高效工作簡單15招

1.整理桌面

凌亂的工作空間：

凌亂的環境或許會促發創造力，卻不利于提高工作效率。“人們傾向于關注新奇的東西，”神經領導力研究所（NeuroLeadership Institute）研究主管、Two Awesome Hours一書作者約什·戴維斯（Josh Davis）說。將文檔置于顯眼位置，可以提醒你還有哪些工作未完成；一本新書，則時刻誘惑你擱下工作。即使你對辦公空間是否凌亂毫不在意，它卻無時無刻在干擾你的注意力。

整潔的辦公空間：

根據《哈佛商業評論》的一份新研究，在整潔的辦公室工作，人們更能持之以恒，且更少感到挫敗和疲倦。這份研究發現，整潔的辦公桌有助于人們長時間堅持做一項任務。“凌亂的工作環境或許能讓人放松，但卻是提高工作效率的巨大障礙，”天普大學（Temple University）福克斯商學院教授、該研究的合著者格雷斯·切爾（Grace Chae）說。

2. 妥善利用20%的工作時間

不管每天多么忙碌，確保騰出90分鐘的時間——一天工作時間（8個小時）的20%——做最重要的任務。“就算你浪費了80%的工作時間，只要在重點任務上花了90分鐘，你還是可以取得巨大進步的，”效率教練金伯利·邁德洛克（Kimberly Medlock）說。

3.適度減少工作時間

你以為工作時間越長，做的工作越多？斯坦福教授約翰·潘凱弗爾（John Pencavel）檢視了一戰期間工人的數據，于去年發表一份研究稱，在49小時以內，每周工作產出與時間成正比。超過49小時，則工作時間越長，效率越低——每周工作時間達70個小時的人與56個小時的人生產力相等。

4.關掉手機

你或許會覺得忽略手機就好了，但除非完全關閉，否則手機都是個巨大的干擾。今年刊登于《實驗心理學期刊：人們的感知和表現》（Journal of Experimental Psychology： Human Perception and Performance）的一份報告中，佛羅里達州立大學研究人員發現，即使手機響時不去看它，聲響也會分散你的注意力。

5.設置郵件提醒

等重要信息時，如何避免不分神？看《善用社交媒體》（Work Smarter With Social Media）一書作者亞歷山德拉·塞繆爾（alexandra Samuel）是如何做到的：

1. 快速搜索谷歌，找到手機供應商的郵件轉換文本格式。比如，供應商Verizon是@vtext. com，所以，如果你的手機號碼是555-123-4567，你的郵箱地址就是5551234567@ vtext.com。

2. 利用該郵箱地址，設置某個發件人的郵件自動轉換成短信的功能（比如，若是Outlook，在Tools工具欄下找到Rules）。

3. 關閉收件箱，忽略郵件，將注意力集中在手頭更重要的事情上。重要信息來時，手機會發出短信提醒。

6. 干擅長的事

人們干擅長的事比較有效率，困難的任務則很可能會妨礙進度。可以的話，將自己不擅長的任務分配出去，集中精力干所謂的“高價值活動”。“高價值活動是讓你利用自己的優勢，創造影響或變化，”《高產的七大秘訣：克服拖延癥、完美主義和寫作障礙的權威指南》（The Seven Secrets of the Prolific： The Definitive Guide to Overcoming Procrastination， Perfectionism， and Writer’s Block）一書作者希拉里·瑞特格（Hillary Retting）說，“高價值活動還會讓你對任務更明確，為其他事空出時間。”將不擅長的事分配給他人還有助于創建社區：畢竟，有可能是吾之砒霜，彼之蜜糖。

7.高效率開會

充分利用小組討論的三種方法：

1. 制定計劃

許多會議都沒有具體議程，但其實，走進會議室時，清楚會議的目標是很重要的。“縮短會議時間，將討論話題限制在3個或以下，”佩斯大學魯賓商學院管理學教授艾倫·艾斯納（Alan Eisner）說，“隨后，根據議程發出會議記錄，讓每個人知道該做什么。”

