創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的思考

代尊波

摘 要 醫(yī)院的檔案作為國家醫(yī)藥衛(wèi)生檔案的重要組成部分，是醫(yī)院工作和決策的重要參考和依據(jù)。醫(yī)院人事檔案是全面、歷史、客觀反應(yīng)員工情況的個人材料，是各單位集中保存的特殊檔案，醫(yī)院人事檔案管理是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案的管理，充分發(fā)揮檔案材料的價值，做到人盡其才，才盡其用，保證醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實施，為醫(yī)院的人才建設(shè)發(fā)展做出貢獻。本文分析了當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策，以期進一步充分科學(xué)利用和開發(fā)人才資源。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 人事檔案 創(chuàng)新 管理策略

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院建設(shè)中的關(guān)鍵組成部分，為醫(yī)院和上級領(lǐng)導(dǎo)提供人才信息和全面、歷史考察用人的依據(jù)，對合理配置使用人才，發(fā)揮人才資源提供重要作用，是醫(yī)院人事管理的重要工作。因此，切實加強醫(yī)院人事檔案管理，滿足社會發(fā)展和醫(yī)院人事改革的要求，提高檔案的整體利用率，是探討醫(yī)院人事管理工作的重點內(nèi)容。

1人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供人才信息和用人依據(jù)，為醫(yī)院人事制度改革提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源，人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用。

2 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（1）醫(yī)院人事檔案存放管理不嚴格。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理活動中的人事文件，具有專業(yè)性、政治性和機密性等特點，并要求具有真實性和可靠性，因此，人事檔案材料需要有專人負責(zé)管理并單獨存放。醫(yī)院人事管理工作量大與管理人員少這一矛盾日趨明顯，管理人員不能及時整理檔案資料。此外，醫(yī)院往往存在辦公面積有限的現(xiàn)象，隨著醫(yī)院不斷建設(shè)發(fā)展，人事檔案材料不斷增加，人事檔案用房緊張的問題日益突出。

（2）醫(yī)院人事檔案管理方式落后。隨著人事制度的不斷發(fā)展和改革，人員流動頻繁，醫(yī)院選拔和錄用人才的手續(xù)不斷簡化，對人事檔案的要求降低，可以不需要人事檔案簽訂聘用合同，進而確立勞動關(guān)系；人事檔案管理采取終身制，而且轉(zhuǎn)檔手續(xù)非常繁瑣。因此，很多人在流動過程中放棄檔案，人檔分離的現(xiàn)象普遍發(fā)生且日益嚴重，檔案資料不能進行及時地補充和修改，使檔案資料失去原有的作用。檔案材料的管理現(xiàn)代化水平不高，管理機制不統(tǒng)一，缺乏專門的管理軟件。

（3）人事檔案管理理念缺乏。醫(yī)院人事檔案管理人員較少且沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對大量的檔案資料常常無從下手，巨大的工作量與有限的工作人員形成反差。個別檔案工作者存在責(zé)任意識不強的問題，不及時完成檔案材料的收集，不按照規(guī)范整理檔案，忽視現(xiàn)代化管理手段。管理人員采取傳統(tǒng)的手工方法進行編輯和檢索，方法繁瑣，操作困難，不能將人事檔案材料及時整理和歸檔，導(dǎo)致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。

3 目前醫(yī)院人事檔案管理的策略

（1）加強人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事部門應(yīng)提高檔案管理意識，加強人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加檔案庫房，增設(shè)檔案管理人員。建立健全人事檔案管理制度，提高人事檔案的使用價值，充分發(fā)揮人事檔案的作用并服務(wù)于人事管理，保障醫(yī)院的人才隊伍建設(shè)。人事檔案管理人員應(yīng)定期收集醫(yī)院的表彰獎勵、年終考核材料和患者滿意度調(diào)查表，不定期收集成果獎勵、培訓(xùn)和政審和鑒定材料等，全面、完整、規(guī)范地收集檔案材料。

（2）實現(xiàn)檔案管理信息化。從信息資源的角度管理人事檔案，將現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)用于檔案資源管理中，開發(fā)電子檔案，實現(xiàn)檔案管理信息化、科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院應(yīng)引起現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，應(yīng)用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲和檢索功能，建立人事檔案的動態(tài)管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計，保證檔案的時效性、真實性和準確性。檔案管理信息化可以提高全體員工的檔案意識，實現(xiàn)人才資源的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、配置和使用，以獲得最大的經(jīng)濟效益和社會效益。

（3）豐富人事檔案收集內(nèi)容。醫(yī)院人事檔案收集有價值的材料和信息，為用人單位選拔采用人才提供有價值的參考資料，做到有據(jù)可依。目前檔案內(nèi)容涉及大量的靜態(tài)經(jīng)歷性材料，不能真實客觀地反映個人最新素質(zhì)和工作能力，因此，把人事制度改革中反映個人工作表現(xiàn)和道德修養(yǎng)的考核結(jié)果收集入檔案，提高檔案材料的價值，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評、門診和病房工作量、優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的獎勵證明、科研創(chuàng)新能力、患者滿意度調(diào)查等，提高人事檔案材料反映個人綜合情況的“立體感”和“折射度”，做到全面、準確、科學(xué)和實用，為錄用、競聘、培訓(xùn)等提供依據(jù)。

（4）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)專業(yè)水平。人事檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平直接影響醫(yī)院人事檔案管理工作的好壞。檔案管理人員應(yīng)具有較強的責(zé)任心和敬業(yè)精神，嚴謹細致、實事求是，理解檔案管理的具體內(nèi)容和重要性。與時俱進，努力學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新技術(shù)，不斷完善檔案材料的科學(xué)管理，提高檔案管理和利用效率，為人事管理提供準確有效的人才信息。檔案人員的培養(yǎng)應(yīng)納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃，加大繼續(xù)教育和培訓(xùn)的力度，提高管理人員的專業(yè)知識水平和工作能力，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，滿足醫(yī)院人事改革的需要。

4結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理工作為全面考察、選拔錄用、人才培養(yǎng)和職稱晉升等方面提供依據(jù)，是醫(yī)院人事管理的重要組成部分，保證各項工作的公平、合理、科學(xué)。因此，加強人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)檔案管理的信息化，豐富人事檔案收集內(nèi)容，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)專業(yè)水平，有利于實現(xiàn)人力資源的有效配置，做到人盡其才，才盡其用，保證醫(yī)院人才戰(zhàn)略順利實施，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展做出貢獻。

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