普通高中學籍檔案雙套制管理芻議

【摘要】隨著科學技術不斷發展，對整個檔案管理帶去了極大的影響。而在傳統社會和現代社會的雙重壓力之下，我國許多高中的檔案管理工作中存在著傳統紙質學籍檔案和電子信息的學籍檔案。這就要求針對這一現象采取必須要的手段，提高整體管理水平。因此檔案雙套制管理方式應運而生。本文主要分析了現階段普通高中在學籍檔案的管理工作中使用的雙套制管理方式。

【關鍵詞】普通高中；學籍檔案；雙套制管理

社會不斷發展的今天，個體檔案在具體的生活進程中起到的作用越來越重要。無論是在高校畢業生畢業之后踏進社會，還是選擇繼續深造。無論是工作的更換，還是考公務員等，都要求檔案一定要完整并且真實。因此檔案在整個社會具體進程中起到的作用越來越重要，需要我們高度關注和重視這一內容。然而學生群體仍然沒有意識到檔案的重要性，許多大學生在畢業之后，才發現被自己漠視的檔案原來決定著這么多的內容，對自己的生活起到如此重要的作用。這時候再去找檔案，極有可能導致檔案的丟失。這就要求學校在檔案管理中，一定要重視學生對檔案的態度，采取合適的檔案管理方式來加強檔案的管理。

一、普通高中學籍檔案雙套制管理的簡要概述

我國普通高中對于檔案管理所采用的傳統方法是在專門的環境中對檔案采取保管措施和手段，來加強對于檔案的監督管理工作。而隨著社會不斷發展，社會經濟水平不斷提高，科技飛速發展，互聯網的普及為我國傳統紙質檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學技術的推動之下，我國檔案從紙質朝著電子化和數字化的方向發展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時還能減少檔案在收集和整理過程中所浪費的大量時間以及做的許多無用功，這對于整個檔案管理和發展來說起著十分積極的作用。它不僅對于保存場地要求少，更是對于整個環境的干凈與否要求低，但是卻強調整個環境之中對于電磁的要求卻極高，因為電磁能夠影響整個計算機的具體網絡環境，容易產生波動。

即便是電子檔案呈現出極高的優越性，但在一段時間內電子檔案無法完全取代我國傳統紙質檔案。因此以紙質檔案與電子檔案的特點為基礎出發，要求我們要采取專門的手段和措施來做好傳統紙質檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現了“雙套制”的檔案管理方式。

所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統紙質檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態度，將紙質檔案所具有的優勢和電子檔案所具有的優勢結合起來，即可以在管理過程中使用高效的專用搜索系統，又可以發揮紙質檔案作為憑證的一種價值。這在整個檔案文件的管理過程中，介質變化蘇采取的一種主要管理方式。

二、普通高中學籍檔案雙套制管理方式的具體使用

現階段我國許多省市自治區已經開始建立了普通中小學學生學習檔案電子信息化管理的專用系統，并且出臺了多種規定，表明電子檔案成為學生升學和就業等具體工作的主要依據，并且改變了傳統紙質檔案的遞交方式，逐步的實現傳統紙質檔案退出歷史舞臺。正是這些標準，使得學校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來滿足各方面的具體要求。學生在入學期間，建立紙質檔案，并且要建立兩份，一份學校留底，一份要學生在學習畢業之后帶走，無論是去參加工作還是到大學中去學習。而面對這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現階段的社會要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。

學校在使用雙套制的檔案管理方式時，需要做好這樣幾個方面的工作：

（一）提高學籍內容的完整性

根據筆者的走訪發現，有些學校根據具體社會經濟發展情況以及學籍檔案實際要求，不斷的補充完善整個學籍檔案內容的完整性。許多學校充分發揮班主任和任課教師的主觀能動性，不定期地請他們結合實際對完善學籍檔案的保管內容提出合理化建議。

以前的學校紙質學籍檔案內容包括學籍卡、思想品德考核表、；高中畢業證書存根；高考成績單等。隨著時間的推移增加了畢業生鑒定表和綜合素質評價基本信息表。而又根據社會發展的具體要求，將學籍檔案內容調整為學籍卡、畢業生鑒定表、綜合素質評價基本信息表、高中畢業證書存根、考生報名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時，電子學籍檔案的保存內容也根據上級有關部門的規定不斷調整與完善。

（二）明確工作流程，提升工作質量

紙質材料由原先定時歸檔轉變為結合電子文件即時歸檔。學校檔案室同步整理紙質檔案與電子檔案，賦予同一內容的兩套檔案統一的檔號，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質檔案實現有機對應。慈溪中學教務處學籍管理人員把同樣內容的紙質檔案和電子檔案按時匯總上交學校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質學籍檔案匯入學校文書檔案中，把電子學籍檔案匯入學校多媒體檔案中，這一做法可以充分發揮紙質檔案與電子檔案的各自優勢，有利于檔案查閱利用。

（三）提升檔案管理人員專業素質，確保工作成效

較之于傳統的檔案管理工作，普高學籍檔案雙套制管理的專業性更強，提升普高檔案管理人員專業素質十分重要。首先，檔案管理人員應積極轉變檔案管理理念，打破傳統的工作思維定勢，充分發揮主觀能動性，積極適應學籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應努力改善自身知識結構，主動學習與信息自動化管理相關的基本知識，著重掌握電子學籍檔案管理系統的計算機操作與維護等技能。再次，檔案管理人員應充分了解電子檔案管理的特點及風險隱患，認真貫徹落實國家、省、市及本校應對電子檔案管理風險的各項規章制度，確保檔案安全。

三、結束語

隨著科學的不斷發展，電子技術的不斷進步，人們會研究出更好的保護措施來，電子文檔或許會全面替代紙質文檔，使檔案管理的發展進入一個新時代。隨著社會快速發展，信息交流迅速而頻繁，使得檔案信息的來源渠道變得豐富而寬廣，普通高中檔案實行雙套制管理，電子檔案同紙質檔案并存，各有優缺點，兩者的優缺點互補、共同發展，不盡安全、可靠，便于管理，更為檔案文件上了雙保險。

參考文獻

[1]吳玲.淺談檔案\"雙套制\"管理[J].檔案，2003（5）：17-19.