衛生監督工作中檔案管理的意義

【摘 要】衛生監督機構建立完善的檔案收集內容是管理工作的基礎，是繼續進行衛生監督工作的課題研究的依據，是積累資料。加強檔案信息的電子化和網絡化建設，逐步建立完整配套的檢索與查閱系統，向廣大衛生監督工作者提供各種信息及資源，并實現各級衛生監督部門之間檔案信息資源的共享，提高檔案信息利用率。

【關鍵詞】檔案管理 衛生監督

衛生監督工作檔案的形成是按照衛生監督職能和業務范圍，以及績效考核要求，在工作實踐中形成的各種黨政管理、業務技術、科研培訓、人員結構、設備設施、財會統計以及基礎建設、督導檢查等全部檔案的總和，是各項工作的真實記錄和有效憑據。

一、衛生監督工作檔案的特點

1.內容系統

自2009年實行績效考核之后，檔案管理工作更加規范化，得到各相關部門的重視，其內容涉及公共場所衛生、醫療衛生、學校衛生、放射衛生、突發公共衛生事件處置、行政處罰、健康教育與信息管理、人力綜合素質等方面。不同時期，不同內容的各種文件、工作計劃、總結、報告、方案、培訓、督導等業務工作的原始記錄，以及科研項目和成果、人力資源、基本建設、信息利用等資料。按照績效考核要求進行搜集整理，統一歸檔，形成完整、系統的衛生監督工作檔案。

2.形式多樣

衛生監督工作檔案不僅包括各種原始的紙質資料，還包括以錄像、光盤、課件、數據庫等電子文件，還有紙質出版物、榮譽證書以及各種媒體集成資料等。

二、檔案對促進衛生監督的意義

1.具有憑證依據

“原始記錄性是檔案的本質屬性”。檔案可為各級衛生監督機構資質評定，人員職稱及職務晉級等提供原始、完整而系統的材料；為各項評估提供原始和真實的數據和資料。專家組通過對工作檔案的查閱，可迅速、全面地對各項工作及指標完成情況、質量水平等進行準確判斷，并給予客觀評價。可見，檔案的完整性、系統性和準確性能全面體現工作成績，為各項工作評定和考核提供多方面的資料支持，也是記錄和反映衛生監督機構發展歷史的重要表現和載體。

2.是績效考核的重要組成部分

績效考核是科學評價衛生監督工作落實程度，促進各級衛生監督機構切實履行基本公共職責的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進政府部門切實履行管理指導職責的重要手段，規范的檔案管理是績效考核的重要內容，按照績效考核要求，將日常工作真實而原始的工作形成的記錄或資料及時、全面地收集整理，并對其分類歸檔和完善，規范的檔案管理為績效考核提供大量豐富、翔實、準確而規范的資料，能夠真實反映衛生監督機構實際工作開展情況，是績效考核的重要組成部分。

3.是衛生監督工作者的重信息資源

“科技檔案是一種特殊的中介物，”它是信息也是資源。衛生監督工作檔案是工作人員在實踐和管理過程中形成的原始記錄，是集體智慧和經驗的結晶，且所積累的信息有通約性功能，是相互交流、參考、借鑒、學習的重要資源，可為科研人員經驗交流提供借鑒和學習平臺，從中吸收好的工作經驗和做法，提高工作效率和科研水平。

三、建議

1.增強責任意識

目前，衛生監督部門檔案管理整體水平不高，檔案管理員專業水平參差不齊，檔案管理不規范現象普遍存在。因此，要強化檔案管理員以及相關人員的責任意識，增強其對檔案管理重要性的認識，使之在日常工作中養成及時收集、整理、完善并歸檔保存的自覺意識，提高檔案管理水平。

2.加強規范化建設

各級衛生監督人員要學習掌握《檔案法》及國家機關公文處理和管理，工作計劃、報告、總結的撰寫，以及歸檔和績效考核的標準的要求，熟練掌握并規范執行，同時逐步納入常規化管理軌道。

3.建立雙軌制管理模式

隨著信息化時代的到來，長期作為信息主要承載形式的檔案存儲介質發生了巨大變化，以紙張為介質的傳統紙質檔案和以電子文檔、光盤、U盤、數據庫等電子檔案并存。紙質檔案作為真實的原始資料，具有電子文件所不能取代的法律憑證作用，要及時整理歸檔，各種電子檔案是未來工作的發展方向，已日益增多。因此，在檔案管理工作中要建立紙質檔案和電子文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用，使之相互依存、相互兼容，最大限度地發揮其在衛生監督工作中的作用。

4.加強檔案管理現代化進程

在信息技術高速發展時代，電子檔案在信息傳輸、處理、分析及開發利用方面高效、快捷，各種媒體集成直觀、全面、凸顯傳統的檔案管理方法和模式的不足，利用電子文件、電腦網絡技術對檔案管理的改革已勢在必行。檔案管理要從封閉式走向開放式，加強檔案信息的電子化和網絡化建設，逐步建立完整配套的檢索與查閱系統，向廣大衛生監督工作者提供各種信息及資源，并實現各級衛生監督部門之間檔案信息資源的共享，提高檔案信息利用率。

衛生監督機構建立完善的檔案收集內容，是管理工作的基礎，是繼續進行衛生監督工作的課題研究的依據，是積累資料、總結經驗、改進工作和提高效率的必要條件。隨著衛生監督事業的不斷發展，系統、規范而現代化的檔案管理越來越顯示出它強大的生命力，并發揮著重要的作用。各級衛生監督機構在工作實踐過程中，要主動強化責任意識，檔案管理工作要逐步納入規范化、系統化、現代化、網絡化軌道，更好地為衛生監督和科研工作服務。