高職院校檔案管理的現狀調查和目標管理的效果

[摘 要] 高職院校檔案管理工作是高職院校事業發展的重要組成部分，關系著學校的教學和管理質量。經現狀調查發現，檔案管理存在著管理不規范和人才缺乏等方面的問題，應完善檔案管理的制度，樹立管理觀念，提高管理水平，強化信息化管理，使學校檔案管理水平更上一個臺階。

[關 鍵 詞] 高職院校；病案管理；目標管理

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）13-0083-01

高職院校的檔案包括教學檔案、黨群工作、行政管理及人事等方面，其中教學檔案是學校全部檔案的主要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點?？茖W、規范地做好檔案管理工作對強化教學管理、促進教學改革、提高教學質量有著極為重要的作用。近年來，我們對我校的檔案管理現狀進行調查分析，并采取針對性的目標管理模式，取得了較好的成效，現總結報告如下。

一、學校的一般資料

我校原為江蘇省海安針灸推拿學校，2012年與南通體臣衛生學校合并，組建了江蘇省南通衛生高等職業技術學校，開設了五年制高職和三年制中專的中醫、針灸推拿、中藥和農村醫學等專業。學校現有學生1500多名，教職員工110名，有一家附屬醫院和一所具有中醫特色的門診部。

二、檔案管理的現狀調查

（一）研究方法。2015年度開始，學校由校辦、教務處和后勤科成立了“檔案質量管理小組”，分管副校長任組長，成員為各部門的負責人。管理小組對我校以往檔案管理的現狀進行深入調查，特別是對存在的問題和缺陷進行分析和研究，制訂切實可行的目標管理方案，并落實翔實的改進措施。

（二）現狀調查。經過對學校檔案管理現狀調查，總結出存在的問題和缺陷主要有管理不規范和人才缺乏等方面。（1）缺乏高素質管理人才。我國高職院校的檔案管理工作的相關設置和起步較晚，導致專業的管理人才缺乏。管理人員的專業素質不高，遇到專業性和比較復雜的問題時往往顯得束手無策，難以保證學校檔案管理工作科學、規范和有效地進行。（2）管理制度欠完善。管理層未能針對檔案管理的具體內容形成統一的認識，尚未制定系統的管理標準和制度，不利于檔案管理工作的有序進行。檔案管理工作容易脫節，還會引發檔案丟失或受損等問題。（3）管理意識淡漠。部分管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，忽視了檔案管理的重要性，人力、物力和財力的投入很少，從事檔案管理的工作人員的積極性和主動性無法提高，導致檔案管理工作無法有效開展和提高。（4）信息化不發達。大多檔案管理手段相對落后，仍然是手工收集，加大了日常工作量，分類相對較煩瑣，檢索量較小。計算機網絡技術應用不夠完善，相關人員對計算機檔案管理的操作不夠熟練，信息化水平相對較低。

三、檔案目標管理措施

（一）樹立管理觀念。學校管理層要重視檔案管理對學校各項工作順利開展的重要意義，良好的檔案管理能提高學校的教學質量和整體效應。管理者應主動參與改進管理工作，加強自身素質修養，著重選拔任用專業對口的管理人員，確保其具備較強的專業素質和職業技能；加強對新進人員的專業培訓，提高檔案管理意識和水平。

（二）完善管理制度。應從學校的需求和實際出發，結合自身的具體情況，制定相適應的檔案管理制度，對不同崗位人員的具體職責和義務進一步明確；完善相關考核制度，提高管理人員的積極性和自覺性，確保管理人員能各司其職、各盡所能，有效完成本職工作。不同崗位管理人員之間也要加強合作、默契配合，共同促進學校檔案管理工作的有序開展。

（三）提高管理水平。盡量使用接受過檔案管理方面教育培訓的專業人員，充分調動他們的技術和潛能，利用他們的專業素質進行有效管理；適當提高管理人員的待遇，吸引優秀的人才加入；定期組織管理人員參加各種相關的培訓和學習，加強理論和及時培訓等繼續教育，不斷學習先進的管理水平和經驗，提高管理人員的意識、責任心和水平，確保檔案管理工作的順利和規范化開展。

（四）提高信息化管理。學校領導要高度重視檔案管理工作，引進各種先進的信息化管理方法和技術，建立符合本校需求的檔案信息共享平臺，實現檔案信息化管理。加大對信息化的資金投入，提高對教學科研結果轉化力度和水平，使科教工作得到較好的發展，推薦各項配套設施的購進和建設，為檔案信息化的實現和發展提供良好的條件，不斷提高學校檔案管理的信息化水平。

總之，隨著我國社會建設發展的特點和需求，高職院校的辦學規模越來越大，辦學要求越來越高，我國的職業教育體制改革已從宏觀體制改革進入到學校內部微觀教育教學改革，在高職院校健康、穩定的發展過程中，學校的各類檔案的管理工作起著重要作用。經過現狀調查，我校的檔案管理的缺陷主要有缺乏高素質管理人才、管理制度欠完善、管理意識淡漠、管理手段落后、信息化不發達等方面的問題。我們對學校的檔案實施目標管理，從完善檔案管理的制度、樹立管理觀念、提高管理水平和強化信息化管理等方面著手，顯著提高了學校檔案管理的水平和質量，提升了各類檔案的使用效率，使學校的檔案管理得到持續性發展。

參考文獻：

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