完善檔案信息化管理的措施探討

【摘要】檔案是對企業經營管理過程中形成的重要資料進行收集保管，也是企業經營管理工作中的重要內容，加強對檔案的管理，能夠為企業的發展創造更多的價值。在計算機信息技術高速發展的形勢下，企業檔案管理也需要適時的引進信息化技術，加強檔案信息化管理，從而提高檔案管理的工作效率，進一步深化對企業檔案資源的開發利用，從而最大限度的發揮檔案資源的潛在價值，為推動企業的長效發展創造有利的條件。

【關鍵詞】企業檔案；信息化；管理

檔案信息化管理是時代發展的必然趨勢，也是對檔案管理工作進行深化改革的重要途徑。檔案資源是企業在經營發展的過程中所形成的珍貴的資料，通過對檔案信息資源的深入挖掘和分析，能夠詳細的了解企業的經營發展狀態，從而為企業領導層的經營決策提供有利的依據。

在現代化社會背景下，企業的生產效率不斷提升，檔案管理部門需要適應這種快節奏的工作狀態，從檔案信息資料的收集、整理、分析以及開發利用，都需要較高的工作效率，所以檔案信息化管理勢在必行。檔案信息化管理充分的利用了計算機網絡技術的優勢，能夠對信息資源進行快速處理，從而提高工作效率，能夠更好地為企業的發展服務。

一、實現檔案信息化管理的必要性

（一）加強檔案信息資源開發利用的重要手段。現代社會已經進入了高速發展的時代，信息成為企業競爭的重要籌碼，所以在企業經營管理過程中，要加強對信息資源的開發利用。企業檔案管理工作是對企業經營過程中各種信息資源的收集管理，通過對信息資源的加工整理，能夠更加深入的挖掘具有價值的資料，為企業的發展提供重要的依據。而檔案信息資源的開發利用需要通過信息共享平臺來實現，所以檔案信息化管理是對檔案管理工作變革中的重要手段。

檔案信息化管理，能夠對檔案信息資源的全過程進行快速的處理，通過信息共享平臺的建立，能夠實現對信息的快速收集和傳輸，從而加速企業內部的信息流通，為各項經營決策的制定便利的條件。

（二）企業網站建設的重要依據。在信息網絡時代，企業的發展已經不在局限于實體，而是通過網絡進行開放式經營，企業會建立自己的網站，在網站中展示企業的產品，為客戶提供充足的信息，并且對于企業經營發展過程中的各項信息資料進行公開透明化的管理，有利于客戶對企業形成更加直觀和公正的了解。在企業進行網絡信息化建設的過程中，需要檔案部門的全力配合，為企業網站提供更加全面而豐富的信息資源，從而最大限度的對檔案管理信息資源進行開發利用。

（三）企業信息化管理背景下的必然產物。檔案管理是企業經營管理中的重要內容，在信息化的時代背景下，企業中各個部門在開展業務的過程中已經實行了網絡化辦公，因此為了適應這種變化，檔案管理部門也應該進行信息化管理，便于信息資源的溝通和傳輸。檔案信息化管理能夠有效的提高檔案管理的工作效率，并且對檔案信息的存儲更加便捷和安全，在查閱和利用檔案信息資源時也會更加便捷，所以實行檔案信息化管理是企業在信息化管理背景下的重要產物。

二、完善企業檔案信息化管理的措施

（一）企業領導重視企業檔案信息化管理是關鍵。企業領導應認識到企業檔案信息化管理的建設，是全面展示企業檔案工作和企業各項成就的一個窗口，是使人們認識企業、促進企業間經濟合作、為企業發展提供綜合信息的一個橋梁和紐帶。檔案信息化管理作為一個系統的建設，不僅需要企業領導的高度重視，更需要企業各部門的大力協作配合，企業領導要有戰略眼光和務實的作風來抓檔案信息化管理的建設。如果只是口頭支持，沒有資金、設備的落實，沒有技術人員的配合，這項工作單靠檔案部門是完不成的。

（二）明確企業檔案信息化管理的規劃和實施辦法。檔案信息化管理的復雜性、長遠性，使之有一個客觀指導性的規劃和具體詳細的實施細則，要有主管檔案工作的領導負責，要有信息技術部門的技術協作。對檔案信息化管理涉及到的網間合作、資源配置、協作開發、信息共享、網絡建設等問題要有充分的可行性、科學的計劃、以求協調配合、共同發展。要結合企業制定的信息化目標進程，確定檔案信息化管理的目標、措施、步驟與要求，制定中長期發展計劃，并確定檔案信息數據庫建立在企業即將開展和實行的辦公自動化進程中，并將檔案信息化管理的進程納入企業的各項工作之中，作為今后檔案工作的重點，扎扎實實的推進檔案信息化管理的建設。

（三）加強硬件、軟件和人才配置。首先，需要做好硬件配置工作。一個大型企業所需要的計算機網絡結構有企業級交換機、工作組級交換機、主干網絡、服務器、數據庫、計算機等，硬件配置是進行檔案信息化管理的基礎保障。其次，軟件保障。檔案信息系統軟件是原件購買還是自行開發，要根據企業的信息化規模或技術能力而定，軟件的開發與選擇首先應注意考慮軟件的售后問題。注意考慮軟件的兼容性，檔案信息網絡軟件的標準要求在統一的基礎上開發研制，可避免版本不一，不能兼容，造成浪費。再次，檔案人才的培養。檔案工作者要具備一定的政治思想素質、科學文化和專業素質，不僅要有熟練的檔案業務管理水平，還要具備計算機操作、外語等現代化管理技能，才能夠確保檔案信息化管理工作的順利開展。

三、結束語

企業檔案進行信息化管理具有眾多的優勢，這是在計算機網絡技術高速發展下的必然產物，也是時代進步的必然結果。檔案信息化管理有利于企業的健康穩定發展，所以為了進一步完善檔案信息化管理，還需要加強檔案管理人員綜合素質的提升，制定完善的檔案管理制度，提供充足的硬件和軟件設備，建立完善的數據信息傳輸、存儲系統，做好安全防護工作，從而為檔案信息化管理工作的高效開展創造有利的條件。

參考文獻

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