新形勢下職業院校人事檔案管理發展探究

[摘 要] 在越來越激烈的人才競爭中，通過計算機技術進一步地強化職業院校的人事檔案管理工作的質量與效率，不僅是今后職業院校人事檔案管理工作的重要發展態勢，也是國家建設信息化社會的需要。

[關 鍵 詞] 新形勢；職業院校；人事檔案管理

[中圖分類號] G710 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）13-0084-01

隨著知識經濟的不斷興起，教育事業也在不斷發展，職業院校承擔著為社會培養職業人才的重大責任。在新形勢下職業院校的檔案管理工作中，人事檔案管理是十分重要的組成部分，也是管理其他檔案的基礎。本文就當前我國職業院校在人事檔案管理工作中存在的主要問題進行闡述，并為此提出具有針對性的建議。

一、職業院校人事檔案管理中的問題

（一）管理人員對人事檔案不夠重視

人事檔案是個人信息的收集、整理、借閱等多種形式融為一體的檔案管理工作，但是在職業院校中我們發現，檔案管理工作卻不受重視，忽略了檔案管理的技術性以及專業性，認為人人都可以勝任檔案管理的工作，并沒有任何技術可言，所以沒有安排專業的人員去管理，這直接造成了工作人員只是對檔案進行了簡單的保管，并沒有施展它應有的作用。同時，信息化的檔案管理形式并沒有真正落實到職業院校中，一般是由手工完成，這種完成方式對于檔案的管理是極其不利的。

（二）人事檔案管理不夠規范，檔案內容不夠完整

隨著人事制度的不斷改革與發展，很多職業院校開始引進一些高學歷的人才，但是這類人才一般的檔案資料都是殘缺的，有的缺少學歷學位證書，有的缺少專業職稱材料，有的缺少年度考核資料等等。而部分單位因為人事的調動比較頻繁，這就直接導致了檔案沒有進行及時管理，因此，人事檔案工作殘缺的現象十分嚴重。在過去的職業院校的檔案收集純屬是被動的，一般人事部門會把聘用的人才通過郵寄的方式派送檔案到學校，在派送的過程中就會出現執行不嚴格或是移送不到位的情況，這就使得檔案的內容不夠完整。

（三）人事檔案管理與人事管理存在脫節問題

在職業院校中，人事檔案管理與人事管理有著十分密切的關

系。但是在當今高速發展的社會中，人才的流動十分頻繁，擅自調離崗位的人才也越來越多。這些人員并沒有清晰的檔案資源和組織關系，這就使得轉讓工作變得異常煩瑣，在實際情況中，很多人會選擇直接建立新的檔案，這就造成了檔案的混亂。在職業院校的人事檔案管理中這種情況很多，如果人事檔案不能為師生提供一個良好的服務，那么檔案管理也就變得沒有任何價值。

二、新形勢下職業院校人事檔案管理發展的建議

（一）完善相關檔案資料整理

在新形勢下開展人事檔案的管理工作需要的是規范人事檔案的管理制度，將檔案管理更為標準化，這就要求管理人員對人事檔案實施更為簡單、協調、有序化的管理，從而提高檔案管理的效益。對于檔案的收集以及整理的相關行為要明確規范，務必保證檔案材料的真實性和有效性，并且要提高管理人員的崗位意識，對于所有的檔案資料都要同等重視。

（二）提高檔案管理者的水平、素質

新形勢下的檔案管理工作不斷進行變革，要求全面提高管理者的管理水平以及綜合素質。要求管理人員要與時俱進，改革創新，對于檔案的管理工作重新進行全面的認識，要充分認識到正確管理方法的重要性。在實際的管理過程中，管理人員除了具備基本的專業知識外，還要具備很強的管理能力與整理資料的能力，并且要對計算機的使用有一定的能力。在做好最基本的收集與整理工作后，要對各個部門進行監督，這是職業院校對檔案真實性的需要。

（三）利用現代信息技術收集整理檔案

隨著信息化技術在職業院校的不斷使用，傳統的紙質檔案已經逐漸退出歷史舞臺。運用計算機技術對檔案進行整理更加符合當今社會的需要與發展。使用信息化技術可以提高工作的效率以及減少失誤，并且可以通過網絡，公布一些非保密的檔案信息，這樣就可以提高檔案的利用率。使用信息化技術收集整理檔案，不僅是社會發展的需要，也是師生的共同需求。數字化技術所代表的是精細與精準，能夠提高建設和完善人事檔案的數據庫效率，從而提高管理水平與效率。

（四）建立問題反饋機制

職業院校應該建立專業的工作小組來對檔案進行整理，通過把管理過程中出現的問題進行詳細的記錄，可以通過討論來提出具有針對性的建議，從而提高管理效率。在長期的管理過程中，要逐步地完善，從而形成一套完整的問題反饋機制。

綜上所述，隨著職業教育的不斷深化與發展，人事檔案越來越重要。加強對職業院校的人事檔案的管理工作是院校發展的必然要求，也是社會發展的需要。所以，我們必須不斷地運用新型的技術對檔案進行實時更新，采取最為合理的方式對人事檔案進行管理，從而提高職業院校的人才隊伍建設，也在一定程度上提升了學校的教育水平，推動學校的持續穩定發展。

參考文獻：

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