檔案館的數字化管理體系的建設分析

【摘要】城市檔案建設工作是從上世紀80年代開始，與經濟發展一起生產和發展起來的，90年代已經形成了一定的體系。當前社會經濟快速發展，傳統檔案館的檔案管理工作已經無法滿足社會發展的實際需要，檔案管理開始實現信息技術，實現檔案管理的數字化、信息化發展，與時代發展相適應，充分發揮檔案管理在城市發展中的重要作用，為城市規劃建設提供依據，建立數字化的檔案館。本文就檔案館的數字化管理體系建設進行分析和研究。

【關鍵詞】檔案館；數字化管理體系；建設

科學技術的快速法展，原有的檔案管理體系和管理模式實現了質的飛躍與發展，與當前的檔案管理工作需要難以滿足。檔案館的管理工作開始由傳統的檔案管理發展為計算機管理，實現科學的管理模式。現代化的多媒體以及網絡技術在檔案管理體系中已經得到了普遍的應用，形成現代化的管理體系，也就是數字化管理體系。

一、數字化檔案管理體系分析

數字化檔案管理體系是將檔案信息綜合管理系統與網絡信息系統的相結合，檔案信息綜合管理系統的組成部分主要有數字化的處理、檔案信息管理以及信息服務和數據庫管理子系統。而網絡信息共享系統是信息發布和Web管理子系統構成。數字化檔案管理體系是以信息技術作為前提和基礎，檔案信息是其核心的內容，利用高效、先進的模式，實現檔案信息資源管理系統的多層次建設。

二、檔案館數字化管理體系建設的原因

科學技術的發展與進步要求檔案信息數字化、網絡化，建立數字化的檔案管理體系能夠使用戶在任何時間地點都能夠進入到檔案管理系統，對自己需要的檔案信息進行查詢，不會受到時空的限制，數字化檔案管理體系的建設也能夠促進管理效率的提升。計算機的利用與發展使檔案館的檔案管理實現了新的發展，數字化的技術手段使檔案管理更加快捷、高效，保證檔案的科學有效管理和運用。市場經濟快速發展，檔案的查詢人員逐漸增多，作為檔案館，如果只是利用計算機類的儲存與查找模式，與當前的管理是無法適應的，也不能滿足檔案利用者的實際需要。當前很多配套的設備儀器已經投入到檔案館的檔案管理工作中，使工作效率得到大幅度的提升，使檔案館的負擔減輕，實現數字化檔案管理資源的有效共享與利用。因此應努力建設自動化的系統，實現數字化的檔案管理體系建設。根據檔案部門自身需要，使用計算機管理檔案，形成了數字化的信息。利用計算機技術能夠對數據進行科學的掃描與錄入，使檔案信息數據實現數字化的轉變。很多檔案部門已經建立了自己的網絡，比將其與相同機構和網絡有效連接，能夠為檔案管理提供良好的發展空間，人們在家里就可以了解和查詢國內外的信息，實現資源有效共享。

三、檔案館數字化管理體系建設的有效策略

（一）完善領導管理，建立領導機制

數字化檔案管理體系中，領導干部需要明確自身的職責，實現系統性的素質管理。對于檔案管理工作需要做好規范化的管理與指導，建立完善的具有可操作性的檔案管理制度，實現綜合性的檔案數字化管理，建立數字化的檔案管理網絡，形成系統，每一環都緊密相扣，使組織領導機制能夠得到全面的提升與優化。

（二）對數字化檔案管理人才進行培訓

當前檔案數字化快速發展，檔案管理人員要努力強化自身的業務素質以及能力，做好教育培訓工作，堅持與時俱進，對檔案知識進行更新，促進檔案管理數字化能力的全面提升。在教育培訓方式上，檔案管理指導部門需要根據不同的對象進行科學的劃分，實現因材施教，滿足不同對象的不同需要，形成獨特的教育培訓機制。定期組織檔案館的檔案管理人員進行檔案管理教育培訓，建立數字化的檔案培訓班，使檔案管理人員的業務素質能力得到全面提升，更好的滿足檔案館檔案數字化管理的實際需要。

（三）建立完善的數字化檔案管理保障機制

要實現數字化檔案管理體系建設，需要有完善的保障機制，努力提高數字化檔案管理人員以及檔案管理隊伍的素質水平，加大資金投入，更好的為檔案管理提供服務。各級領導應積極支持數字化檔案管理工作的開展，做好宣傳教育工作，使檔案管理人員的知識得以更新，進一步充實檔案管理服務的力量，努力實現檔案館檔案管理數字化的建設。

（四）做好數字化檔案的安全管理工作

在檔案館的檔案管理工作中，需要注重其安全性，有效地防止病毒，避免惡意攻擊，能夠有效地解決信息的儲存以及傳輸問題，保證檔案系統的安全，做好數據的備份工作。在防止病毒方面，要根據檔案館的實際情況，將防毒軟件安裝在互聯網網站、工作站上，做好多層次的防御。最主要的就是需要努力提高檔案管理人員的安全防御意識。對于惡意的攻擊，可以設置防火墻和安全島。防火墻技術使用比較普遍，也不會給檔案館造成較大的經濟負擔。安全島其實安全性更強，但是價格比較高，如果檔案館的資金充足可以使用這種方法。在信息傳輸和儲存上，可以通過加密的方式進行，當前使用最好的一種加密體制就是公鑰基礎設施，在數字化檔案館的信息數據儲存以及傳輸中，對于安全性問題就可以使用這種技術，保證系統的安全性，能夠有效地防御問題。操作系統的安全可以通過身份的認證進行實現，能夠有效的防治安全。對于數據的備份以及恢復，任何安全措施都無法保證檔案館工作萬無一失，在數字化管理系統中，黑客病毒等會導致資料的丟失、被盜，數字檔案管理體系的建設與恢復可以通過靜態備份和同步備份的方式進行，避免出現信息丟失，影響工作的順利開展。

四、結束語

當今社會，計算機信息技術以及網絡技術快速發展，人們已經進入到了信息化的時代，數字化檔案信息資源已經逐漸融入到社會生產生活的各個方面。檔案館是城市規劃發展的重要依據，實現數字化的管理體系建設能夠使檔案信息數據的管理與使用更加便利、高效，為各項工作的開展提供科學的依據，為人們提供便利優質的服務。

參考文獻

[1]孫寧寧.檔案數字化管理體系建設問題研究[J].黑龍江史志，2014，No.31603：121-122.

作者簡介

董剛，（1978-）男，河南省漯河市人，學歷：本科，研究方向：檔案管理。