關于機關文書檔案管理工作的思考

【摘要】檔案是對過去發生的事件的真實記錄，其具多種形式的載體，文書檔案作為眾多載體中的主流，主要是利用書面材料經過特定的程序及一定的處理流程所形成的文件材料。機關文書檔案主要是對機關從事的管類管理活動的真實記錄，是對機關不同職能部門及相關人員重要信息的記載，作為機關部門有序工作的重要組成部分，所記載的信息具有重要的價值，因此需要做好機關文書檔案管理工作。文中分析了機關文書檔案管理中存在的問題，并進一步對加強機關文書檔案管理工作的有效途徑進行了具體闡述。

【關鍵詞】機關；文書檔案；管理；問題；途徑

文書檔案一直以來都是國家檔案的重要組成部分，其不僅是對各單位發展歷程的記載，同時也是各單位在基本建設、問題處理及領導決策等方面的客觀反映。文書檔案管理作為機關的基礎性工作，是一切管理工作的基礎，因此需要加強機關文書檔案管理工作，及時對機關文書檔案管理中存在的問題進行分析，并采取切實可行的機關文書檔案管理途徑，確保機關文書檔案管理水平的提高。

一、機關文書檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案原始性難以判斷

長期以來機關文書檔案都是采用紙質材料作為檔案的載體，通過對紙張、字跡、印跡及字體等可以判斷檔案的原始性，但在當前辦公自動化廣泛普及的情況下，紙質檔案開始被電子檔案所取代，這就使檔案由實態轉變為虛態，檔案在生成、傳輸和接受時的狀態處于完全一致的情況，這也使電子文書檔案的原始性很難進行辨別。

（二）文書檔案資料收集不及時

在社會快速發展過程中，部分業務性較強的機關部門檔案數量越來越多，這就導致在行政機關管理工作中檔案收集、整理、數字化處理及查借閱工作量較大，因此普遍采用辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即在日常工作中，檔案管理人員與機關公文收發流轉人員相分享，專職檔案人員不參與機關文書的日常流轉，這種情況下，各個業務科室在對文書檔案進行收集時考慮會欠缺周全，而且在日常工作中存在重業務、輕文書的情況，往往在向檔案部門移交文書時會發現個別公文丟失的問題。

（三）辦文人員檔案管理意識不強

首先，文書部門工作人員都沒有經過系統的檔案業務培訓，同時辦公室負責公文收發流轉的工作人員自身對于檔案法律法規及檔案專業知識也十分缺乏，這就導致公文流轉過程中無法及時對需要存檔的文件材料進行收集。其次，由于工作人員缺乏檔案意識，個別人員往往為了工作方便，將具有參考價值的部分文件長期的放置在自己手中，從而影響檔案的完整性，不利于檔案的開發利用，對文書檔案日常管理工作的順利開展也會較大一定的影響。最后，部分領導者對于公文存檔的重要性缺乏認識，在對文件行文進行簽發及修改時往往使用鉛筆及圓珠筆，同時還存在部分重要內容行為不規及資料不全的問題，這使其在保存過程中保存壽命很難保障，影響檔案的壽命。

二、加強機關文書檔案管理的有效途徑

（一）提高文書檔案人員的綜合素質

首先，文書檔案人員要努力提高自身的業務素質，能夠熟悉運用計算機技術和網絡技術。

其次，作為機關文書檔案工作人員，要具備過硬的政治素質，不僅需要具備明確的政治方向，同時還要具有高度的責任感及鮮明的政治立場，在工作中樂于奉獻、勤奮敬業。

最后，機關文書檔案是一項非常嚴肅的工作，需要檔案物寶天華 員要保持嚴謹的工作態度，端正服務意識，努力提高檔案服務質量，進一步促進文書檔案的有效利用。

（二）健全機關檔案管理制度

加強相關檔案法律法規的宣傳，讓機關單位領導干部和工作人員認識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機關綜合辦文部門的聯絡，在業務檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。

（三）構建機關檔案工作組織網絡

健全機關文書檔案工作組織網絡，就應該不斷地創新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務機關內部工作。在文書檔案之中，工作組織網絡健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應的“網絡”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發揮。面對這樣的情況，就需要健全機關檔案工作的組織網絡，并在“網絡”內部做到層層落實，切實執行，就能夠提升管理質量。健全“網絡”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網絡來挖掘其內在價值，真正地將材料細化、活化，找準檔案與機關各項工作的切入點與結合點，最終實現信息化文書檔案管理。

（四）做好文書工作和檔案工作的規范銜接

文件做好檔案的重要組成材料，其質量好壞直接關系到檔案的質量，只有高質量的文件作為基礎，才能有效的保證檔案的質量。因此需要對文書進行規范化處理，以此來提高檔案管理水平。這就需要文書人員要做好文書材料的立卷和歸檔工作，增強自身的檔案管理意識，實現文書檔案工作的一體化。作為文書人員，日常工作中要對文件材料質量進行重平原面積，及時對文件進行處理，對于收發的文件要及時登記和記錄，特別是一些領導講話及外出開會的記錄更要及時進行收集和處理，確保文書檔案材料的完整性。

三、結束語

文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。因而需要提高機關文書檔案管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善的文書檔案管理機制，進一步規范文書檔案管理工作的程序，實現文書檔案管理的規范化和標準化，從根本上提高文書檔案資料的利用率，使文書檔案更好地為機關單位各項工作的開展提供良好的服務。

參考文獻

[1]趙恩芳.談機關文書檔案員如何管理檔案[J].辦公室業務，2014（11）：174.