淺談事業單位檔案管理信息化建設

王海龍

[摘 要]當前，網絡技術突飛猛進，在各行各業普遍運用信息化和網絡化的今天，加強事業單位檔案管理信息化建設，是知識經濟時代的需要，也是事業單位深化改革的需要。事業單位的檔案管理信息化建設有利于事業單位更好地進行內部管理。本文分析了事業單位人事檔案管理信息化建設中存在的問題，探討了推動人事檔案管理信息化建設的有效策略，旨在改善當前事業單位中檔案信息管理的弊端，提高工作效率。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.142

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

0 引 言

在新時期，隨著經濟的發展和事業單位的深化改革，傳統的檔案管理方法已經不能滿足事業單位的需要。因此，加強事業單位檔案管理信息化建設，對強化事業單位檔案服務工作，提高事業單位檔案管理水平，都具有重要的作用。

1 事業單位檔案管理進行信息化建設的必要性

第一，傳統的檔案管理模式，很容易出現這種情況——知道檔案室保存了所需檔案資料，但由于存放不當、檢索工具不全等原因，而不得不耗費大量的人力、物力翻箱倒柜地查找，還不一定能找到。而檔案管理實行信息化建設之后，就能夠有效解決這個問題。由于計算機具有精度高、存儲信息量大、運算速度快等特點，能夠將全面、準確的檔案信息資源快速地展示出來，大大提高了檔案管理人員的工作效率，而且能徹底避免出現“手工抄寫失誤”等問題。

第二，傳統的檔案管理需要不斷地投入資金來增添設備，譬如加蓋、修繕庫房，還要防止出現鼠類破壞、蟲蛀、氧化、霉變等問題。開展檔案管理信息化建設以后，就能夠隨時在硬盤、光盤、U盤、網絡存儲空間等存放大量的檔案信息，方便簡潔，有利于檔案原件的完整性。

2 加強事業單位檔案管理信息化建設的相關措施

2.1 加大檔案管理資金的投入力度

事業單位對檔案管理部門要加強重視，加大資金和設備的投入力度。只有資金和設備投入到位，檔案管理系統才能更加完善，對應的信息化和網絡化的管理系統工作才能做到游刃有余。只有加大檔案管理資金的投入力度，才能激發工作人員工作的積極性，增強責任感和管理意識。

2.2 加強對檔案管理人員的業務培訓

為了全面做好事業單位檔案管理信息化建設工作，提高事業單位檔案工作人員的業務水平及素質，要定期對檔案管理工作人員進行培訓。例如：聘請專家開展檔案管理講座，從檔案工作信息化、檔案管理常態化、編寫編研材料的必要性、檔案工作目標管理要求及注意事項等多個方面來進行講解，并且就日常工作中應要注意的問題與各檔案工作人員進行充分的探討，進一步拓寬檔案工作人員的視野，形成崇尚科學、學習先進知識的熱潮，提升事業單位檔案管理信息化建設水平，推動檔案工作的可持續性發展。

2.3 重視檔案管理系統的日常維護

檔案管理信息化建設是一個動態的過程，需要檔案管理人員不斷地去維護、去更新、去核準。首先，要注意數據庫的建設，要做到準確地錄入檔案信息，才能夠讓檔案管理信息化建設變得有意義；其次，要做到完整地錄入檔案信息，才能夠順利開展檔案管理信息化系統的后期維護；最后，要指派專人來及時更新、核準數據庫信息。只有這樣，才能夠確保檔案信息的準確性、可信性、完整性和真實性。

2.4 組建檔案信息局域網，提高檔案的綜合利用率

首先，在檔案室內部建立一個封閉的局域網，設立專門的電子檔案閱檔室。這樣查檔人員只要輕點鼠標，就可以在授權范圍內查閱相關資料。這樣不僅可以提高檔案查閱的速度，而且有利于檔案的安全和保密。其次，建立檔案信息專網系統供相關業務部門使用，授權人員根據工作需要，只要登錄檔案信息專網，就可在授權范圍內查閱所需要的全面真實的電子檔案。

2.5 強化定期維護和涉密管理，確保安全運行

檔案室每周都應該定期檢查與維護磁盤陣列、服務器、掃描儀、計算機等檔案信息化設備及檔案信息網站、電子檔案網絡、檔案數字化掃描等檔案信息管理系統，并對檔案信息網絡進行病毒檢測，確保檔案信息化設備及檔案信息網絡的正常、安全運行，切實維護檔案信息安全。

要強化涉密管理，確保信息安全。加強檔案信息涉密管理，簽訂保密承諾書，規范檔案信息公開保密審查程序，所有擬公開檔案信息在公開前由專人對其內容進行全面的保密審查，確保“涉密信息不公開，公開信息不涉密”，切實消除檔案信息失泄密隱患，確保檔案信息安全。

隨著時代的進步，檔案工作面臨著巨大的挑戰，但是在這個過程中檔案管理工作者也在不斷尋找和探索解決的方法。總之，加強事業單位檔案管理信息化建設，是事業單位深化改革的需要，是知識經濟時代的需要，是社會主義現代化的需要，由此可見，檔案管理信息化建設是事業單位未來檔案建設的必由之路。

主要參考文獻

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