關于高校辦公室管理科學化的實施路徑研究

[摘 要]本文以高校辦公室在管理方面所存在的不足與局限為切入點，就具體實施高校辦公室管理科學化的方針、手段，進行細致的探討研究，期望營造良好的高校辦公室管理氛圍，促進高校整體管理秩序的建立與人才培養質量的提升。

[關鍵詞]高校；辦公室；管理科學化；實施

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.155

[中圖分類號]G647.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）24-0-02

高校辦公室是高校進行內部監管領導的核心機構，辦公室領導不僅要擔負學校的教學研究工作，還需對整個學校的日常運行秩序進行管控，因此高校辦公室參與的工作內容往往繁多復雜。而高校辦公室作為高校管理不可缺少的中心機構，其要為協調、聯系學校各部門、領導之間關系，為管理的決策提供準確、全面的依據，并維護廣大師生的日常生活與學習秩序，幫助其解決所面臨的困難。高校辦公室如此重要的地位與影響，使學校必須重視其辦公室本身的管理工作質量，在應對處理高校辦公室所存在的管理問題的同時，推動其管理科學化。

1 當前高校辦公室管理現狀分析

伴隨我國社會發展與教育事業的進步，當前部分高校的管理思想、制度，已難以適應現代社會特別是人才教育的發展需求，高校辦公室管理中的一些問題正影響著辦公室自身作用的發揮。首先，在高校辦公室的職責劃分與業務方面，當前我國高校的管理辦公體系伴隨教育事業的發展，特別是招生規模的擴大，相應的管理業務范圍也隨之增加。但部分高校辦公室在其發展趨勢下并未對其工作職責與業務范圍進行調整，或是在調整中出現不合理的安排設置，引發高校辦公室工作職責的混亂，或是各部門業務重合、混淆等問題，影響高校管理工作的穩定與效率。其次，高校辦公室缺少具體、細致的責任分工與工作目標。因高校辦公室自身所負責的工作內容繁多，各類管理工作之間又缺乏有效的聯系，使部分高校辦公室疲于應付工作任務，只知道將眼前的“工作”進行處理應對，卻未進行具體的分工與工作目標劃分，整個辦公室人員沒有自身的職責與分工意識，工作時缺乏具體的目標與方向，進而導致高校辦公室工作秩序的混亂與效率的低下。再次，在高校辦公室的人員使用與管理方面，過去教育體制下高校辦公室的工作人員均屬于學院教育編制，使其自身的工作積極性并不高。加上高校辦公室長期缺乏一套科學、合理的管理體系，辦公室工作人員缺乏制度的監督規范，自身的工作效率難以提升，進而影響整個院校的管理成效與人才培養質量。

2 促進高校辦公室管理科學化的策略與路徑分析

2.1 管理制度的科學化建設

2.1.1 高校辦公室管理制度上的科學化改進

高校辦公室管理制度與方法上的完善，是實現辦公室管理科學化、促進辦公室工作效率提升的基礎。首先在管理制度方面，過去高校辦公室受其部門定位影響，其長期為附庸于其他職能部門的機構，其工作職責多為進行學校管理事務的處理應對。高校對辦公室工作的不重視相應也難以建立起有效的辦公室管理制度。因此，各高校就應從自身實際與管理水平出發，完善高校辦公室管理制度，使高校辦公室的每一項工作與實施，都有具體的規章制度作為依據。這樣既能有效約束辦公室工作人員的行為，避免各類不合理管理行為的出現，同時制度的建立也能帶來相應的競爭機制與獎罰政策，在制度的激勵下調動工作人員的積極性，令其主動、認真地投入到高校辦公室各項工作活動中。同時，高校辦公室管理制度也應細致規定各項工作的具體辦事流程，確立管理工作的先后順序與各環節的具體要求、標準，令各工作人員嚴格遵守制度規范，不違反規定進行越級處理或在工作上相互推諉。

高校辦公室管理制度需明確工作人員的各個崗位職責，并相應建立各崗位的工作目標與考核標準，為其規定各個職務所需擔負的職責任務，以及每項工作的具體完成目標與標準。對于完成時間要求較高的工作應設置相應的工作時限標準，不可將同一套考核方式強行套用到所有工作任務中，而需依照各項工作內容的具體需求，制定對應的完成目標與標準，以提升高校辦公室的工作考核成效，指引工作人員認真、細致地完成自身的工作任務。此外，高校辦公室也需相應建立工作獎懲機制，激勵工作人員多加參與各項管理任務，提高整個辦公室的工作效率，并防止出現干多干少都一樣的現象，進而打擊工作人員的積極性。制度的完善是實行高校辦公室管理科學化的前提，完善的制度既能確保不同崗位、職責的工作人員積極履行其工作責任，又能使其分工明確，專注于自身的工作目標上。