2. 清除干擾

將與議程不相關的想法放到“創意停車場”。“人們總是提出重要卻與會議毫不相關的想法，”《簡單破壞：根除危害工作場所每日行為的現代手冊》（Simple Sabotage： A Modern Field Manual for Detecting Rooting Out Everyday Behaviors That Undermine Your Workplace）一書合著者凱利·格林（Cary Greene）說，“把這些想法記下來，不要丟掉。”別讓停車場變成一個黑洞：會議結束之后，即刻分配后續步驟。

3. 定時運動

步行會議變得越來越流行，但要取得類似的效果，不一定非得走路。定個鬧鐘，30或45分鐘后鬧鐘響時，讓每個人站起來動一動。“你可以站起來，帶動團隊一起搖擺，這能讓大家放松下來，”工作場所心理學家卡麗莎·塞克（Karissa Thacker）說，“定期運動對我們很有幫助，包括提高我們的注意力。”

8. 休息后再戰

這或許難以說服老板，不過，密歇根大學的研究人員確實發現，白天小睡有利于抑制沖動行為、提高耐挫能力。研究還發現，喜歡在辦公室打瞌睡的人可能會更高效。

9.當心這些生產力殺手

要避免干擾，首先得識別干擾項。根據凱業必達招聘網站（careerBuilder）2015年一份調查，我們列出了辦公室五大注意力殺手：

1. 手機/發短信

2. 網絡

3. 八卦

4. 社交媒體

5. 郵件

1 0.分清優先次序

要完成更多工作，必須注意每日的選擇，Gotham organizers分類整理公司創始人麗莎·扎斯洛（Lisa zaslow）如是說：

1. 跟著理智走

“我們不可能整天都高效工作，”扎斯洛說，“感覺最在狀態時，我會集中精神干重要的事，比如寫作；感到疲倦或迷惑時，我會做一些不怎么需要動腦的工作，比如處理郵件。”

2. 戰略性拖延是必要的

“為了做緊急或有意義的工作，必須擱下某些任務，”她說。比如，每周只開一次郵箱——這年代，緊急的事情都不會通過書信聯系了。某些組織者會建議你快速清理手頭文件，扎斯洛則不以為然。將不急的事情暫時擱一邊也無所謂，她說。

11. 保證適度的睡眠

大家都知道，高效工作的前提是充足的睡眠，但事實上，睡太多也不利于提高效率。芬蘭職業健康研究所（Finnish Institute of Occupational Health）的研究人員花費七年時間，對3，760個人的睡眠和工作習慣進行了分析，發現睡眠不足和睡眠過度的人請病假的比例均高于正常水平。

12 .尋找陽光

觀景辦公室聽起來容易讓人走神，但實際上，靠近陽光有利于提高生產力。加州能源委員會一份研究發現，坐在窗邊工作的員工表現更好，處理電話的速度快了6%至12%，此外，在與心理功能和記憶回顧相關的測試中，表現比其他員工要好10%至25%。

13.想激發員工的積極性？人性化。

清晰設定期望值和定期給予正反饋，以激發員工的積極性。根據蓋洛普一份新研究，善于激勵員工的公司人員流動率低了65%，生產力提高了21%，客戶滿意度也提高了10%。

14.善于抱怨

前提是，要用對方法。抱怨的同時，要提出可改善問題的想法。“從對策的角度切入，能降低人們對問題及責任人的關注，”管理學教授羅塞爾·約翰遜（Russell Johnson）說，“這會引起愉悅的情緒，而不是導致心理疲勞的負面情緒。”

15.多運動

鍛煉不僅能改善健康，還有助于提高生產力。不用累死累活地做高強度CrossFit健身訓練，慢跑就夠了。新西蘭奧塔哥大學研究人員發現，每天20分鐘的跑步能讓實驗室小白鼠更快、更高效地完成測試任務。