試論電子檔案的管理要點

【摘要】隨著信息時代的到來，電子文件與電子檔案在日常辦公與管理中逐漸得到廣泛的應用，但在網絡環境下，電子檔案也暴露出一定的不足。本文基于電子檔案的優缺點和發展現狀，提出電子檔案的管理策略，以提高電子檔案管理的科學性和有效性。

【關鍵詞】電子檔案；管理；現狀；策略

電子檔案也稱作數字檔案，對電子文件進行有效的歸檔處理，即形成了電子檔案。這里所提到的電子文件，是在數字設備及環境中生成的，并以數碼形式存儲于磁盤和光盤等載體中，以通信網絡主要傳遞形式的文件。在網絡環境下，電子檔案面臨著信息泄露或丟失、數據完整性遭到破壞或病毒傳播等威脅，因此加強電子檔案的科學化管理是當前檔案管理人員所面臨的一項重要課題。

一、電子檔案的優缺點

（一）優點

一是電子檔案的時效性較強，周期較短，以數字化方式對檔案進行整理和統計等，減輕了檔案管理人員的勞動強度，簡化檔案管理環節，縮短了檔案管理的周期。二是電子檔案具有個性化和交互性。電子檔案的管理模式具有現代化特征，促使用戶之間密切交流和溝通，在一定條件下發生角色的轉化。三是電子檔案形式具有實時性和網絡化特征，通過網絡技術和數字技術的有效利用，有效的提高了電子檔案傳輸和通訊的便捷性。四是加工的標準化。電子檔案的加工與整合都具有統一標準，尤其是在編碼技術、視頻格式以及瀏覽平臺等方面，通過對互聯網技術的有效運用，促進檔案資源的有效共享，并實現跨庫檢索的實現。五是電子檔案具有智能化特征，其檢索系統能夠依據檢索條件自動進行分析和檢索，促進多語言混合檢索以及檢索結果的自動排序等功能的實現，為用戶提供準確可靠的檔案信息，促進檔案實際利用價值的有效發揮。

（二）缺點

一是所依賴的軟硬件不穩定。現在計算機軟、硬件系統更新換代快，尤其是軟件系統。幾年的時間就出現新的電子文件存儲的數據結構變化而面臨需要轉換的問題。二是載體的不穩定性。從磁帶到磁盤、光盤電子文件的載體也在發生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。三是電子文件具有可改性，經更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，其真實可靠性遠不如紙質檔案。四是容易被損壞。

二、電子檔案管理的現狀

（一）對電子檔案的認識存在一定局限性

以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾，給想利用檔案的人員帶來極大的不便。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展，人們的價值觀念發生變化，意識到檔案在經濟發展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。

（二）檔案管理的標準化進展緩慢制約著電子文件的整理與歸檔

檔案管理的標準化是對系統實施計算機管理的前提和基礎。許多單位因實施現行分類法有一定的難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其是的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。

（三）電子文件檔案信息安全問題日益突出

隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉，電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網絡作為生存基礎的電子文件處于網絡環境中，一個疏忽就可能導致滅頂之災。

（四）計算機技術尚未大規模應用于檔案管理

由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，很多管理員沒有接受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案管理軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

三、電子檔案管理策略

（一）轉變管理理念，加強組織管理

當前電子檔案管理上仍存在一定不足，一定程度上阻礙了檔案電子化的發展。因此各部門在電子檔案管理的過程中，應當積極轉變電子檔案管理理念，加強電子檔案工作的組織管理，將電子檔案管理工作落實到實際行動中，切實提高電子檔案管理的有效性。

（二）加強電子檔案全過程管理

由于電子檔案管理具有一定特殊性，因此其檔案及文件的收集及管理方式與傳統紙質檔案文件均存在明顯差異。因此相關檔案管理人員應當加強電子檔案全過程管理，結合電子檔案的實際情況，對原告進行收集和遮蓋力，建立電子檔案與紙質文件之間的標識關系，必要情況下應當制作紙質拷貝件，或制成微縮品，以免系統故障而導致電子檔案泄露或丟失。

（三）制定科學且嚴密的電子檔案工作標準

隨著現代社會科學技術的發展，電子檔案逐漸被廣泛應用，為提高電子檔案的安全性，應當積極建立科學且嚴密的電子檔案管理規范，充分做好電子檔案的積累、整理、鑒定、歸檔以及保存等環節，提高電子檔案管理的科學性和規范性。

（四）采取切實可行的信息保護措施

為保障電子檔案管理的有效性，應當從入口、傳輸和使用三個方面保護電子檔案信息的安全性和真實性。當前技術條件下，為防止電子檔案信息被竊取、刪除或修改，比較常用的信息保護措施主要有加密技術、身份驗證、檔案備份以及安裝殺毒軟件等方式，防范電子檔案被非法訪問或隨意刪改，提高電子檔案信息的安全性。

四、結束語

總而言之，電子檔案的出現和應用，是社會科學技術進步的產物，為進一步提高電子檔案管理效率，應當積極改進電子技術措施，加強電子檔案信息的交流，提高檔案資源的安全性和可靠性，為社會提供更加優質的檔案信息服務。

參考文獻

[1]蘇玉娟.檔案信息電子化的探討[J].中華少年，2016（13）.