中外英語商務電子郵件中的禮貌策略對比研究

[摘 要] 通過自建小型商務郵件語料庫，運用Brown和Levinson倡導的積極和消極禮貌策略，探討英語本族語者和非英語本族語者商務郵件中禮貌策略的使用，結果發現：非本族語者較本族語者來說較多地使用了禮貌策略，特別是積極禮貌策略運用更為頻繁。此外，在運用不同的禮貌策略時考慮到社會地位的差異，尤其是選擇問候語時常常采用積極禮貌策略來降低面子威脅的程度。

[關 鍵 詞] 商務電子郵件；禮貌策略；社會地位

[中圖分類號] H315 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）13-0034-02

一、引言

商務電子郵件因其方便、快捷、經濟而成為國際貿易活動中普遍使用的交際手段，郵件的撰寫能力是外貿從業人員的必備職業能力。撰寫郵件不僅涉及詞匯和語法的恰當運用，更重要的是選擇合適的語氣。商務郵件中的語氣傳遞的意義遠比詞匯表面的意義更深遠，語氣運用不當會破壞合作關系，導致交易失敗。因此，保全合作雙方的面子和運用積極的禮貌策略才是最重要的。當雙方交流中包含請求、抱怨、投訴或拒絕時這些原則的運用就顯得格外重要。本研究依托Brown和Levinson所提出的禮貌原則和禮貌策略，對非英語本族語者和英語本族語者往來的電子郵件中的禮貌策略進行對比分析。

商務郵件中的發件人為說話人、收件人為受話人，內容一般包括訂單、請求、發盤、索賠、道歉和建議等，禮貌策略在交易初期尤其重要。Nickerson （1999）通過分析82封商務郵件，認為發件人和收件人之間的關系直接影響寫作時修辭手段的應用，并總結出商務郵件中的禮貌策略的運用包括積極禮貌策略和消極禮貌策略。具體而言，積極禮貌策略體現為得體的稱謂語、尋找共同點、表示樂觀、提及收件人關心的內容；而消極禮貌策略則體現為強調“虧欠性”、表示順從、表示悲觀、回避、壓力最小化、淡化收件人和寫件人的主體性、承認錯誤、給出理由、乞求原諒。當前的研究以真實商務郵件為研究語料，對比分析英語本族語和非英語本族語者撰寫商務郵件時應用的禮貌策略。研究問題如下：

1.英語本族語和非英語本族語者商務郵件中運用的禮貌策略是否相同？

2.如果存在差異，二者使用的禮貌策略分別是什么類型？

二、研究方法

研究語料主要選自中國和美國的幾家貿易公司，由于涉及商業機密，公司并非愿意共享所有的業務郵件。為滿足研究對語料數量的需求，其中39封中國郵件選自阿里巴巴（Alibaba）。美國郵件語料有些是中美兩公司業務往來郵件，有些是從美國安然公司商務電子郵件語料庫（Enron Email Corpus）摘選的。共選取120封電子郵件構建兩個研究語料庫（各60封）進行重點分析（李輝，2015）。運用Nickerson（1999）提出的郵件結構來分析兩組商務郵件的禮貌表達：

（一）建立貿易關系

1.問候語，確定收件人。

2.結束語，信函的結束。

3.簽名，表明發件人身份，包括專業崗位、學術頭銜、公司職位等。

4.語境，說明發件人聯系收件人的理由。

5.預結尾，表明即將結束信函。

（二）郵件主題部分

1.確認函，確認收件人已經知道的信息。

2.附件，表明信息隨郵件一同發出。

3.請求，請求收件人付諸行動。

4.通知，向收件人傳達信息。

5.建議，描述發件人認為對收件人有益的行為。

6.致歉，承認或承擔有損收件人利益的行為責任。

（Nickerson，1999：130）

研究分析了120封商務電子郵件積極禮貌策略和消極禮貌策略運用的具體體現，對每一組語料采取的禮貌策略進行頻率統計，然后對結果進行比較，旨在探究發件人或收件人在上述內容中所采取的降低面子威脅的行為。作為影響FLAs的三大要素之一的“社會地位”也進行了分析。

