圖書館流程管理研究現(xiàn)狀分析

【摘要】：傳統(tǒng)的圖書館管理和業(yè)務(wù)流程的管理模式存在著很大的弊端，在網(wǎng)絡(luò)信息化時代，如何來優(yōu)化圖書館工作流程成了圖書館迫在眉睫要解決的問題，本文在對這兩方面流程的弊端給了簡單的介紹，并給出了相應(yīng)的優(yōu)化方法。

【關(guān)鍵詞】：圖書館流程;管理;優(yōu)化

在web2.0 時代，大學(xué)圖書館除了有豐富的信息資源、發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)外，還需要有良好的適應(yīng)環(huán)境變化與用戶需求的組織管理方式。受自動化、網(wǎng)絡(luò)化和通信技術(shù)影響，圖書館傳統(tǒng)的藏書樓式的管理與服務(wù)正讓位于網(wǎng)絡(luò)時代的信息共享空間與知識服務(wù)[1]。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)在逐漸的消失，而新的信息需求一時又不能滿足，圖書館越來越缺少吸引力，圖書館的讀者越來越少。圖書館該采用什么樣的管理方式來應(yīng)對劇烈變化的服務(wù)環(huán)境與服務(wù)需求呢？

流程是指完成一件任務(wù)或一項活動的全過程。這一過程由一系列工作環(huán)節(jié)或者步驟組成，相互間有先后次序，有一定的目標(biāo)指向。流程管理指一種以規(guī)范化地構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化管理方法。流程管理的核心是流程，其本質(zhì)是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程[1]。流程的管理實質(zhì)上是對角色能力及其協(xié)調(diào)關(guān)系的管理，是對其能力和關(guān)系的契合。作為一種新的管理理論，這種管理理論盛行于20 世紀(jì)90 年代，該理論不僅為圖書館學(xué)研究提供了新的研究熱點，也為圖書館的實際管理帶來了新的管理理念和有效的改革工具。它的出現(xiàn)立刻引起了圖書館學(xué)理論界的關(guān)注[2]。國內(nèi)有不少專家學(xué)者從理論上探討和研究流程管理理論在圖書館中的運用問題[3]。同時，圖書館界也已開始嘗試把該理論用來指導(dǎo)圖書館的改革。對于圖書館流程管理的研究，目前主要集中在圖書館管理模式優(yōu)化和圖書館業(yè)務(wù)流程管理兩方面。本文從以下幾個方面，綜述國內(nèi)圖書館界的主要學(xué)術(shù)觀點。

1 圖書館管理模式優(yōu)化研究

1.1傳統(tǒng)圖書館管理模式的弊端

自動化技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給圖書館帶來了巨大的變化，同時也帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)圖書館的管理模式越來越不適應(yīng)時代的發(fā)展。陸寶益、鄭建明認(rèn)為，傳統(tǒng)的部門設(shè)置模式有其特定的歷史背景，發(fā)揮了一定的歷史作用。但其缺點也是明顯的，一條完整的圖書館的運作流程線分成幾段，信息在圖書館的流程線路上流動時被分割，對讀者極為不利，讀者需求信息的上傳下達(dá)需要跨越部門界限，不僅速度慢，而且容易失真。文獻(xiàn)信息建設(shè)者不能完整地了解、掌握讀者需求信息和需求心理，很容易導(dǎo)致決策失誤，無法滿足讀者對信息的快速化、個性化需求[4]。

1.2 將流程引入圖書館管理工作中

管理流程是流程中的一種，相對經(jīng)營流程而言，指圍繞管理目標(biāo)需要、針對管理過程而形成的流程。與經(jīng)營流程的最大的不同點在于大都不屬于機(jī)構(gòu)的“職能” 活動，而是為“職能”實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件、提供服務(wù)的活動。除了政府機(jī)關(guān)外，可能并不與機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)伙伴（客戶、供應(yīng)商等）有直接的接口關(guān)系。

