試論基建檔案和醫療設備檔案一體化管理模式

【摘要】基建檔案以及醫療設備檔案在醫療發展中起到了重要的作用，是醫療服務的組成部分之一。只有將管理體系通過科學的方法加以合理的使用，才能夠發揮出其自身的價值，從而為醫療行業的不斷發展提供保證。筆者根據多年經驗以及結合實際內容進行分析，從而提出相關建議，提供給相關人員，互相學習交流，僅供參考。

【關鍵詞】基建和醫療設備檔案；一體化管理模式；措施

醫療行業在我國經濟的飛速發展下也在日益進步，在醫療的相關活動中，為了給病情提供準確性的保障，每個醫院都已經引進多臺大型的設備用于治療，從而讓這些設備在病情確診、科研探究等方面起到必不可少的作用。

一、方便管理，讓資料具備完整性

基建和設備之間是互相關聯的，設備將基建作為依托的對象，基建是設備主要的承載體。通常情況下，醫院中的大部分診斷類設備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關診斷設備。這些設備不論在場地方面還是環境方面都有明確的標準，而且設備的資料也是有相關要求的?；ú块T會依據廠家的技術需要進行針對性的施工，在設備完成以后就可以投入使用。在定期的維護或者是改造環節中，不僅要對設備檔案做好檢查，同樣還應當根據基建檔案的相關內容進行合理的維護以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進行保存是較為方便的。在工程設計單位中，在對特殊醫療設備設計過程中，應當需要專業人員對其進行設計，由于專業設計公司是依據不同設備技術內容以及相關標準要求進行設計的，是單獨完成的基本建設。

（一）制定設備檔案資料收集歸檔制度。在進行設備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準，在進行采購、招標等環節的實施，期間需要經歷的環節較多，而且時間花費很長，手續也繁瑣，尤其是在采購進口醫療設備時，手續不但復雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應當和有關的科室、設備采購方面制定恰當的方案，從而能夠在短時間里面將設備采購所需要的資料都收集齊全。

（二）提前介入設計、施工過程，收集完整的基建設計和建設資料。對于醫療設備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進行的，相關人員在對設備進行采購的前期階段中，設備應當具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關人員首先要考慮的問題。所以，在設備建設的準備過程中，檔案管理人員應當參與進來，制定恰當的檔案資料內容，并且與相關人員之間進行交流，確保工程進度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現資料不合理的現象，應當第一時間進行處理，從而確保檔案的完整性。

二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式

醫療設備作為醫療衛生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發展。在這個醫療設備維修維護、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設備和基建的相關資料。而在醫院管理中，一般基建部門和設備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調閱基建檔案，又要查詢設備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料?；n案和設備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節省利用者的時間。原來在上級行政管理和質量監測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節省人力，利于政府部門的檢查。對無法進行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設備配套的工程設計單位設計的施工圖及竣工圖復制一份藍圖存入設備檔案，以供設備在維修維護、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。

三、基建和設備檔案一體化管理，可以方便后續形成的檔案歸檔

因設備屬固定資產，在有些非醫療單位，將設備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設備安裝完畢，設備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設備更新改造過程中需要對場所設計變動形成的資料進行歸檔，而這時設備與基本建設已經脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢?；n案和醫療設備檔案一體化管理可以解決這些問題。設備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發，實行一體化管理也是必要的。

四、從利用實際出發，在基建和醫療設備檔案卷內目錄中設置互見號

因醫療設備使用管理上不斷變更，有的同類設備有多臺，因工作需要有些醫療設備會在不同科室間調撥使用，有些科室也會搬遷。而在整理醫療設備檔案編制案卷目錄時，為便于分辨查找，會在分類號內加入科室代碼，經過調撥的醫療設備無法重編分類號，給案卷的查找帶來了一定的困難。一般互見號設置在卷內備考表內，但有時一個基建案卷內保存幾個項目的資料，互見號在備考表中查找不便，而在基建檔案和設備檔案卷內目錄內分別設置互見號欄，把匹配的基建或設備案卷號填在欄目內，這樣在查詢時就可一目了然，便于分辨，縮短查找時間，提高查詢的準確度。

五、結語

總而言之，基建和設備檔案對醫院的管理工作起著重要的作用，不但信息量大，而且具備一定的實用性，對提高醫院的診療技術水平具有重要幫助。與此同時，醫院也應當做好檔案管理的基本工作，在對檔案系統進行管理過程中應當遵守每一個管理流程，避免出現不必要的情況，希望能在未來的道路上為醫療行業做出貢獻。

參考文獻

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