關于基層企業文檔辦公與檔案工作

【摘要】基層企業文檔管理的現狀不容樂觀，往往會出現這樣或那樣的問題和障礙。本文結合基層企業文檔管理的基本形態和規則，簡要的分析了基層企業文檔辦公與檔案工作的科學化管理程序。

【關鍵詞】基層企業；檔案管理；文檔辦公

在組成檔案管理的幾個部分之中，必不可少的是文檔辦公，要有一個迎合市場需求和規律的、既正規又科學的辦公方式的話，就少不了這一環節?；鶎悠髽I檔案里記錄的就是企業最基本最真實的歷史，以銅為鏡可以正衣冠，以史為鏡可以知興替，以人為鏡可以知得失，所以認真嚴謹地做好基層企業檔案管理是十分有意義的。

一、基層企業文檔管理的科學化進步是正規管理的表現

（一）文檔辦公的具體含義

文檔辦公是將上級下達的關于但不僅僅局限于各項任務的文件，具體的內容比如單位工作規劃、領導臨時下達的工作任務、所有需要作出的活動計劃方案等等。這些文檔都要求文秘工作人員在整個過程中監督交付領導審批簽字最后整理歸檔。在這個過程中，如果發生了什么重大事件，不管是優秀事跡還是違規處理，都要如實的記錄下來，放在關于文檔的“評述部分”。如果是特別重大的事情，則需要記錄在一份獨立的調查報告里并且也需要歸檔的。

（二）文檔辦公的實際形態和辦事規則

1、社會科技的發展和社會信息化時代的到來，也在不斷推動著辦公的自動化，尤其是在基層企業，這種推廣更加迅速和有效，很多基層企業用著先進的辦公技術，這種技術體現在很多方面，比如：給同事或是領導發通知都通過網絡渠道，很多資料和信息通過信息化以后被儲存在共享空間里員工可以隨意取用。2、文檔一定要符合工作規范。一份完整的文檔應該有以下幾個步驟：計劃書，具體的方案細則附帶領導批準，運行過程的所有內容，最后結果和評述，這幾個部分一定都不能少，而且每個部分都應該完成的謹慎認真，確保無誤。3、具體到一本資料來說，必不可少的部分是標題、引言、主要內容、收尾、相關人物和具體時間。4、要做到“全宗”，不管是什么形態的信息資料，都不能缺失，要按照可融性分好類別。

（三）確定管理責任和程序

1、基層企業的秘書是文檔的主要負責人，他們的職責是傳遞消息和命令、監督工作過程、做好詳實的總結評述。最后要有任務的當事人和領導的簽字確認。2、關于文檔的具體分類，一般情況下是分為三種，上級文檔、本單位文檔還有資料文檔。每一種類別又要根據問那個的時間，完結情況或是別的實際情況來進行編號以便于管理和查詢。

二、檔案工作管理的意義

第一層意義體現在歷史方面。前車之鑒是很有必要的，很多事情原來都發生過，通過查詢歷史中的檔案可以知道過去是如何解決的，在企業遇到難關的時候可以作參考，這樣也許就會順利解決。第二個意義體現在檔案和企業文化的關系上面。歷史檔案是企業提供了大量參考文獻，是過去的企業文化的一種表現形式。企業文化和企業的檔案相互影響，相互促進形成。對于企業的人力資源文化、誠信文化、企業形象的建立都有很重要的價值。甚至可以編寫一些有關企業文化的宣傳書，對外宣傳企業的先進人物和成功案例，有利于吸引更多更好的人才來企業工作。第三個意義是企業檔案有企業多年來的榮譽記錄。不管是企業獲得的獎項還是表彰，或是具體的員工的優先事跡，都可以在專門的檔案室中做出展覽，有利于形成積極的企業文化和氛圍，鼓勵員工不斷向上進步。甚至是企業或是員工犯過的錯誤，都可以選擇一些進行展出，時刻提醒大家不要再犯過去的錯誤，讓大家從中間吸取教訓。

三、基層企業檔案管理

按要求是“到年末或是次年的二三月份，將上一年的文件整理歸檔”。文檔的搜集整序工作就從這里開始。

一）可以進入文檔整理的內容包括所有計劃、總結、報告書、調研記錄、日志、業績情況表、特殊事件資料等，還可以選擇一些個人的工作紀實資料。整個過程就是整理成文，篩選，審核，裝訂，歸檔。

二）在人事檔案的管理方面，單位員工的工作業績、學習經歷、技能水平等基本信息資料都要如實的記錄，只要是在單位的事跡和業績，都要在個人檔案里有準確的體現，不可以有錯漏缺失的情況發生。要做好員工的檔案以便社會或是單位有需要時的查詢工作順利開展。

三）建議基層企業建立一個專門的檔案管理室。所有檔案，一份留存，一份上交。為了避免和上級的人事檔案雷同，可以進行更具體的檔案分類比如員工的學習檔案、工作檔案等等，通過專門檔案管理室的建立可以幫助企業進一步進行檔案管理工作的緩沖和優化，幫助企業不斷的通過科學的管理手段提高檔案管理工作的質量。

四）檔案的著錄依照國家相關法律規定做就行。如有特殊情況可以具體設置檢索方法，通過檢索查閱等快捷步驟幫助企業能夠及時的查找到需要的信息和資源。

四、結束語

從上面幾點看來，企業的檔案管理工作和企業文化的建立之間息息相關。最后一個重要的功能就是檔案室通過建立檔案，可以幫助企業做出更加科學的決策，對于員工的工作也可以提供借鑒示例，有利于企業順利發展壯大。已經有事實證明，檔案管理做的好的企業，在其事業發展上也更有優勢，和輕視檔案管理的企業差距明顯。

參考文獻

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