大數據時代下急救中心檔案管理信息化建設研究

【摘要】大數據時代是繼信息化時代后又一個影響全球經濟社會的大變革，大數據時代給檔案管理既帶來了機遇，也帶來了挑戰。檔案管理基本已經達成共識，大數據時代下信息化建設將有助于檔案管理的建設。但是急救中心檔案管理作為政府管理機構，在相對封閉的環境下，急救中心檔案管理信息化建設自身存在一些問題，如何應對大數據時代的到來，提高信息化建設水平，是一個重要研究課題。

【關鍵詞】大數據；信息化建設；檔案管理

一、大數據概述

大數據指的是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化。大數據檔案管理就是利用大數據的優勢為檔案管理進行服務，通俗地講，檔案管理利用計算機、網絡等技術處理海量的信息，為檔案管理服務，改變了傳統檔案管理服務模式。大數據檔案管理以大數據為平臺，拓寬傳統檔案管理邊界。大數據克服了傳統數據零散、斷續、單一的特點，使數據能夠充分發揮出檔案的作用。

大數據是數據由量變到質變，其表現特征和功能出現發生了變化，具體體現在：①數據信息巨大。大數據下各種渠道和設備搜集到的信息總量巨大，而傳統的很多檔案流通的信息只是其中很小的一部分；②數據類型繁多。大數據數據類型包羅萬象，形形色色，由各種方式、途徑、用途產生的數據都歸入大數據庫，形成巨量的異構數據，比如：檔案的視頻資料、通話記錄都可以轉化為重要的數據；③價值密度低。關鍵的信息往往隱藏在海量的信息之中，大部分信息可能是無用信息，需要經過大量的分析過程才能得到需要的信息，大數據價值密度低。同時，大數據檔案價值高，通過專業的渠道可以挖掘出各類數據隱藏的巨大的檔案價值；④增長速度快。隨著對數據的廣泛應用，社會結構化數據和互聯網非結構化數據的信息會不斷增長，數據量的增長會越來越快。

二、大數據時代下急救中心檔案管理加強信息化建設的必要性

大數據時代下急救中心檔案管理信息化建設面臨著重大轉變，大數據是檔案管理信息化建設的進一步深化和拓展，是對現行信息化建設的又一次突破，將再次改變檔案管理模式，大數據時代下檔案管理信息化建設機遇和挑戰并存。大數據時代下，檔案管理將面臨著如下轉變：第一，互聯網交易成為發展趨勢。互聯網改變了人們的消費方式、溝通方式和行為習慣，人們對互聯網的依賴程度逐漸加深，急救中心檔案管理由物理網點向互聯網虛擬網絡轉變是未來發展趨勢?；ヂ摼W交易降低了檔案管理運轉成本，通過大數據分析也能幫助人們對檔案的各類進行整理分析，為人們提供真實有效的檔案信息。第二，突破傳統業務邊界?；ヂ摼W面向廣大網民，能夠很好的解決了急救中心檔案管理區域化的局限性。利用計算機網絡技術對大數據進行分析挖掘，以提供檔案服務為目的，可以檔案管理服務水平。第三，檔案管理模式發生重大轉變。傳統檔案管理大多數都是以紙質保存，而大數據時代背景下的檔案管理是以網絡信息的傳輸和保存作為主要管理模式，這樣就可以更加高效的為人們提供檔案查詢服務。第四，檔案信息日益多樣化、個性化。大數據為檔案管理提供人們多樣化需求信息，檔案管理能夠對需求信息進行分析加工，深挖隱藏的人們對檔案的需求，例如可以為人們提供除去傳統紙質檔案之外的音頻、圖像等信息。第五，轉變檔案風險管理模式。風險管理是檔案管理的重要組成部分，檔案管理傳統風險管理多從制度、人員等方面開展，大數據分析技術能做到實時掌控檔案管理的信息動態，能夠使檔案管理員對檔案信息進行實時監控，進而能夠提高了風險管理的前瞻性。