流程管理模式雖然具有很大的優(yōu)越性， 但是不能因此而否定職能管理， 流程管理模式所適用的管理機(jī)制僅是一種， 不能單獨去有效應(yīng)對所有的管理問題，流程管理模式不能有效處理的問題還得留給職能管理去解決或與職能管理相配合而得到解決。

基于流程進(jìn)行管理的管理方式在國內(nèi)圖書館界探討的并不多，且研究的深度不夠，視角單一，圖書館界人士應(yīng)加大該領(lǐng)域的研究力度，以促進(jìn)圖書館管理體制的變革，提高圖書館的服務(wù)效率和服務(wù)效果。

2 圖書館業(yè)務(wù)流程管理研究

2.1 傳統(tǒng)圖書館業(yè)務(wù)流程的弊端

專家們普遍認(rèn)為，傳統(tǒng)圖書館業(yè)務(wù)流程存在著一定的弊端，這也是圖書館需要實施業(yè)務(wù)流程重組的原因。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國圖書館在技術(shù)設(shè)備、服務(wù)手段、人員素質(zhì)等方面有了很大的改進(jìn)，但仍然普遍存在人浮于事、效率低下、服務(wù)質(zhì)量不高、用戶使用不便的問題[2]。究其原因，這和圖書館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程的弊端有著密不可分的聯(lián)系。

2.2 圖書館業(yè)務(wù)流程管理

由于圖書館的辦館理念、館藏資源構(gòu)成、信息技術(shù)條件和讀者服務(wù)方式等都已經(jīng)發(fā)生了根本性的變化，因此我們必須對傳統(tǒng)圖書館業(yè)務(wù)進(jìn)行根本性（Fundamental） 再思考和徹底性（Radical） 再設(shè)計，建立一種面向用戶、并能對各種文獻(xiàn)信息資源的組織與傳播進(jìn)行有效管理的新型業(yè)務(wù)流程管理模式。

蒲科提出了復(fù)合圖書館業(yè)務(wù)流程管理模式，并以流程管理為切入點，進(jìn)一步提出復(fù)合圖書館業(yè)務(wù)重組、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源建設(shè)和業(yè)務(wù)流程質(zhì)量控制與評估的實施策略。李娟，楊峰[5]利用Lotus Domino/ Notes 提供的工作流機(jī)制，開發(fā)了圖書館業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了書刊從訂購、記到、編目、調(diào)度、上架流通、剔除等幾個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)，并能實時了解關(guān)于某一圖書、期刊當(dāng)前的處理狀態(tài)、各個環(huán)節(jié)處理的日期和工作人員等，有利于更好地促進(jìn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作，提高圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的整體水平。

結(jié)論

流程管理在圖書館界是新的管理思想和管理方法，是一場管理思維的變革，流程管理不是取代以前的管理理論和管理方法，而是對以前的管理理論與管理方法予以修正和補充，在圖書館實行流程管理以為用戶帶來價值為最終目標(biāo)，提升圖書館的服務(wù)效率和服務(wù)水平[1]。在網(wǎng)絡(luò)化知識化服務(wù)的今天，圖書館需要適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，找準(zhǔn)自己的位置，利用流程管理的技術(shù)與方法為圖書館的運行帶來新的活力。

通過上述分析我們可以看到，國內(nèi)關(guān)于圖書館流程管理的研究取得了一定的進(jìn)展，產(chǎn)生了一定的積極作用，但我們可以看到，目前我國圖書館流程管理理論研究與實踐工作中尚存在亟待解決的問題和必須克服的困難。綜合來看，流程管理在圖書館的應(yīng)用為圖書館完善管理制度、提高服務(wù)水平提供了許多幫助，合理利用好流程管理的思想對圖書館工作的改善、效率的提高具有重要意義。

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[5]李娟，楊峰.基于Lotus Domino/Notes的圖書館業(yè)務(wù)流程管理的設(shè)計與實現(xiàn)[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù)，2004（8）：18-21.