2.1.2 高校辦公室管理方法上的科學化實施

（1）構建穩定、高效的工作秩序。對此，高校辦公室首先構建科學的人員接待機制，防止因過多的來客耽誤、影響工作人員的時間，使其無法集中精力與時間進行工作、管理。同時高校辦公室自身的構造布局也需進行調整，比如：讓整個辦公室的光線照射充足，各類常用辦公器具均放置在隨手可以拿到的地方，為工作人員配置舒適、合格的座椅，各類關鍵文件放在辦公室顯眼的位置伸手就可拿到等，通過這些細微之處的改善調整，讓整個高校辦公室的工作效率得到有效提升。此外，也可以在辦公室中倡導高效的“交際方式”，要求工作人員工作接電話時不可慢慢吞吞煲電話粥，平時交際溝通時也應盡量節省時間，能簡單一句表達的意思不用過多的話進行表述等，以此推動高校辦公室工作秩序的優化。

（2）推行現代化的辦公手段。為了有效提升高校辦公室的工作效率，將電子計算機等各類現代自動化設備引入到辦公室中，令工作人員通過這類現代技術設備高效辦公，以此提高整個高校辦公室的工作成效，促進其職能的發揮。計算機等自動化設備在高校辦公室中的運用，主要是整理、建立各類數據資料的管理系統，比如：將各類師資、學籍與教學科研檔案歸入數據資料庫中，并進行分類歸檔和整理，便于工作人員進行相應資料檔案的快速檢索與提取，提高整個辦公管理的效率，例如：在進行高校教師職稱評定時，就可依照各個教師自身的職稱評定條件，把該教師的過往工作信息、已發表的論文與科研項目、所獲獎情況、教師的教育檔案等一并從數據資料管理系統中提取出來，從而進行高效地進行教師職稱評定工作，改善過去高校辦公室工作的滯后、緩慢等問題。

2.2 提高辦公室工作人員自身素質的策略

2.2.1 提高高校辦公室工作人員職業素養的手段

高校辦公室工作人員的職業素養涵蓋業務素質與職業道德兩方面，這是完成高校管理工作的要求。

第一，工作人員應首先做到恪盡職守，積極完成本職位的工作任務，一項工作內容如果拖拖拉拉、敷衍了事，可能很快就會完成，而如果認真、細致地去做，反而可能需要更久的時間完成，所以工作人員的工作認真、負責程度是較難以通過具體的定量標準進行考核、認定的。對此，就需強化對高校辦公室工作人員的思想教育工作，令其認識到高校辦公室的關鍵作用及其崗位工作給校園管理帶來的巨大影響，使工作人員具備相應的工作責任意識與認同感，進而在工作中對自己所負責的項目內容，以及領導所安排的事項，進行積極、認真的處理應對，保質保量地完成所有工作內容，實現整個高校辦公室管理科學化與高效化。

第二，應對管理工作進行合理、科學的安排規劃，過去諸多工作人員因辦公室分工不清等原因影響，導致自身對工作缺乏有效的規劃與設計，工作時沒有輕重之分并缺乏相應的目標。常常是安排什么工作就完成什么，自身本應完成的重要任務卻沒有及時處理，進而影響其工作效率與質量。因此，就應對高校辦公室的各崗位、人員的工作職責和事項進行預先的規劃安排，相應制定系統、完善的工作規劃，并將部分日常的例行工作進行程序化規定，以此節省工作人員的處理時間并優化其工作手段。

2.2.2 提升工作人員工作效率的措施

現代社會講求高效、快速的辦事風格，對于辦公室工作人員，高速精準地處理各項工作事務，也是對其業務素質的一大要求標準。對此，工作人員首先應在完成工作任務的同時，不斷反思、探究自身存在的問題和差距，并分析其成因，以此找出有效工作改進手段，提高自身的工作效率。而各個工作人員也應基于自身的技能水平，針對各項工作任務的具體要求，積極與其他同事進行分工與合作，通過相互的分工協作來提升其工作效率并防止可能出現的意外或疏漏。比如：在進行高校教學質量的檢驗工作時，就需教師與學生之間進行分工配合，而對于師資力量的管理工作，則需要教學秘書與科研秘書之間的互助協作。此外，各個辦公部門、科研室之間也應建立快速聯系的手段，并能基于某一項具體的工作任務進行各部門、機構與人員之間的溝通、協作，在帶動工作人員工作能力與協作意識提升的同時，使其懂得如何有效處理與領導、同事、學生之間的關系，推動高校辦公室管理工作的優化與進步。工作人員也應善于應變，對各類新問題與新事物及時捕捉、把握，并提出行之有效的處理方法。

3 結 語

高校辦公室管理的科學化建設，是各高校進行現代教育管理的必然趨勢與選擇，學校領導與管理人員應從辦公室的制度體系、辦公手段、人員業務素養等方面采取相應措施，推動高校辦公室管理科學化，以此滿足當代高校管理工作的需求。

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