信息化背景下的技工院校教學檔案管理

摘 要：隨著互聯網技術的迅猛發展，信息化、網絡化、電子化在人們生活當中所占的比重越來越大，而作為培養新一代技術人員的技工院校，只有走在前沿才能夠滿足現實工作的需要，才能跟上時代的步伐，也才能夠滿足學生的第一任職需要。但是，從目前的情況來看，而這方面恰恰是這些學校所欠缺的。特別是在教學檔案的信息化建設方面，更是落后，而且在教學檔案的信息化管理方面還存在著這樣或是那樣的問題，應當及時給予重視。

關鍵詞：技工院校；教學檔案；管理信息化

信息化、網絡化發展已經是這個社會發展的趨勢，只有順應時代的發展，技工學校才可能緊跟時代的步伐，培養出社會所需要的各種各樣的掌握各種實用技術的專業人才，為社會發展做出更大的貢獻。但是，現實當中，一些技工院校的信息化建設落后，網絡化程度不高，嚴重阻礙了學校教學工作的發展，也落后于時代的要求，特別是教學檔案管理的信息化建設，一定要跟上時代的步伐，將信息化建設作為學校的頭等大事來抓，確保不為社會所淘汰。

1 充分認識教學檔案信息化管理工作的重要意義

（一）可以大大提高教師的各項工作的效率。實現教學檔案信息化后，老師可以非常方便地從電子檔案中直接掌握學生的一些基本情況及其教學過程中所需要的一些教材和相關的教學素材，而且可以參考其他老師的教學資料來充分自己的講課內容，減少了很多的麻煩。這樣可以有效提升老師的工作效率。

（二）可以克服紙質檔案管理的各種缺點。作為電子教學檔案，其方便耐用，便于查閱，而且隨時隨地將電子檔案下載以作研究更是遠遠超越了傳統的紙質檔案的局限性。電子檔案可以永久保存，不易損毀，更是紙質檔案所無法比擬的。

（三）更加利于用人單位對學生進行全面的了解。電子教學檔案是一個開放的窗口，用人單位通過它，就可以很方便地了解學生的所有情況，包括其在校期間的學習成績，實習表現及老師的各種評價等等，便于用人單位根據自己所需，來確定相應的人選，以提升學員的就業率和用人單位選人用人的準確率，為院校的長遠發展和良好的信譽打下良好的基礎。

2 當前技工院校在教學檔案信息化管理過程中存在的一些問題

（一）教學檔案信息化管理意識不強。從當前的技工院校的現實情況來看，仍然存在著教學檔案信息化管理制度不健全，技術和設備還嚴重滯后，而且大家特別是學校的領導對教學檔案管理信息化建設的意識還不夠強，沒有把這項工作真正納入到學校的一項重要工作來抓，凡事還是按過去的傳統做法，致使在教學檔案管理方面出現漏洞。

（二）缺乏相關的高素質的管理人才。一些技工院校在信息化建設方面比較落后，制度也不健全，這就造成了對應的管理人員的管理水平也達不到更高的要求，因此，即使實現了高質量的信息化管理，因人員的素質問題，不能較好地處理工作中遇到的各種疑難問題，因此，也會使學校的教學檔案信息化管理工作停滯不前，不能發揮應有的作用。

3 強化技工院校教學檔案信息化管理的有效路徑

技工院校是為社會上培養實用型人才的專業機構，與一些本科院校相比，本身存在著許多的差異，也比許多本科院校落后，這是情有可原的。但是，在教學檔案的管理信息化管理方面，卻是不可以有著太大的差距，因為社會的快速發展，需要我們緊跟時代的步伐，信息化管理必須更上一層樓。而根據目前技工院校的現狀，必須在以下幾個方面進行加強。

（一）規范好教學檔案的分類。教學檔案是教學實踐、教學研究和教學管理過程中創造和使用的一系列原始資料，種類多、信息量大、涉及面廣，必須加強規范，明確分類，才能夠在實際工作中發揮最大的作用。教學檔案主要分為三種，一是綜合類。主要有上級主管部門文件；本院校規劃實施計劃、教學要點、教學工作會記錄、簡報等材料；技工院校教學方面的制度和與教學工作相關的資料文件；教改項目的立項報告；教學工作的數據統計、分析資料、每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結等等。二是教學管理類。主要有教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料；教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設等等。三是教學業務類。主要涉及課程建設的規劃、實施方案、總結；教師培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料；教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄；教師制作的CAI課件等資料；優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本； 教學實習有關材料；各種考試試卷及試卷分析材料；教師業務檔案；教學儀器設備材料等。

（二）健全檔案管理的相關制度。檔案管理特別是教學檔案管理，關系著學校許多人的前途和命運，必須予以高度重視，要注重它的信息資源的有效開發和利用，更要注重它的管理和維護。首先要明確管理人員輸入的權限，在輸入數據后，也要保管好紙質文件的存檔，這樣可以有效防止數據采集出現錯誤和疏漏，以確保教學信息資料填寫的真實可靠。其次是要嚴格數據填報工作程序，保證數據來源真實可靠。學校的教學檔案管理工作必須固定專人保管，其它人員包括院校的領導都不能隨意對管理人員進行干擾，任意修改需要錄入的真實數據，同時，要使用錄入的專用軟件，保證錄入工作的順暢，確保數據填報工作的制度化、科學化和規范化。同時，要加強檢查監督，對容易出現問題的地方加強檢查，防止出現失誤，發現差錯及時處理，對存在的問題要及時進行整改，確保工作完成的更加準確可靠。再次是要注意教學檔案的信息資源有效的開發和利用。通過對這些檔案的管理，來為院校教職員工提供詳實可靠的資料，供大家使用，以提升教學質量和院校的管理質量，最終提高院校的工作效率。

（三）不斷提升管理人員的素質水平。一是政治思想素質。教學檔案管理看起來崗位不起眼，但作用卻是非常之大，特別是對一些教師晉升職稱、學生真實評價等等，決定著一個人的成長與進步，如果責任心不強，政治素質不高，很容易造成各種不良后果，對院校的聲譽造成不良影響。因此，必須著眼提升他們的政治素質，加強理論學習，使他們能夠真正的提升政治素質，甘于奉獻、愛崗敬業、將檔案管理作為自己最大的事業來對待，切實提升服務的質量和態度。二是業務素質。在快速發展的社會當中，科技變化日新月異，特別是在信息的開發和利用當中，對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求，需要他們能夠跟上時代發展的步伐，對相關的科學知識有著更為廣泛的涉獵，不斷提升自己的服務能力和業務水平。而要達到這一目的，除了檔案管理員自身的努力加強學習不斷強化自身水平外，院校也要定期安排他們到專業培訓機構或是相關院校就此專業進行一定時間的進修，不斷提升他們的業務水平，更好地為大家服務。

總之，教學檔案管理工作，是一項長期而艱巨的工作，不是一蹴而就的，需要院校管理者思想上高度重視，工作中給予資金和政策上的保障，確保這項工作能夠順利而又健康的發展，為院校的提升打好基礎。

參考文獻

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作者簡介

張明敏（1977-），女，江西，深圳第二高級技工學校，檔案管理館員，檔案信息資源開發與利用。