的重要一課.校史的編寫是一項艱巨而富有影響力的工程.學院力求打造精品，已將編寫好的校史陳列展《百年黌門 弦歌不斷》一書在光明日報出版社正式出版.我們將這本書郵寄給那些知名校友以及退休的老領導、老教師們，得到了他們的充分肯定.這些都是檔案文化功能的有力體現.

3結語

以上所提到的很多檔案工作成果都是寥寥數語一筆帶過，但是在檔案信息化和檔案文化建設實踐過程中，我們實際是花費了很大的財力、物力、人力，做了很多幕后的工作，才厚積薄發的.檔案服務，是制定檔案工作發展規劃，提升檔案規范化管理水平的目的所在，是發揮檔案“存憑、留史、資政、育人”作用的關鍵環節.檔案服務意識，貫穿于檔案服務工作的始終，對提升檔案服務水平，促進檔案的提位升級，有著十分重要的影響.[6]檔案管理的核心價值都是為了查詢利用，所以我們要做的就是，調整好心態，找準自己的位置，為領導做出正確的抉擇做好參謀，為學校發展提供歷史憑證、數據，汲取歷經經驗、借鑒教訓，從而在學校發展過程中少走彎路，為服務好學校盡職盡責.

參考文獻:

[1]楊凡．檔案信息化建設與發展研究 [J]．中小企業管理與科技,2013(3):240-241．

[2]楊凡．高校檔案文化建設的實踐之路 [J]．東方青年,2013(6):25-26．

[3]張桂珍．略論高校檔案工作的服務意識[J]．黑龍江史志,2014(5):55-56．

[4]吳海榮．關于檔案文化建設的現實思考[J]．黑龍江檔案,2012(8)：25．

[5]楊博．大力推進高校檔案信息化建設[J]．改革與開放,2011(1)：44-45.

[6]宋依麗．社會責任與檔案文化建設[J]．中國檔案,2011(11)：43-44．

[責任編輯范藻]

A Study of University's Files and University's Development

YANG Fan

(Office of Sichuan University of Arts and Sciences,Dazhou Sichuan 635000,China)

Abstract:The paper studies the archive of Sichuan University of Arts and Sciences and analyzes the files'informatization and files'culture development in order to summarize the experience for the direction of the future file job.

Key words:file job; informatization; culture development; survey

收稿日期：①2015-12-20

作者簡介：楊凡(1985—)，男，江西鷹潭人.助理館員，碩士，主要從事檔案管理研究.

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：1674-5248(2016)02-0158-03