三、大數據時代急救中心檔案管理模式的變化

（一）急救中心檔案管理理論體系的變化

大數據時代，急救中心檔案數據量的增加、檔案服務水平要求提高以及檔案軟件平臺的應用，檔案工作者對檔案的認識不能只停留在過去傳統的管理觀念上了。檔案紙質時代被迫接受檔案信息化時代的挑戰，催生出了新的檔案管理基礎理論，如新來源觀、文件連續體論、宏觀鑒定理論等。大數據時代的到來，急救中心檔案管理理論還將再次受到沖擊，推動檔案管理理論不斷擴展。本文認為需要樹立以下幾個觀點：第一，大數據觀，在急救中心檔案管理領域，館藏檔案就是檔案部門的大數據，檔案管理人員都希望能夠將所有的檔案進行歸檔分類，但是由于受到種種現實因素的影響，以至于只能采取“取其精華”的方法進行歸檔整理，但是那些看似毫無意義和參考價值的資料也許會在未來成為重要的檔案信息。如果檔案管理能夠站在長期發展的角度去考慮，就知道現有的傳統的檔案管理模式會造成很多資源的損失，因此檔案管理部門需要盡快樹立大數據觀，不可放棄任何一條檔案信息。第二，大檔案觀，大數據觀強調的是對數據的重視，抱持一切數據皆有用的思想。大檔案觀則是要將一切皆有用的數據視為檔案，轉變成一切急救中心檔案皆有用的態度。本文認為對于大檔案觀的理解需要從以下兩點考慮：第一，“有容乃大”，檔案歸檔的范圍上要做到包羅萬象，對于信息做到及時保存更新，在瞬息萬變的互聯網更需要這樣做，如果不能及時的整理歸檔檔案信息，那么極有可能會迫使那些檔案信息石沉大海；第二，檔案信息無處不在。檔案信息并非只是來自于官方文件，也可以是來自于草根，很多檔案信息分布較為零碎，若不能被及時收集，就不能發揮應有的價值。第三，大服務觀。急救中心檔案服務在大數據時代必將朝著社會化、多元化方向發展，急救中心檔案管理重心要向服務傾斜。大數據時代，檔案能夠運用信息技術把海量數據進行揭示，就可以為人們提供數據挖掘，同時需要提升檔案服務的主觀能動性，向用戶提供信息抓取準、知識含量高的檔案定制、推送服務，而且更多的人們希望檔案部門能夠提供更多不受時空限制的海量數據服務。

（二）檔案數據資源體系的變化

大數據時代，信息資源呈現爆發式增長，最終作為檔案保存下來材料的也急劇增長，檔案不再缺，而是泛。檔案數據的來源更廣泛、內容更豐富、采集方式也發生了改變。首先，檔案數據的來源更廣，大數據時代，檔案數據的來源更多地傾向網絡化、社會化、平民化，互聯網的普及、網民人數的增多，使得網上信息成為了檔案數據的主要來源之一。其次，檔案數據的內容更豐富，隨著急救中心檔案信息化進程加快，檔案部門漸漸脫離了人工手動管理檔案方式，大數據時代，檔案工作講究的是時效性和便捷性。信息資源數量再多，沒有被收集歸檔就不是檔案。檔案的收集一直是檔案管理的主要業務。但是對于稍縱即逝的有用信息進行抓取也對檔案管理工作者提出了更多的要求。

（三）檔案利用服務體系的變化

首先，檔案服務對象改變，隨著網絡信息時代的到來，急救中心檔案服務增加了一批新客源——網絡用戶，他們不再需要親身前往檔案館，擺脫了線下受時空的限制，足不出戶就能獲取所需，不管是需要幫助還是閑暇瀏覽，他們的求助和咨詢行為有意無意的成為了檔案用戶和檔案潛在客戶。其次，檔案服務內容改變，檔案服務通常是用戶需要什么檔案員就提供什么，這是服務淺層次狀態。大數據時代要求檔案服務“深入人心”，更加注重對用戶個體行為的關注，通過對用戶的身份登記、查閱記錄、搜索方式、利用結果等數據的分析得到用戶的利用需求和利用習慣，從而開展以滿足社會個體訴求為目的的檔案大服務，對每個檔案用戶進行特定問題的分析、查找與決策，追求檔案服務內容差異化、精細化。第三，檔案服務方式的改變，大數據時代也促使檔案管理開啟了檔案人性化定制、智能化推送服務方式。需要了解用戶的需求趨勢和利用偏好，觀察他們在利用查詢檔案的時候，是否還想知道更廣更深更多的隱性知識，智能推送出用戶感興趣的知識服務。

