國外高校檔案管理對我國的啟示

龍曉燕

摘 要 通過介紹國外高校檔案管理的經驗，對我國高校檔案管理提出一些建議，希望對提高檔案管理水平有所幫助。

關鍵詞 國外高校；檔案管理；信息化技術

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2016）09-0157-02

學生的學籍檔案占高校檔案的很大一部分，這直接關系到學生的畢業和就業情況。高校檔案管理建設是一個學校成長和發展的運動軌跡，是一個學校多年積累的文化沉淀，是體現一個學校文化和價值的重要表現。但是，國內高校普遍沒有認識到檔案管理工作的重要作用，工作中仍然存在很多現實問題，所以做好高校檔案管理工作是一項長期而艱巨的改革任務，也是實現高校檔案管理現代化發展的必經之路。

1 國內高校檔案管理的現狀

國內高校檔案管理工作普遍存在或多或少的問題，這跟我國高校歷史發展有著緊密的聯系，具體體現在以下幾個方面。

1）學校檔案管理意識淡薄。高校普遍存在這樣的問題，無論是領導還是教師，重視都是教育教學。其實教學和檔案管理是相輔相成的，學生的檔案反映了學生最真實最全面的資料，教師要想管理好學生，首先應該了解學生的基本情況，才能針對性地解決問題。

2）管理制度不健全。首先，學校對檔案的管理工作不重視，也沒有制定專門的針對檔案管理的制度，更沒有專門的檔案管理工作人員；其次，沒有建立檔案管理工作人員的考核和競爭制度，很多高校的領導認為檔案管理就是一個辦公室文職工作，沒有多大的工作壓力，也不需要很高的工作技能，所以對工作人員的要求也就相對放寬。正是因為這些不重視，導致檔案管理人員工作渙散，積極性不高，甚至出錯都置之不理。

3）硬件條件差，管理工作落后。很多高校沒有把檔案管理作為一項專門的工作，所以在對其投資上就顯得捉襟見肘。在信息化的今天，好多學校還是采用比較原始的手工抄錄和登記方法，費時費力，效率低下，由此產生的大量的紙張資料不僅不利于保存，還不利于后期的檢索和查閱。

在社會轉型的今天，高校的檔案管理應該作為一種服務來滿足各界的需求，不應是被動的服務方式。隨著我國檔案事業的發展，檔案管理應該是公開給每一個合法公民的，不應該作為塵封的文件被深藏在檔案資料室，這是徹底改變我國檔案管理工作的一個非常重要的理念。

2 國外的高校檔案管理

國外的高校檔案管理，尤其在加拿大、英國、美國等先進的西方國家的檔案管理工作水平都居于世界前端，他們不僅使用先進的計算機等設備輔助檔案管理，更是利用信息化技術把檔案資料細化分類、整理和歸檔，使得檔案資料分類明確，檢索快速省時，保存節能永久，使檔案工作更加細致化、信息化，使之真正發展成一種專門的職業。不僅如此，外國的檔案管理是面對每一個合法公民的，健全的法制使得檔案管理更加公開化。這些特點都是值得我國高校去學習和借鑒的。下面就詳細列舉加拿大和英國的高校檔案管理的特點，以希望對我國高校檔案管理工作有所啟發。

加拿大檔案管理特點 早在1978年，加拿大就頒布了《加拿大內閣關于開發公共文件的指示》的法律文件，為檔案管理提供了法律依據。檔案的主要形式包括室內閱覽資料、電子郵件、檔案復制、電話查詢等。檔案資料公開的合法化是加拿大社會文明的一個重要進步，他們有專門的檔案管理人員，檔案管理人員有具體工作任務和職能，他們把檔案管理工作看作一種神圣的工作。文件中主要敘述了三種公開文件：

1）開放性檔案，指公民辦理合法手續就可以參閱的文件，一般都是普通的公開的歷史或者學校資料等；

2）限制性文件，指在有限的時間或者范圍之內才能參閱的文件，這個需要有關部門的審核之后才能夠得到有關文件，一般指科學研究文件；

3）保密性文件，指特定的人有權看到的文件，這些文件一般都有保密期限，在期限到達之前一般不對外公開，期限到后便可以作為公開性文件向公眾開放借閱。

加拿大的這種檔案管理法制化推進了其檔案管理事業的發展，使檔案管理具有一種必要的公共性。加拿大的檔案管理水平也是處于世界領先地位，首先，加拿大投入大量資金，使用先進計算機設備輔助檔案管理；其次，在檔案的分類、檢索、整理工作上也是采用相近原則，使讀者能夠更快更準地找到自己所需要的檔案資料；最后，在檔案管理的細節上，加拿大做得也比較好，縮微工作制度化、現代化，使得檔案管理工作更加具體化。

英國檔案管理特點 英國檔案管理的特點主要在于它的服務性。英國利用一切可以獲得的資源為大眾服務，包括查閱文件、復制資料、公開發行和舉辦展覽等。具體體現在以下幾方面。

1）檔案管理的親切、貼民。在英國，檔案管理作為社會發展的一部分，是社會文明發展的必然產物。作為社會的文化機構，檔案管理部門在檔案管理設施上更多考慮服務大眾，在許多檔案館里面都設置了殘疾人通道，為讀者免費提供紙張和筆，為讀者提供安靜溫馨的閱讀空間等。

2）檔案管理的方便、快速。在英國，可以利用一切聯系方式和檔案管理機構取得聯系，并且可以詢問檔案資料的相關問題，檔案管理機構會及時回復并且會做詳細解答。這種快捷的服務方式使得英國檔案管理快速發展。

3）檔案管理的公平、平等。英國檔案管理規定無論什么學籍、身份、年齡、地位，只要是合法公民并取得合法的手續，都可以查詢資料。

雖然英國檔案管理注重對公眾的服務，但是其管理制度也是十分嚴格的。首先，資料的性質決定其公開程度，并不是所有的檔案資料都是公開給大眾的；其次，對獲取資料的人員都有專門人員審核資質；最后，對待資料的查閱和復制，不能隨意地將檔案資料原件帶出。

雖然英國的檔案管理已經處于世界領先水平，但是英國仍然在不斷改革，其服務核心理念是“利用信息技術的服務方法圍繞大眾設計”，使公眾能夠全面了解并接觸到學校文件和新聞信息。這一理念的推出，不僅為英國高校檔案建設指明了方向，更為檔案管理的信息化服務做出了明確的指導。

3 國外先進的檔案管理對我國的啟示

加拿大和英國的高校檔案管理的鮮明特色，為我國高校檔案的建設提供了重要借鑒。加拿大檔案管理的制度化啟示檔案的合法性管理，要制定相關的法律法規來規范檔案管理機構和管理人員的工作；英國檔案管理的信息化啟示注重對檔案管理的硬件投入，加大計算機設備和技術的設置和更新。社會在進步，我國檔案管理信息化進程也在不斷推進，因此，國內高校首先應該樹立“以人為本，服務大眾”的理念，逐步建設高校檔案管理系統，分層整合檔案資源，豐富在檔檔案資源數據庫，建立信息化檔案管理系統，做好資源檢索和查詢工作，采取個性化檢索工具引導和幫助需要的用戶查詢資料。

我國的高校檔案管理水平與其他先進國家的差距還比較大，必須結合自己高校檔案管理的實際情況，借鑒其他國家檔案管理的先進制度和優秀的管理經驗，不斷探索和推進檔案管理信息化進程，那么我國高校檔案管理的信息化和現代化將會指日可待。

參考文獻

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