三、結果和討論

數據分析表明積極的禮貌策略（M=3.65）比消極的禮貌策略發生的頻率更高（M=2.46）。表1和表2顯示了非本族語者信函中使用禮貌策略的頻率以及對應的例子。表三和表四顯現的是英語本族語者使用禮貌策略的頻率，結果表明本族語者更傾向于使用積極的禮貌策略（M=3.65）而非消極策略（M=1.35）。采用獨立樣本T檢驗的方法來研究本族語者信函和非本族語者信函中使用的消極禮貌策略，結果顯示二者間存在顯著差異，分別為（M=1.35，SD=1.70）和（M=2.46，SD= 1.11）。而在使用積極禮貌策略方面并無明顯差異，分別為（M=3.65，SD=1.402）和（M=3.65，SD=0.971）。

分析兩組信函中使用的禮貌策略發現：兩者都使用了合適的形式來問候和簽名，然而在非本族語者的結尾部分較少使用積極禮貌策略和結束性短語。發件人和收件人之間的社會地位的差異決定了問候語中禮貌策略的使用，地位低的非本族語者使用了較多正式的問候方式。然而當兩者社會地位大致相當時，發件人和收件人對問候中的稱呼語比較敏感。“Dear+名”較為頻繁地用在社會地位低的人之間的問候中。Nickerson （1999）研究也發現這種敏感性存在于稱謂、結束語和簽名中。一旦某種稱呼形成再難改變。語境行為常指郵件開頭部分說明寫郵件的原因時采取的積極和消極禮貌策略。非本族語者在這一階段使用了更多的積極和消極的禮貌策略，積極的禮貌策略頻率更高。非本族語者強調兩者間的共同之處。

郵件中的確認部分用來確認收件人已經熟知的信息。本族語者在這一部分更多地使用禮貌策略，特別是消極策略。表達積極樂觀的語氣常用“I am very keen to meet up with you ...”或者設法尋求共同點，用來作為積極禮貌策略建立或維持收件人的關系，利于貿易雙方交易的達成。在請求這一部分，發件人要求收件人做某件事情，非本族語者較多地使用了消極禮貌策略來降低面子威脅。本族語者和非本族語者共有41%的禮貌策略用在了這一部分，為了減少請求產生的威脅。兩組商務信函的建議這一部分運用禮貌策略的頻率不明顯，他們采用了相同比例的消極禮貌策略來使面子威脅最小化。表示悲觀的積極禮貌策略如“I suggest you to kindly let me know ...”，在非英語本族語者信函中出現頻率較高，而本族語者傾向于使用回避手段作為消極禮貌策略來緩和表達建議的語氣，如“Please follow as here under ...”。郵件中的致歉行為表示承擔了某一行為的責任，非本族語發件人在信函中較多運用了消極禮貌策略來請求原諒，如“Please accept my apology for the late reply ...”或者給出理由，如“I am sorry for delay because ...”。此外，承認錯誤是他們采用的禮貌策略為了弱化道歉對面子的威脅，如“I apology for delay ...”。另外，非本族語者表達道歉的句子不及本族語正式，分析原因時均使用了消極禮貌策略而列舉出諸多理由。

中國文化在社會關系中重視禮貌，它能夠提升說話人本身和受話人的面子，表達對別人的尊重，常常通過贊美、選擇合適的稱謂和稱呼代詞來實現。禮貌策略的運用因語境不同而異，更多取決于交談雙方的社會地位。社會地位差異越大，禮貌策略運用越多。如果說話人采取了一種不被社會認可的行為方式，則會有損面子。因此，社會交往中的言行遵循社會價值觀是至關重要的。

四、結論

分析英語本族語者和非英語本族語者的商務郵件發現，即便是處在較低社會階層之間的信函來往，選擇禮貌策略時也存在差異。處于同等地位的寫件人和收件人之間的信函為了降低面子威脅而采用禮貌策略的頻度也有差異。而收件人處于較高社會地位時，非英語本族語者則更為頻繁地求助于禮貌策略來降低面子威脅程度，挽救收件人面子。總之，研究有以下幾個發現：首先，本族語和非本族語運用禮貌策略上存在顯著差異。非本族語者運用了更多的消極禮貌策略來降低面子威脅，維護收件人面子。其次，由于收件人和發件人之間社會地位差異，他們運用了比較正式的問候方式，而本族語和非本族語者運用積極禮貌策略的差別不是很明顯。第三，二者都更傾向于使用積極的禮貌策略而非消極禮貌策略。

參考文獻：

Goff man，E.Replies and responses[J].Language in Society，1976，5（3）：257-313.