（四）檔案安全保障體系的變化

檔案管理工作安全至上，確保檔案安全，就是保障黨和國家及人民群眾的安全，檔案安全高于一切。大數據時代，數據數量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，都在對傳統的檔案安全體系形成壓迫和挑戰。檔案數據隨時面臨以下幾個方面的安全體系變化：第一，保管條件的改變，傳統的急救中心檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，信息技術的發展帶來了多樣化的信息載體形式，現在的檔案除了基本的“八防”外對保存的條件和場所有了更高的要求，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，急救中心檔案館在新建、改擴建時既要考慮檔案數據保管基礎條件設施安全可靠，另外還要購置專門專用的設備來保護類型各異檔案的安全。第二，長期保存的改變，如今類型各異的檔案，載體不一材質差異大，長期保存需要花費更多的精力和功夫，就如光盤檔案的理論保存年限是二十年，但是大多數光盤在存放了幾年之后就無法打開。大數據時代，尤其是電子文件、數字檔案的長期保存隨時都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。第三，技術手段的改變，大數據時代下傳統的急救中心檔案管理技術手段遠遠不可滿足，現在很多檔案部門開始使用云計算技術輔助工作，但是由于檔案部門技術能力差，只能對外尋求云計算機的服務商，雖然服務商能夠提供安全保障和安全管理，但是數據的采集、存儲、等任意環節，很有可能出現被黑客攻擊的可能，以至于出現數據泄密等安全問題，一旦出現這些問題檔案部門將變得卻束手無策。

四、大數據時代應對檔案管理模式變化的策略

（一）加大資源聚集，建立更加全面的檔案資源體系

首先，完善急救中心檔案資源的建設主體，在大數據時代背景之下，很多機構、社會組織和個人都需要得到各式各樣的數據，而且彼此都擁有不同的數據，然而彼此的數據不能做到互聯。檔案部門的工作就是要這些數據盡收囊中，然而急救中心檔案管理部門人少力薄，難以完成對檔案資源進行完整收集的重任，那么就需要建立更加全面的檔案資源體系，以檔案部門為主，認可和鼓勵各類社會組織及個人參與檔案管理工作中來。其次，科學整合檔案資源，隨著大數據時代的檔案信息化步伐加快，急救中心檔案部門要學會信息技術的工作方法，進一步加大對檔案資源優化整合的能力，另外檔案部門也需要充分發揮出云計算技術的作用，做到對檔案信息資源的整合，建立更加完善的“中國檔案云”，以便于對更多檔案資源的集聚。第三，改變檔案資源采集方式，積極開展接收和征集工作是傳統的檔案資源采集方式，急救中心檔案部門以豐富館藏為目標，依法做好到期應進館檔案接收工作。大數據時代，急救中心檔案資源的采集不能光是坐等人來，網絡資源的實時變化、檔案形成者的大眾化都需要檔案部門改變檔案資源采集方式，收集到數量更多和質量更好的檔案資源。

（二）轉變服務方式，健全服務為民的檔案服務體系

數據本身是無任何價值的，只有拿到數據并加以利用才能夠發揮檔案數據的真正的作用和價值。如果只是將檔案數據束之高閣，那么檔案就和一堆廢物毫無差別，保存再多也是沒有任何的作用。大數據時代，急救中心檔案資源要實現物盡其用，盤活檔案資源，那么就需要構建基于檔案資源價值存在的知識服務體系。本文認為需要從以下三個方面進行轉變：首先提供人性化服務，急救中心檔案管理部門要建立“以人為本”思想，用戶第一為原則，提供平等獲取信息的權利，面對用戶熱心、耐心、細心、專心，對用戶的訴求要認真傾聽。其次提供個性化服務，個性化服務主要是指由于不同的用戶對于急救中心檔案數據的索取不同，那么急救中心檔案部門就需要針對不同的用戶提供他們所急需的內容進行推送，甚至可以提供定制服務。第三，提供智能化服務，急救中心檔案部門利用較為先進的計算機技術，能夠對急救中心檔案數據信息進行有效的歸檔整理，那么就可以借助檔案計算機服務系統為用戶提供智能化的檔案數據處理服務，幫助用戶對數據信息進行快速的篩選。

（三）建立全新的檔案安全體系

安全責任重于泰山。首先必須建立安全責任制，單位一把手握兵權掌控全局，對急救中心檔案安全全權負總責，責任細分到各科室各人頭上，尤其是要對信息化科室嚴加要求，形成“檔案安全人我有責”的氛圍。其次需要加強物理防護，一定要針對大數據時代背景下的急救中心檔案保存媒介方式進行科學有效的物理管理，建立良好的物理保護環境，例如需要在急救中心檔案庫房安裝視頻監控、自動報警等安全系統，并且要對急救中心檔案庫房做到無塵處理，并且要實時對檔案管理計算機主機系統進行病毒查找、漏洞修復等工作。

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作者簡介

姓名：劉麗；（1982.01-）.性別：女.民族：漢.籍貫：山東省定陶縣；從事職務/現職稱：檔案管理/助理館員；作者單位：菏澤市120急救指揮中心，作者單位所在省市：山東省菏澤市，作者單位郵編：274000。