淺淡技術檔案管理

【摘要】技術檔案管理是檔案管理工作的一項重要內容。技術檔案是由專業性技術資料所形成，在具有原始憑證和歷史參考作用的同時，對促進社會生產管理、發展也具有重要作用。如何針對技術檔案的特點和管理中常見的問題，研究探索對技術檔案進行科學規范的管理，充分發揮技術檔案的作用，需要檔案工作者深入研究和思考。

【關鍵詞】技術檔案；管理

一、技術檔案簡述

技術檔案又稱科技檔案、科研檔案，是檔案的重要組成部分。我國對技術檔案的規范管理始于上世紀50年代，1959年國家檔案局在第一次技術檔案工作會議上通過了《技術檔案室工作暫行通則》。1980年國務院批準國家經濟委員會、國家基本建設委員會、國家科學技術委員會、國家檔案局發布了《科學技術檔案工作條例》，1987國家科學技術委員會、國家檔案局發布了《科學技術研究檔案管理暫行規定》。1989年國家質量技術監督局發布《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，并分別于2000年、2008年進行了修訂，為技術檔案的歸檔管理提出統一標準。這些制度和標準，促進了技術檔案的規范化管理。依據《科學技術檔案工作條例》和《科學技術研究檔案管理暫行規定》，技術檔案是指在科學技術研究活動中直接形成的應當歸檔并具保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式載體的文件材料，是對科學技術研究活動的真實記錄。現代社會科學技術發展日新月異，技術檔案是記錄科技活動過程的基礎性信息資源，做好技術檔案管理，對于保存好科學技術研究的原始資料，對技術檔案進行綜合開發利用，充分發揮其作用和價值，具有重要意義。

二、技術檔案的特點

（一）內容的專業性。技術檔案區別于一般檔案的最突出的特點就是專業性。技術檔案產生于專業性的科技活動過程，其記錄的內容也具有專業性。（二）種類的多樣性。技術檔案所記錄的內容涉及的專業領域廣泛，檔案資料的類型也豐富多樣，其種類和內容組成具有多樣性，其載體也具有多樣性。（三）案卷的成套性。技術檔案對一項科學技術活動的記錄涵蓋其從開始到結束的全過程，收集歸檔的資料通常以項目為單位，包括該項目各環節的文件資料，成為一整套的檔案。（四）管理的現實性。技術檔案所記錄和反映的內容是科學技術工作的全過程，在歸檔立卷后，仍可用于對該項工作、后續工作及同類工作的實際應用，具有很強的現實使用性。（五）利用的廣域性。對技術檔案進行綜合開發利用，可廣泛應用于相關領域，產生巨大的社會效益和經濟效益。

三、技術檔案管理的常見問題

（一）對技術檔案的認識不夠。一些單位，包括領導、技術工作人員，甚至檔案管理人員，都對技術檔案的認識不足。一是沒有認識到技術資料歸檔管理的重要性，對技術檔案管理不如對文書檔案、會計檔案、人事檔案等重視。二是對技術資料歸檔的意識不夠，沒有認識到技術檔案應涵蓋科學技術項目工作的全過程，在工作中沒有注意及時積累、收集應歸檔的技術資料，或者為自己工作方便而不愿將技術資料移交歸檔，導致檔案資料不完整。三是對技術檔案的歸檔立卷重視不夠，因技術資料種類復雜、形式多樣，歸檔時缺乏認真整理、分類、立卷，導致檔案資料混亂。四是對技術檔案的安全保密意識不足，管理不嚴，容易失泄密。（二）管理制度體系尚需完善。一是制度體系建設滯后。我國現行的技術檔案管理，仍沿用上世紀80年代的有關政策規定和管理辦法，與當前飛速發展的科學技術研究相比較，嚴重滯后。二是管理制度不健全。技術檔案涉及領域、種類繁雜，當前的技術檔案管理制度缺乏專業針對性。三是制度落實不到位。對技術檔案的管理較為隨便，在收集、整理、鑒定、分類、歸檔、立卷、保密、借閱乃至交接等各環節缺乏嚴格管理，制度流于形式。（三）管理方法相對落后。一是多數單位仍以手工操作為主，較少運用現代化管理手段，檔案管理效率較低。二是管理手段簡單，有的只是把一堆資料簡單地裝到檔案盒中，沒有分類、登記、立卷、編號。三是對技術檔案的管理不夠專業、細化，技術檔案專業性強，其種類的多樣性、案卷的成套性，都對檔案管理工作提出更多要求，需要檔案管理工作者更多地了解技術檔案知識，對檔案進行更為專業細化的分類整理。（四）開發應用不足。由于傳統的檔案管理觀念，重保管、輕應用，忽視了技術檔案具有的現實應用性和其潛在價值，造成大量的技術檔案塵封閑置，信息資源浪費。（五）技術檔案管理工作人員專業水平有待提高。一般單位普遍沒有設置專門的技術檔案管理工作人員，通常由文書檔案管理人員兼任，專業技術水平不足，難以對技術檔案進行準確的鑒別、分類整理和歸檔立卷，也影響對技術檔案的查閱和應用。

四、做好技術檔案管理的建議措施

（一）加強宣傳教育，提高檔案認識，強化責任意識。加強技術檔案知識的培訓和宣傳教育，一是提高對技術檔案的認識和重視程度；二是普及技術檔案專業知識，強化各環節對技術檔案及時收集、歸檔的意識；三是增強技術檔案工作的責任感，提高安全保密意識。（二）健全制度體系，嚴格落實管理，提高檔案質量，確保檔案安全。一是健全技術檔案管理制度；二是在技術檔案管理的各個環節嚴格執行、落實管理制度；三是加強監督檢查，確保技術檔案及時、完整地歸檔，規范、安全地保管，保障技術檔案的完整性和成套性，定期更新維護，提高檔案質量；四是強化安全保密管理。（三）強化隊伍建設，提高專業素質，改進管理方法。一是選擇既懂檔案管理，又有專業知識，責任心強、認真嚴謹的工作人員從事技術檔案管理；二是加強對檔案管理人員的專業培訓，提高其專業素質和檔案管理工作水平；三是改進管理手段方法，引進現代化信息技術，提高檔案管理效率。（四）在安全保密的基礎上，加強對技術檔案的綜合開發利用。一是建立技術檔案信息數據庫；二是在安全保密的基礎上，促進跨部門、跨領域的技術檔案資料共享和綜合開發利用，最大限度地發揮技術檔案的作用。

參考文獻

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