信息化環境下學校檔案資源整合的策略探討

【摘要】隨著社會經濟的發展，互聯網的廣泛應用，學校檔案部門迫切需要進行檔案資源的整合，以適應教育信息化的需求，同時這也是推動檔案管理部門實現自身發展與學校發展的必由之路。信息化環境下，學校進行檔案資源整合的根本途徑在于充分利用先進的信息技術，對檔案數據資源、管理服務、技術運用等進行全面的有效整合，創建基于互聯網的檔案資源管理服務平臺，為用戶提供優質的專業化服務。本文在分析信息化環境下學校檔案資源整合的主要內容的基礎上，探討了學校檔案資源整合的有效策略，以期為相關工作人員提供參考。

【關鍵詞】信息化環境；學校；檔案資源整合；內容；策略

檔案作為社會生活的真實記錄，是人類歷史文明的縮影。而學校檔案是學校在各類教學、科研及管理活動中形成的各種資源，記錄著學校的歷史，承載著學校的文化，對于學校各類活動的開展及重大決策的制定皆具重要的指導意義。可以說，學校檔案資源既是寶貴的信息資源，又是學校重要的管理資源以及文化資源。學校檔案資源內涵十分豐富，涉及管理、科研、學生、教師、教學、儀器設備、基本建設、財會、外事等眾多內容，信息含量大而雜，需要加強管理，才能充分發揮其價值，提升檔案利用率。

一、信息化環境下學校檔案資源整合的主要內容

信息化環境下，學校檔案資源的整合需依托互聯網，以信息化手段實現對各類檔案資源的整合，打破各部門的“信息壁壘”，建立統一的、網絡化的檔案信息資源共享平臺，滿足用戶實時調閱檔案的需求，提高服務質量。具體而言，信息化環境下學校檔案資源整合的主要內容包括以下幾個方面：一）數據資源的整合。即通過數據復制、聚集與數據接口之類的技術化方式，使物理位置相分離的數據實現整合，并使異構數據實現整合。通過在學校各部門之間建立統一的兼容性數據接口、數據集成框架與信息管理中心，使各部門實現檔案信息資源的共享。二）系統資源的整合。受制于技術手段的局限及管理理念的落后，以往的學校檔案信息系統多以各部門自建為主，部門之間各自為政，未能形成系統化的統一服務平臺，致使檔案數據重復建設、數據不一致等現象時有發生。信息化環境下，實施檔案資源的整合，需要學校各部門形成合力，建立統一的檔案資源管理平臺，為檔案信息的共享奠定基礎。三）管理資源的整合。學校檔案資源的整合終歸要回到檔案管理上來，整合是為了更好地管理資源，加大對資源的利用率。

二、信息化環境下學校檔案資源整合的有效策略

（一）收集豐富的檔案資源，使資源整合獲得數據支持。學校檔案資源整合需要有大量真實、可靠的數據信息作為支撐，這就需要檔案管理部門加強對數據信息資源的收集與整理，對各部門的檔案資源進行登記，分類保存，并加強信息來源的普查工作，確保檔案信息的真實可靠。在檔案資源收集的具體工作中，既要對信息的類別、重要性、保密程度進行區分，又要擴大信息收集的范圍，應明確學校檔案資源不僅包括招生、教研、日常管理等活動所產生的檔案信息，還包括學校的書籍刊物購買、設施設備引進等檔案信息；既包含學生的學籍、考試類檔案信息，又包含教師個人檔案及教學檔案信息，此外，學校的公文書函、影像資料、規章制度，教師發表的論文，學校創辦的刊物等，皆需作為檔案資源進行收集整理，以為學校檔案資源整合提供數據支持。

（二）建立健全的管理制度，使檔案資源整合規范化。加強制度建設，使學校各項檔案管理工作有章可循，是實現檔案資源整合規范化的重要方法。學校檔案管理部門應堅持以資源建設為中心，以檔案信息化建設為著力點，以制度建設為保障，切實實現檔案資源的整合。具體而言，各學校應在加強《檔案法》學習的基礎上，結合本校實際制定相適應的檔案管理制度，如《學校檔案人員責任制度》、《學校檔案資料收集管理制度》、《學校檔案室管理制度》、《學校檔案信息平臺管理制度》等，以使檔案收集、整理、利用的各環節有法可依，規范檔案工作人員的行為，明確其職責，促進學校各部門、各科室加強合作與聯系，使檔案資源整合工作與學校各項活動密切關聯，同步進行，以加速檔案資源信息化整合的進程。

（三）提升檔案信息服務能力，加快服務資源整合。服務整合，即是改變傳統服務方式，拓展服務的領域，豐富服務的內容，更新服務的理念，以實現檔案信息服務的優化。在信息化環境下，學校檔案管理人員要想提升服務水平，需加快服務資源的整合，可從兩方面入手：一方面，完善檔案資源收集、整理、整合的流程，按照具體的規章制度實現整個流程的運作，提高檔案信息資源整合的實效，便于檔案查詢、調用服務的實施。另一方面，提升檔案信息服務的主動性，實施個性化服務。學校檔案管理人員應主動分析用戶需求，針對行政人員、教師、學生等不同群體的不同需求實施個性化服務。如在畢業生就業階段，公示最新就業形勢報告及各行業發展前景的匯總，以供學生參考；在校慶日，整理好學校的校史及各階段重大事件，向學生進行展示及講解，使學生對學校的發展史有更深入的了解。

（四）建立高素質人才隊伍，實現檔案資源整合的專業化。信息化環境下的學校檔案資源整合工作是一項技術含量較高的復雜工程，不僅需要檔案管理人員具有專業性知識，還需其掌握現代信息技術，熟悉互聯網的管理與使用，能確保檔案信息存儲的安全與高效利用。據此，各學校檔案管理部門需加大對檔案工作人員的培訓力度，不斷提升其專業水平和綜合素養，以使檔案資源整合工作更具專業化，更加高效、優質地開展。具體而言，各學校檔案部門可邀請檔案方面的專家、學者入校召開講座，以使學校檔案管理人員掌握最新前沿信息，更新檔案管理理念和方法；其次，要加強部門人員之間的交流和學習，使之取長補短，共同進步；再次，要加強學校檔案工作人員的技能培訓，使其既懂計算機理論知識，又能熟練掌握操作技術，促進檔案資源信息化整合順利開展。

三、結語

信息化環境下，加快學校檔案資源整合工作符合教育信息化的需求，這就需要各學校檔案管理部門加強工作意識，轉變工作認識，以科學、合理的方式實現檔案資源的信息化整合，構建統一的系統化檔案信息管理平臺，為學校的管理、教學、科研等各項工作提供優質的檔案服務。

參考文獻

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