關于檔案信息化建設工作的思考

計紅玉

【摘要】檔案信息化建設作為國家信息化建設的重要組成部分，需要針對各單位的實際情況，充分的運用現代信息技術來實現檔案信息的收集、整理、管理和利用。檔案信息化建設是一項長期性和系統性的工作，在實施過程中有許多問題需要妥善進行處理，從而更好的實現檔案信息的有效利用，為檔案事業的健康發展起到有效的推動作用。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；管理機制；信息資源；隊伍

在檔案信息化建設工作中，能夠充分的利用計算機技術來有效的提高檔案工作的效率，實現檔案管理工作中人力、物力和財力資源的有效節約。在檔案信息化過程中，電子檔案取代了原件進行使用，有效的保護了檔案原件的完整性。檔案信息電子化后，可以直接利用機讀形式的檔案來完成信息加工，有利于二次文獻信息加工時間的縮短，而且信息成果能夠多次進行拷貝，有效的擴大了檔案信息的社會影響及服務范圍。

一、檔案信息化建設的必然性

（一）通過檔案信息化建設能夠有效改善檔案管理工作。長期以來我國檔案重管輕用的思想較為嚴重，檔案處于封裝的狀態下，利用率較低。通過實現檔案信息化，使檔案從封閉狀態下走出來，加快了開放的步伐，而且從傳統檔案利用的各種局限和束縛中掙脫開來，加快了檔案保管和利用職能的轉變，科學對檔案信息資源進行配置，利用現代化的管理方法和手段，確保了檔案更好的為社會提供優質、高效的服務。

（二）信息時代發展的需求。當前我國處于信息化時代，檔案無論是數量還是規模都達到一個新的高度，各地檔案館成為本地區信息資源最豐富及最實用的檔案庫，但面對如此龐大的檔案信息資源，如何使其更好的為公眾所利用，實現信息的共享則成為檔案行業急需要考慮的重要問題。在檔案信息化建設過程中，紙質檔案開始逐漸被電子檔案所取代，檔案載體也更加多樣化，利用信息化技術來實現電子檔案的收集、保管和利用，從而更好的發揮出檔案的重要價值和作用。

（三）社會發展的強烈需求。在社會快速發展和進步的新形勢下，信息瞬息萬變，而且人們時間觀念也越來越強，在這種情況下，無論領導進行決策還是各職能部門進行查考時都對檔案工作效率提出了更高的要求。這就需要檔案管理部門要加快思想觀念的改變，充分的利用信息化技術來對檔案進行管理、檢索和提供利用，同時利用各種現代化和多功能的服務舉措來有效的確保信息的及時性和方便性，更好的滿足不同需求者對檔案信息的需求。

二、加快推動檔案信息化建設的具體措施

（一）增強檔案管理現代化意識。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，實現檔案管理的被動式服務轉變為主動式服務，封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作適應經濟社會發展的需要。

（二）加快檔案信息化基礎設施建設。在檔案信息化建設過程中，首先，需要做好檔案信息化過程中所需要的各種硬件和軟件等基礎設施。其次，需要加快通用軟件的研制，使各種先進技術能夠在檔案信息數字化處理中進行應用，加快推動檔案信息數字化處理的進程。這就需要在檔案信息化建設過程中需要加大投入力度，而且各級檔案部門也需要充分的發揮自身的檔案資源優勢，深入挖掘，做好檔案開發利用工作，以便于能夠更好的滿足社會各界對檔案信息的需求，將檔案的潛在價值轉化為社會效益及經濟善解人意，為檔案信息化建設提供重要的保障。

（三）建立規范的管理機制及應用系統。檔案信息化建設過程中，需要建立健全各項管理制度，如檔案管理業務流程及技術規范，各項保證電子文件和電子檔案安全性和完整性的措施等，以此來進一步規范檔案工作。同時還需要構建檔案信息應用系統，將檔案信息的收集、管理、安全和利用等都納入其中，做好各種程序的設計工作，從而有效的提高檔案信息的安全性。還需要在應用系統中運用動態口令及身份認證等加強檔案的安全保密工作，采用防火墻及物理隔斷等確保檔案利用上的安全。利用專用服務器進行檔案信息存儲，并實現對檔案信息進行自動備份，有效的保證檔案信息的存儲安全。

（四）加強檔案信息資源建設 。首先，加強檔案目錄數據庫建設。目前，我國檔案管理信息系統和形式多樣化，很難滿足檔案信息資源互通的需求，因此要加強檔案目錄數據庫建設，結合時代需求開發檔案管理系統，提高工作效率。其次，檔案電子化。檔案電子化在檔案管理信息化建設中占有重要地位，檔案信息電子化是重要工程，即用紙質的館藏檔案為對象，用計算機收集、篩選、加工檔案，使紙質檔案轉化為電子檔案。因此要加強檔案信息資源建設，研制一個融辦公、檔案管理于一體的軟件系統，實現文檔一體化管理，加快推動紙質檔案數字化進程，為檔案信息的查找提供更好的便利條件。

（五）建設復合型的管理隊伍。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用，都是在計算機上實現的。因此，一方面要求檔案人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。另一方面，要求檔案管理部門應對檔案管理人員進行信息化工作技能培訓，盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

三、結束語

檔案信息化建設是一項長期性、復雜性的系統工程，在具體信息化建設工作中，各單位需要結合自身的實際，在國家檔案管理部門統一規劃下充分的利用現代化信息技術來實現檔案信息資源的管理，使檔案工作能夠跟上時代發展的步伐，進一步對檔案管理工作進行創新，從而為檔案事業的健康發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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