信息時代背景下的電子檔案管理

【摘要】我國經濟水平和科技水平在不斷地發展，網絡信息技術水平也在不斷的提高，網絡信息技術已經被應用到了千家萬戶，已經成為人們生活和工作不可缺少的一部分，給人們的生活和工作帶來了極大的便利。在網絡信息普及的情況下，電子檔案被應用到了各個領域，電子檔案的應用提高了管理人員的工作效率，節省了人力、物力。但是在電子檔案的應用過程中仍然存在一些問題，這些問題對電子檔案未來的發展有著重大的影響，因此我們要針對問題找出解決的對策，提高電子檔案管理體系，促進電子檔案管理工作的發展。

【關鍵詞】信息時代；電子檔案；管理

一、前言

在科學技術快速發展的今天，網絡信息技術已經應用到了人們的生活和工作中，網絡信息技術對我國的經濟發展以及人們的生活水平都帶來了巨大的影響，尤其是電子檔案管理的應用，提高了企業的工作效率，保證了檔案的安全性，但對于電子檔案的管理仍然存在管理體系不夠完善、管理人員素質不夠等一些問題，針對這些問題制定出解決的方案，并為電子檔案的可持續發展做應有的保障。

二、影響電子檔案管理的主要因素

（一）電子檔案管理體系不夠完善。由于我國網絡信息技術水平不斷提高，對于電子檔案管理的方式也呈現多樣化，電子檔案管理人員在管理檔案時缺乏正確的管理態度，對檔案的重要性沒有形成很好的認知，只是按照傳統的管理工作來進行管理，使電子檔案管理系統沒有發揮它應有的價值，對于管理人員工作效率的提升沒有很好的效果。缺乏一個完善的規章制度來約束和規范管理人員的行為，對于電子檔案管理人員的工作也沒有形成一定的考核標準，致使許多管理人員在操作過程中總出現錯誤，甚至有的管理人員不按照規定的操作來完成工作，直接導致了電子檔案管理的質量不高。除此之外，目前對電子檔案管理的信息技術并沒有完全被應用到電子檔案管理工作中，阻礙了電子檔案管理工作的發展進度，降低了管理水平。

（二）電子檔案真實性很難把握。紙質檔案是最傳統的一種檔案保存方式，它存在一定的弊端，比如在形式上的簡單以及管理的復雜上，工作人員很難辨別出檔案的真假，因為紙質檔案很容易被偽造。與紙質檔案比起來，電子文件的真實性很強，工作人員可以在一個虛擬的環境下完成對檔案的管理與收集，在一定程度上提高了管理的效率與質量，并且可以隨時的對文件進行各種形式的處理以及修改工作，這樣的好處就是處理過程不會留下任何痕跡，讓文件的明確性更加高。

（三）電子檔案專業管理人才短缺。現在電子檔案管理人員的專業技術水平和綜合素質普遍不高，管理人員是電子檔案管理工作的主要力量，管理人員對于電子檔案管理系統的應用不夠熟練，對于新管理技術的應用就更難以實現，致使電子檔案管理系統無法滿足當前對電子檔案的管理需求。電子檔案管理水平不高。在一定程度上影響著電子檔案管理的發展。雖然網絡信息技術在不斷的發展，應用在電子檔案管理的信息技術還不夠完善，影響了電子檔案管理系統的應用效果。因此對電子檔案專業管理人員的培養很重要，對于新技術的引進也必須給予重視。

三、解決電子檔案管理問題的有效方法

（一）建立完善的電子檔案管理體系。電子檔案管理人員應該改變對電子檔案管理工作的態度，提高對電子檔案管理的重視程度，建立完善的電子檔案管理的規章制度，規范和約束管理人員的行為，使電子檔案規范性管理得到進一步發展。同時要建立相應的考核制度，實行獎懲制度，對于表現優秀的人員進行獎勵，提高管理人員的綜合素質水平和專業技能，激勵電子檔案管理人員提升自身能力。在平時工作中，對電子檔案管理人員的工作進行監督管理，嚴格要求管理人員的行為。電子檔案的管理對電子信息的建設有著巨大的影響，為了保證電子檔案信息的有效性、安全性和準確性，要對管理人員實時監督，及時發現問題及時修改，進而有利于推動電子檔案管理工作的發展。

（二）提高電子檔案的真實性。當前，對于管理的電子檔案比較多，相關的電子檔案管理人員對檔案進行收檔時要注意電子檔案的真實性和原始性，現在對于電子檔案的真實性和原始性的確認仍然存在很大的困難，因此我們要借助相關的信息技術和規范的管理制度來解決這個問題。對電子檔案管理系統設計的人員在設計時應該充分考慮檔案管理的每一個細節要求，注意檔案的保密性。采用相關技術對電子檔案文件的內容、結構等原始信息進行采集。另一方面，對于電子檔案的模版要采用統一的格式，對于電子檔案的錄入和存儲要采用統一的規范標準，避免在錄入時出現錯誤。

（三）培養電子檔案專業管理人才。目前，我國對電子檔案管理的相關工作人員的綜合素質不高，專業技能都有所欠缺，因此，要定期對電子檔案管理的工作人員進行專業知識和技能的培訓，提高他們的綜合素質水平，同時要提高對電子檔案管理人員的招聘要求，吸收網絡信息技術的專業性人才。為了促進電子檔案管理工作的進一步發展，要建立比較規范的管理團隊，對于電子檔案管理的人才結構要進行適當的調整。可以采取一些針對電子檔案管理人員的活動，提高他們的競爭意識，舉辦專業技能比賽，對表現優秀的工作人員給予獎勵。電子檔案管理人員也要注重自身能力的提升，在平時要多學多問，提升自身的素質，這對電子檔案管理的未來發展有著重要的影響。

四、結語

科學技術在我國不斷地被大范圍推廣和應用，要加強電子檔案的管理就要對存在的問題分析并及時找出解決方案進行處理，這樣才能讓電子檔案管理工作發揮它的作用。對于電子檔案管理，相關人員要建立完善的管理體制，對于電子檔案管理人員要定期進行培訓，提高他們的綜合素質和專業能力，保證電子檔案的真實性和有效性。在對電子檔案管理的過程中，對存在的問題要仔細分析，確保每一個環節不出現漏洞，進而推動我國電子檔案管理工作的進一步發展。

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