檔案信息化建設的研究與探討

[摘 要]檔案信息化是我國信息化戰略發展的必然結果，也是我國事業與時俱進、創新發展的必然結果。本文首先對檔案信息化相關理論的闡述，然后分析了我國檔案信息化建設存在的問題，最后提出解決對策。

[關鍵詞]信息化；檔案；建設；研究

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.107

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-02

0 引 言

檔案的建設是保證工作有序進行、高效運轉的基礎，而傳統的檔案管理方式，由于檔案數據信息的多樣性、復雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰，很難適應時代的高速發展和迅速變化。近年，我國提出信息化發展戰略，并制定《2006-2020年國家信息化發展戰略》規劃，得到各個產業和部門的響應，檔案的信息化建設也在有序進行，但在發展過程中仍存在很多問題，因此，為完善檔案信息化建設，對檔案信息化建設的研究與探討具有必要性。

1 檔案信息化相關理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發展到一定歷史階段的社會形態，而不是瞬間形成的結果。檔案信息化是指利用現代信息技術完成檔案工作的過程。主要強調3個層次的含義：①信息技術在檔案管理中得到廣泛、深入的實際應用；②通過各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會的共同使用，并轉化為所需資料；③檔案信息化逐步滲入全社會信息化發展之中。

檔案信息化的基本內容包括6個方面，分別為檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設與檔案信息安全保障體系建設。這些內容是由國家檔案局中央檔案館在2002年提出的。檔案信息資源建設是檔案信息化建設內容的核心部分，如何利用信息化充分利用和有效發揮資源的價值是檔案信息化建設的重要方向。

檔案信息化的主要原則，以全國信息化領導小組和國家檔案局的統籌規劃總統原則為導向，參考各地區各部門的具體實施原則，包括統一規范和標準，試驗先行、推廣在后，分步進行、總結漸進，合作、共享、保密。

2 檔案信息化發展的必要性

2.1 信息社會的需要

近年來，社會信息化進程逐漸加快，信息資源成為人類社會經濟活動的重要戰略資源，而檔案作為個人成長歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術的發展和檔案管理開放化、社會化轉變，為檔案管理信息化建設提供了條件，這是時代發展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2.2 檔案信息安全性的需要

檔案信息化管理主要以計算機技術和網絡技術為支撐，改變了傳統的以紙質承載重要信息的方法。檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，可見，進行檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的安全、提高檔案資源利用率具有重要意義。

2.3 檔案工作效率提升的需要

在檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網絡可以加快更新速度，對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新，實現資源共享，消除傳統紙質信息更新的煩瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴充知識，有利于提高工作人員的業務水平。

3 檔案信息化建設存在的問題

3.1 對檔案信息化認識不足

受傳統思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經深入人心，雖然數據、信息眾多、工作冗雜，但人們已經習慣了這種方式。要進行檔案的信息化對于傳統的人員設置、工作要求改變較大，進行檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實這是檔案工作人員對檔案信息化認識不足的表現。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時代發展要求，提升各方面的效率。檔案的信息化也是如此，不僅可以提高檔案的個人工作效率、提高部門的整體職能效率，還有利于對檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，部門要加的對檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵下屬各積極開展檔案信息化工作，提高對檔案信息化建設的認識。

3.2 檔案管理信息化人才較少

檔案的信息化建設離不開信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個、部門和社會發展最核心的要素。檔案工作可以整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責。同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，檔案工作也將面臨更大挑戰，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。檔案信息化建設它不僅需要檔案專業人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業知識的信息化人才。雖然我國信息技術一直在不斷飛速發展，各種高端人才數量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、航空工業、研究開發等領域，檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于檔案信息化建設的持續發展。

3.3 信息化設備利用率低

檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分檔案館也積極引入計算機等信息化設備，以提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是促進檔案信息化的下一步重要工作點。

4 加強檔案信息化建設的對策

4.1 轉變傳統觀念，提高信息化意識

轉變傳統觀念，接受新的事物也許需要很長的時間，也將面臨很大的挑戰，但是檔案管理人員要堅定檔案信息化的決心，逐步樹立信息化觀念，實現檔案信息化的逐漸過渡。檔案管理人員要充分認識到信息化的這個大環境，認識到檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合檔案事業改革創新的發展方向。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認清檔案發展的大方向，加強工作責任感，樹立現代化管理理念。通過領導與職工的共同努力，實現檔案信息化建設的進一步發展。

4.2 加大人才培訓和招聘力度

檔案部門要加大對現有職工的信息化培訓，聘請信息化專業人員不定期對檔案工作者進行基礎知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結合。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施檔案工作的新鮮血液，使專業人才在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的檔案信息化工作環境。同時，還要注重檔案管理人才的培養，使其具備專業的檔案管理知識、有較強的整體規劃能力，保證檔案保管等工作的順利進行。此外，要做好檔案信息化工作，還要進一步將兩種專業的人才融合培養，增加多能力人才。

4.3 建立檔案信息化建設工作組

檔案信息化的建設是一項比較浩大的工程，要做好這項工作，保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對檔案工作進行總體布局，并制訂詳細發展和工作計劃，同時監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。

5 對檔案信息化建設戰略模式的建議

由于我國經濟發展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設戰略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設必須與經濟發展水平相吻合；二是檔案信息化建設必須具有中國特色。基于此，我國信息化建設可采取“分步漸進，重點突破，適度跨越，梯次前行”的綜合性發展模式。比如：在中國的東、南部沿海經濟發達地區及重點城市可選擇適當超前的跨躍模式，中部地區可選擇為工業化服務的梯次前行、重點突破模式，西部及經濟落后地區，只能采取邊發展經濟邊刺激信息化建設的漸進式戰略。

主要參考文獻

[1]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（5）.

[2]周玲.對檔案信息化建設的思考[J].檔案學通訊，2003（6）.