淺析企業文書檔案整理與保管

【摘要】在當前信息社會，企業發展過程中對信息需求不斷提高，這也使企業文書檔案工作變得越來越重要。隨著信息技術的廣泛應用，企業文書檔案管理方式發生了較大的變化，但由于傳統文書檔案管理工作中存在的一些弊端，對文書檔案管理工作水平的提升帶來了較大的制約。因此需要在原來基礎上，進一步對文書檔案的整理方式和保管方法進行完善，以便于有效的提升企業檔案的管理水平。

【關鍵詞】文書檔案；整理；保管；分類；裝訂

在當前社會快速發展的新形勢下，網絡技術和計算機技術在文書檔案管理工作中應用越來越廣泛，這也對文書檔案整理和保管工作提出了新的要求。

一、做好企業文書檔案整理、保管的重要性

文書檔案具有較強的真實性，能夠對企業的工作現狀進行反映，同時還能夠有效地促進企業的發展，是企業決策的重要信息依據，可以說文書檔案在企業發展過程中發揮著至關重要的作用。當前社會已進入高速發展時期，文書檔案整理和保管工作中也開始融入網絡技術和計算機技術，各種先進技術與文書檔案整理和保管工作有效的結合，這對文書檔案管理工作的高效性具有非常重要的意義。企業檔案管理人員在文書檔案管理工作中，需要按照檔案的內容和實際需求來進行分類，并充分的應用檔案管理技術，有效的提高文書檔案管理工作的效率。現階段計算機技術在文書檔案管理工作中普遍應用，這使文書檔案管理工作形式發生了較大的變化，在對電子檔案信息管理過程中，不需要繁雜的紙質檔案，只需要借助于計算機設備即能夠有效的完成管理工作，不僅檔案管理人員工作量減少，而且工作效率有了大幅度的提升。利用計算機技術可以實現檔案序列的自動編號、自動檢索，有利于提高檔案內容查找和應用的效率，而且在文書檔案管理和保管中計算機技術的優勢也更好的顯現出來，達到了簡單易行的效果。

二、做好企業文書檔案整理和保管工作的方法

（一）文書檔案的整理方法

1、做好文書檔案的立卷工作。 在企業文書檔案整理工作中，文書檔案立卷責任部門需要安排收發人員來對檔案信息進行收集和歸檔，并遵循文書檔案的立卷制度。目前部分企業檔案管理制度還不完善，檔案管理工作缺乏規范性，這就導致在文書檔案整理工作中相關工作缺乏規范性和全面性，從而影響文書檔案的質量，導致文書檔案無法滿足當前企業快速發展的需求。因此企業需要有效的保證檔案立卷工作的科學性和合理性，重視立卷工作，充分的發揮檔案對企業的監督和控制作用，為企業的快速發展提供重要的信息服務。

2、文書立卷的基本要求和方法。在對文書檔案進行立卷時，需要遵循文件材料的規律和聯系性，有效的保證文件本身的整體性，對于不同價值的文件要做到分類整理，并根據具體保管要求采取適宜的保管方式。在對文書檔案進行整理過程中，可以按照年度來進行整理。對于上下級文件可以根據文件的密切關系來分級別整理，具體的批復可以放在一起。在分類過程中也可以針對問題的專門性和問題之間的聯系將文書檔案進行分類別整理，在每一大類下面再按文件的多少來分成若干卷。另外還可以根據保管期限的差異進行整理，通常情況下文件保存可分為永久、長期和短期，針對保管期限的來進行分別組卷。

3、文書立卷的操作程序

（1）初步立卷。根據每年形成的材料數量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

（2）擬寫案卷題名。案卷題名應當準確概括本卷文件的制發機關、內容、文種，文字應力求簡練、明確，一般案卷題名應具備作者、內容、文種三要素。

（3）卷內文件排列與編號。①卷內文件排列，密不可分的文件應當依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應根據內容和文件一起依次序排列；案件材料結論、決定、判決材料在前，依據材料在后。一般文件可按問題或時間順序排列；②裝訂的案卷要編頁號，卷內文件凡有文字、圖像等頁面都應每頁編寫一個號，空白頁不編號。不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內寫檔號、件號。

（二）文書檔案的保管措施

編制歸檔文件責任者、內容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。根據現行文件的格式，確定不同的模板，這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。編制計算機的歸檔程序，對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內容進行一次性的抽取，并給予相應的分數。每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數確認可以實現初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

（三）提高檔案人員的素質

文書檔案整理和保管水平的提升與檔案管理人員的素質具有直接的關系，在文書檔案工作中，檔案管理人員作為主體，人員素質的高低會直接關系到文書檔案的高效性。因此企業需要做好檔案管理人員培訓教育工作，以引來有效的提高檔案管理人員的專業素質和職業道德，使其保持積極、認真的工作態度，樹立良好的服務意識，這樣才能在文書檔案工作中不斷進行創新，使文書檔案管理工作能夠更好與社會發展的需要相適應，使文書檔案能夠有效的服務于企業的發展。

三、結束語

企業文書檔案是對企業經營活動過程的真實記錄，是企業發展過程中不可或缺的重要信息資源，是企業提升競爭力的關鍵所在，因此需要重視企業文書檔案工作，做好企業文書檔案的整理和保管，對傳統的整理方式和保管方法進行創新和改進，充分的利用先進的技術手段來提高文書檔案整理和保管的高效性和便捷性，充分的利用網絡營資源加快推動企業文書檔案整理和保管工作的快速發展，為企業的健康、持續發展提供重要的信息支持。

參考文獻

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