新形勢(shì)下檔案事業(yè)體制發(fā)展研究

劉虹

[摘 要]高校學(xué)生檔案直接體現(xiàn)了高校學(xué)生在校期間的個(gè)人表現(xiàn)，對(duì)他們今后的生活和工作都起到了非常重要的作用。在新形勢(shì)的推動(dòng)下，高校檔案事業(yè)有了一定的變更和發(fā)展，但仍然存在著諸多問(wèn)題亟待解決。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分了解當(dāng)前形勢(shì)，通過(guò)對(duì)新時(shí)期新任務(wù)、新要求的探究，進(jìn)一步提高高校檔案的管理水平，完善檔案管理體制，以更好地服務(wù)社會(huì)。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì)；高校；檔案事業(yè)；管理體制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.140

[中圖分類(lèi)號(hào)]G279.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）08-0-01

1 新形勢(shì)下高校檔案事業(yè)的發(fā)展近況

當(dāng)代高校檔案的管理工作較過(guò)去而言，確實(shí)有了較為明顯的進(jìn)步，但在新形勢(shì)的不斷沖擊下，顯示出了許多疏漏和問(wèn)題。

1.1 教師與學(xué)生對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)均不夠深刻

通常情況下，無(wú)論是在職教師還是在校學(xué)生，都把視線和精力放到了教育和學(xué)習(xí)上，從而忽視了對(duì)個(gè)人檔案的重視。教師沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本要求和基礎(chǔ)知識(shí)都知之甚少，檔案意識(shí)十分的淺薄。而學(xué)生往往因?yàn)闆](méi)有人就檔案意識(shí)對(duì)其加以指導(dǎo)，從而對(duì)個(gè)人檔案不夠重視，在填寫(xiě)檔案時(shí)草草了事，大大降低了個(gè)人檔案的質(zhì)量，這對(duì)學(xué)生而言是極為不利的。

1.2 檔案內(nèi)容不夠完善

由于高校師生的檔案意識(shí)較為淡薄，直接導(dǎo)致了高校檔案整理的不全面。高校在歸整學(xué)生檔案時(shí)沒(méi)有擬出明確的存檔范圍，檔案收集工作體現(xiàn)出了較大的隨意性，一般檔案的記錄內(nèi)容都十分的簡(jiǎn)單粗略，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新形勢(shì)下素質(zhì)教育的要求，例如：許多能夠證明學(xué)生技能的證書(shū)復(fù)印件沒(méi)能及時(shí)進(jìn)行歸檔等。這些內(nèi)容欠缺的檔案很難直接明了地反應(yīng)學(xué)生在校期間的綜合能力和素質(zhì)，對(duì)學(xué)生的成功就業(yè)起到了一定的阻礙作用。

1.3 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平不高，檔案體制較為滯后

由于高校對(duì)檔案管理的不重視，以至于在選用檔案管理人員時(shí)沒(méi)能?chē)?yán)格把控好進(jìn)門(mén)關(guān)，對(duì)人員的專(zhuān)業(yè)技能沒(méi)有做出過(guò)多的要求，因此，高校負(fù)責(zé)檔案管理的人員大多都不曾受過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，不具備較高的檔案管理能力，造成了高校檔案管理的混亂和缺失。因此，良好的體制對(duì)于做好檔案管理工作而言是非常重要的，但在實(shí)際的操作過(guò)程中，高校檔案管理體制的革新相對(duì)滯后，沒(méi)能迅速地跟上新形勢(shì)的發(fā)展步伐，有關(guān)的規(guī)章和制度沒(méi)能做到及時(shí)更新，從而導(dǎo)致高校檔案管理工作無(wú)法有序開(kāi)展。

2 改革和健全高校檔案事業(yè)體制的具體措施

2.1 提高高校師生的檔案意識(shí)

高校教師和學(xué)生是高校檔案的重要主體，只有有效提高普遍師生的檔案意識(shí)，高校檔案事業(yè)才能順利進(jìn)行。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)人及檔案管理人員可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋n案宣傳活動(dòng)，從檔案的基礎(chǔ)知識(shí)做起，讓校內(nèi)師生逐漸提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)并充分了解其重要性，尤其是對(duì)學(xué)生進(jìn)行引導(dǎo)和培訓(xùn)，促使學(xué)生在填寫(xiě)個(gè)人檔案時(shí)能秉持對(duì)自己認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去完成，以便檔案在將來(lái)的就業(yè)過(guò)程中起到憑證和參考作用，并充分發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。

2.2 完善檔案內(nèi)容和歸檔制度

只有檔案內(nèi)容足夠的全面和具體，檔案的憑證和參考作用才能得以最為有效的發(fā)揮，因此，進(jìn)一步完善檔案內(nèi)容是當(dāng)前高校檔案事業(yè)的首要工作。首先，全面規(guī)范檔案內(nèi)容，讓學(xué)生在填寫(xiě)時(shí)能有一個(gè)較為明確的方向；其次，擴(kuò)大檔案材料的收集范圍，盡可能地將所有足以體現(xiàn)學(xué)生綜合能力的資料都復(fù)印整理為檔案的一部分。制定良好的歸檔制度可以幫助檔案管理人員提高管理效率，檔案管理者也可以通過(guò)制定科學(xué)合理的歸檔制度來(lái)對(duì)學(xué)生檔案加以歸類(lèi)和保管，例如：將學(xué)生檔案按年級(jí)、班級(jí)、性別等條件進(jìn)行分類(lèi)管理，以便在必要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地找出所需檔案，在檔案有所損毀或丟失時(shí)也能及時(shí)地予以補(bǔ)救，以此來(lái)確保檔案歸檔和保管的有效性和有序性。

2.3 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，建立檔案管理新格局

要想做好高校檔案工作，促進(jìn)檔案體制發(fā)展，就必須嚴(yán)格把控檔案管理者的進(jìn)門(mén)關(guān)，對(duì)備選人的檔案管理知識(shí)和技能進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的檢驗(yàn)和考核，確保最終的檔案管理人選是真正了解檔案知識(shí)且具備過(guò)硬的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的，以此來(lái)保證檔案管理工作的有效性。除此之外，基于新形勢(shì)下的迫切需求，高校還必須順應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理者提供更多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以便其檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。體制建設(shè)始終是做好各項(xiàng)工作的首要條件，只有及時(shí)對(duì)高校檔案體制進(jìn)行相應(yīng)的改革和完善，檔案管理才能順利進(jìn)行。因此，高校應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格制定一系列的規(guī)章和制度來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行控制和監(jiān)管，促使他們盡心盡責(zé)地完成檔案管理工作。此外，還應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，將高校檔案逐步推向信息化和法制化，利用數(shù)字技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行存檔和保管，并予以法律保護(hù)。

3 結(jié) 語(yǔ)

新形勢(shì)下的高校檔案事業(yè)在不斷發(fā)展和變化中，許多問(wèn)題和不足也不斷地涌現(xiàn)出來(lái)，急需檔案工作者來(lái)解決。高校科研通過(guò)采取一系列的改革和建設(shè)措施，讓檔案事業(yè)體制在新形勢(shì)的推動(dòng)下不斷發(fā)展，完成新任務(wù)，滿足新要求，更好地為學(xué)生服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

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