企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化管理研究

【摘要】本文針對(duì)企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化管理，首先簡(jiǎn)要介紹了企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化管理的主要概念，并分析了當(dāng)前我國(guó)部分企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，最后就加強(qiáng)企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化管理，提出了幾項(xiàng)建議措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；個(gè)性化

一、引言

檔案是對(duì)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)最原始最真實(shí)的記錄，對(duì)于企業(yè)而言，加強(qiáng)檔案管理，也是為了能夠在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中，保存對(duì)企業(yè)發(fā)展有價(jià)值的各類文件資料。隨著我國(guó)檔案管理工作理念的逐步更新完善，在企業(yè)內(nèi)部推行個(gè)性化的企業(yè)檔案管理，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的主要趨勢(shì)，這也是擴(kuò)大企業(yè)檔案管理服務(wù)內(nèi)容，提高企業(yè)檔案工作服務(wù)企業(yè)發(fā)展水平的現(xiàn)實(shí)需要。

二、企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化管理概述

企業(yè)檔案管理中的個(gè)性化，主要是在企業(yè)檔案管理工作開展過程中，突出重點(diǎn)和針對(duì)性，尤其是在檔案管理工作具體開展過程中，需要充分考慮檔案用戶對(duì)于檔案資料信息和內(nèi)容在不同時(shí)期的不同要求，完善跟蹤、收集、管理等相關(guān)工作。企業(yè)個(gè)性化的檔案管理主要體現(xiàn)在兩方面：一方面，在企業(yè)檔案管理工作開展實(shí)施過程中，應(yīng)該徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理服務(wù)方式，根據(jù)企業(yè)檔案不同用戶的不同信息需求，提供針對(duì)性個(gè)性化的服務(wù)，特別是需要充分利用現(xiàn)代化的檔案信息技術(shù)，提升檔案檢索、查閱、使用的主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)檔案利用率的最大化。另一方面，由于隨著現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展理念的逐步變化，企業(yè)內(nèi)部不同部門對(duì)于檔案信息的需要呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，尤其是個(gè)體化方面差異越發(fā)明顯，企業(yè)實(shí)施個(gè)性化的檔案管理，也就要求在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)方面，應(yīng)該注重做好有關(guān)信息的分類整理等。

三、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題分析

（一）企業(yè)的檔案管理理念陳舊。目前，有的企業(yè)對(duì)于內(nèi)部的檔案管理工作重視不足，尤其是在檔案管理理念上，仍停留于傳統(tǒng)的紙媒檔案上，對(duì)于信息化的檔案管理體系建設(shè)重視不足，投入不夠，造成了企業(yè)檔案管理工作的整體效率不高。尤其是造成了企業(yè)在檔案管理中對(duì)于檔案資源的開發(fā)利用不夠的問題還比較突出。（二）企業(yè)的檔案管理模式不科學(xué)。有的企業(yè)在檔案管理工作的開展過程中，沒有結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定完善的檔案管理體系，尤其是檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、檔案管理工作制度缺失，造成了檔案管理工作的整體現(xiàn)狀基礎(chǔ)較差，整個(gè)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化水平不高。（三）檔案管理工作人員的能力水平有待提升。檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性專業(yè)性很強(qiáng)的工作，特別是在檔案管理信息化時(shí)代，更是對(duì)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)能力提出了較高的要求，但是目前有的企業(yè)對(duì)于檔案管理工作人員缺少應(yīng)有的教育培訓(xùn)，影響了檔案管理工作的高效開展。

四、加強(qiáng)企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化管理的措施

（一）健全完善企業(yè)檔案管理工作制度。在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施個(gè)性化的檔案管理，前提條件就是企業(yè)的管理層應(yīng)該重視檔案管理工作，這就要求企業(yè)的管理層必須轉(zhuǎn)變檔案工作理念，注重加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，充分發(fā)揮好檔案工作服務(wù)企業(yè)發(fā)展的作用。同時(shí)，在企業(yè)的檔案管理工作開展過程中，還應(yīng)該注重完善有關(guān)的檔案管理制度，特別是檔案管理工作規(guī)范、檔案管理業(yè)務(wù)實(shí)施細(xì)則、檔案管理責(zé)任制度等，通過健全完善的制度設(shè)計(jì)，確保企業(yè)檔案管理工作的順利開展。（二）針對(duì)企業(yè)的實(shí)際完善檔案管理工作流程。在企業(yè)個(gè)性化的檔案管理工作開展過程中，應(yīng)該注重結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，尤其是企業(yè)的檔案用戶等對(duì)檔案資料的不同要求，完善檔案的歸集、整理、歸檔等有關(guān)工作。首先，應(yīng)該注重完善個(gè)性化檔案的分類管理，尤其是根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部不同層面對(duì)于信息資源的主要需求、檔案管理權(quán)限設(shè)置等，分類制定個(gè)性化的檔案管理服務(wù)，以多樣化的檔案表現(xiàn)形式、資源類型等提高檔案利用率。其次，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的檔案檢索，通過設(shè)置檔案管理信息系統(tǒng)在線檔案檢索、導(dǎo)航服務(wù)，同時(shí)簡(jiǎn)化檔案檢索方法、入口、系統(tǒng)等，降低檔案查詢檢索的難度，提高查詢效率。第三，應(yīng)該注重發(fā)展智能化的檔案管理服務(wù)，也就是根據(jù)企業(yè)內(nèi)部檔案用戶背景不同、偏好不同、業(yè)務(wù)不同等，對(duì)檔案查閱檢索實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)調(diào)整，進(jìn)而提高檔案工作服務(wù)的針對(duì)性。（三）著力提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范化水平。改進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作，提高企業(yè)個(gè)性化檔案管理水平，關(guān)鍵還在于不斷提高企業(yè)檔案管理的規(guī)范化水平。在具體的操作實(shí)施過程中，一方面企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，重點(diǎn)制定企業(yè)檔案管理工作計(jì)劃，特別根據(jù)檔案法律法規(guī)、、企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)檔案制度等對(duì)當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整。另一方面，應(yīng)該注重重點(diǎn)提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，特別是把檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，通過辦公自動(dòng)化、管理信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理、企業(yè)資源計(jì)劃等應(yīng)用系統(tǒng)，提高企業(yè)檔案管理工作效率。（四）不斷提升企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)。檔案管理工作人員的素質(zhì)能力水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理質(zhì)量，在檔案管理工作的實(shí)施開展過程中，應(yīng)該注重加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，特別是像涉及到企業(yè)檔案管理的企業(yè)文件材料歸檔范圍、企業(yè)檔案編制方法、電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)、填報(bào)方法、檔案案卷整理及標(biāo)準(zhǔn)格式等，加強(qiáng)專業(yè)化教育培訓(xùn)，不斷提高企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)技能。同時(shí)，還應(yīng)該注重在知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)容管理等新理念、新方法和新技術(shù)方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，確保檔案管理工作人員能夠提高檔案的有效識(shí)別、全面搜集、科學(xué)加工和充分運(yùn)用能力，最大程度地發(fā)掘利用檔案信息資源及其中蘊(yùn)藏的隱性知識(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)內(nèi)部推行企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化管理，作為企業(yè)的管理層應(yīng)該高度重視檔案管理工作的，逐步增加對(duì)檔案管理工作的支持力度。同時(shí)企業(yè)的檔案管理部門還應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況等，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，完善檔案管理制度，不斷推動(dòng)提升檔案管理工作質(zhì)效。

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