檔案信息化建設(shè)芻議

【摘要】隨著信息化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代化高科技手段的普遍應(yīng)用，社會各個階層對檔案的需求也在不斷加大。傳統(tǒng)模式下的以手工為主的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展和要求，檔案工作重心向信息化發(fā)展已成為必然的趨勢。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息化

伴隨著全球信息化的飛速發(fā)展，檔案信息資源也日益猛增。傳統(tǒng)模式下的以手工為主的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展和要求。特別是計算機及其網(wǎng)絡(luò)化的普遍應(yīng)用，檔案工作重心向信息化發(fā)展已成為必然的趨勢，加快檔案信息化建設(shè)可以說是刻不容緩。信息化的浪潮對檔案管理事業(yè)是一個巨大的沖擊，但也同時推動和促進(jìn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理正從單一的實體管理提升到更高層次的信息化管理模式。信息化建設(shè)的全面推廣和應(yīng)用，將使檔案部門能夠更為方便、更為準(zhǔn)確、更為快捷的為社會各界人士和民生服務(wù)，滿足不同層次間的需求。從而真正體現(xiàn)檔案的重要價值。

一、檔案信息化的定義及重要意義

所謂檔案信息化的定義就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，并提供社會利用，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。其本質(zhì)就是檔案信息化把檔案管理模式從以檔案實體管理為重心向檔案信息化管理為重心進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程。

檔案信息化的重要意義在于兩個方面：

第一檔案信息化是世界信息化管理的客觀要求，檔案信息化建設(shè)是歷史發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是在現(xiàn)代化技術(shù)條件下，全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理提高信息利用率。

第二檔案信息化建設(shè)是新時期我國檔案工作的重大戰(zhàn)略決策，特別是在科技文化、社會保障、衛(wèi)生醫(yī)療、教育就業(yè)等諸多民生領(lǐng)域全社會都在迫切要求檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。目前，伴隨著電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的建立及辦公自動化傳輸網(wǎng)絡(luò)化的普及和推廣，電子文件管理和共享已被普及。而以往的紙質(zhì)文件已經(jīng)無法滿足社會對現(xiàn)行文件利用的及時性、方便傳播和利用的需求，隨著民生服務(wù)領(lǐng)域的不斷深化和拓展，政府大規(guī)模進(jìn)行簡政放權(quán)將原有的大部分政府職能向街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等基層組織下放，并把向社會購買服務(wù)作為減輕行政成本的一種手段。促使各行各業(yè)信息系統(tǒng)建立和完善起來，形成了大量的信息化數(shù)據(jù)，這些大量的信息數(shù)據(jù)的收集保管和提供利用無疑帶動了檔案信息化的管理方式的轉(zhuǎn)變，建立健全檔案信息化管理的法律法規(guī)，逐步實現(xiàn)檔案信息管理的統(tǒng)一平臺，將檔案的實體管理提升到檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平是當(dāng)前我國檔案事業(yè)的重要戰(zhàn)略任務(wù)也是實現(xiàn)國家信息工程的重要組成部分。檔案資源信息化意義重要而且深遠(yuǎn)。

二、檔案信息化建設(shè)的成敗取決于全社會檔案意識能否真正建立起來。

隨著全社會檔案意識的發(fā)展，人們的檔案意識達(dá)到了空前的高度。但是受到知識結(jié)構(gòu)、認(rèn)知程度、經(jīng)濟條件等綜合因素的限制，全社會的檔案信息觀還沒有完全形成。檔案意識還相對薄弱。而在檔案意識還相對薄弱的社會里，社會管理者的檔案意識如果受到制約，檔案事業(yè)的發(fā)展空間和方向?qū)?yán)重受阻。還有社會組織、社會大眾的檔案意識甚至少數(shù)檔案工作者檔案意識的淡泊也會從不同程度上影響到檔案事業(yè)包括檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。為最大限度地減少上述不利因素對檔案信息化事業(yè)的阻礙作用。

三、檔案信息化建設(shè)必須經(jīng)過充分的調(diào)研分析，經(jīng)過反復(fù)的分析論證，才能進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)，切忌要避免盲目建設(shè)帶來的資源浪費。

檔案信息化建設(shè)的重要前提是爭取單位的重視和支持，提供必要的資金和人員物資保障。檔案信息化是指以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機儲存、網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，最大限度達(dá)到檔案信息資源的共享，使檔案信息資源產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟效益的過程。在信息化高度發(fā)展的今天，各單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)安排到與本單位現(xiàn)代化管理同步發(fā)展，做到通盤考慮。與本單位信息建設(shè)共同規(guī)劃、共同安排、同步實施，在資金投入、物資保障、技術(shù)培訓(xùn)方面給予支持，使檔案信息化建設(shè)與本單位整體建設(shè)同步進(jìn)行。

四、檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在各類系統(tǒng)運行比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)之上，在各個子系統(tǒng)的功能完善的條件下實施建設(shè)，以保證檔案信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

1.檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容之一，是檔案部門信息化工作的重要組成部分。在建立起特點突出、利用方便、配置合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，才能有效地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.經(jīng)過全面應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)，極大地推動了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)推廣是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)越來越受到人們的重視和關(guān)注。如清華紫光檔案管理信息系統(tǒng)，東方飛揚檔案管理系統(tǒng)等都廣泛深入地應(yīng)用到檔案管理事業(yè)之中。

五、檔案信息化建設(shè)是一項技術(shù)性和業(yè)務(wù)性都非常強的工作，所以要求檔案信息化管理人員必須具備一定的計算機知識和檔案業(yè)務(wù)知識。

現(xiàn)階段我國檔案部門從事檔案信息化工作的專業(yè)人才，要么是具有一定檔案工作背景，計算機知識薄弱。要么是具備計算機專業(yè)背景而又缺少檔案專業(yè)知識。這兩種結(jié)構(gòu)在工作實踐中都存在實際問題。第一檔案專業(yè)和計算機人才沒有很好地融合，在實際工作中無法有效的交流，達(dá)到效益最大化。第二實際參與檔案信息化工作的人員少，學(xué)歷結(jié)構(gòu)上，業(yè)務(wù)能力上結(jié)構(gòu)性欠缺。易造成檔案信息化人才隊伍的良莠不齊。

針對目前檔案信息化人才的不合理狀況，應(yīng)加大既有檔案技能實踐經(jīng)驗又具有一定的計算機專業(yè)知識的復(fù)合型人才培養(yǎng)。1是通過高等教育來實現(xiàn)采取和高校聯(lián)合培養(yǎng)定向培訓(xùn)的模式從深層次解決檔案部門的人才問題。2加大職業(yè)教育的力度，面對檔案信息化建設(shè)，在職業(yè)教育上有針對性的加強人才培養(yǎng)。3是加強檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，堅持各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)干部的進(jìn)修制度，及在職人員信息化知識的教育和知識更新繼續(xù)教育等。