淺談創一流高校公文處理工作品牌

摘 要：高校公文處理是學校承上啟下、溝通內外的重要工作。一流的公文處理工作質量和水平對于當前高校創建世界一流大學和世界一流學科能起到重要的支撐和保障作用。本文以浙江大學為例，淺析創一流高校公文處理工作品牌的重要意義和路徑。

關鍵詞：高校公文處理 一流 品牌 規范化 科學化 隊伍

一、高校公文處理工作概要

2012年4月，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）是新時期全國黨政機關處理公文的標準和依據。《條例》第三條規定“公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具”；第四條規定“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。”

就高校而言，高校公文是指高校黨政管理工作中形成的，具有法定效力和規范格式的重要文書，既體現了學校黨政領導對黨的方針政策、法令規定的宣傳和貫徹，又體現了學校的辦學理念、辦學定位、教育觀念、管理工作水平。因此，高校公文處理是學校承上啟下、溝通內外的重要工作，是學校日常工作的重要組成部分，對于保障高校工作順利開展，促進教育事業發展有著極其重要的作用。

二、樹立創一流公文處理工作品牌目標

建設世界一流大學和一流學科（以下簡稱“雙一流”）是當前黨中央、國務院作出的重大戰略決策，對于提升我國教育發展水平、增強國家核心競爭力，實現從高等教育大國到高等教育強國的歷史性跨越具有十分重要的意義。在創建“雙一流”的進程中，除了黨和國家的政策、財力支持外，需要有一流的師資、一流的學生、一流的學術，還離不開一流的管理。一流的行政管理是學校教育、科學研究、師生管理等工作的基礎和保障。高校辦公室在高校行政管理中居于十分重要的地位，是學校工作運轉的樞紐，是學校領導進行決策的參謀、助手，也是溝通、協調各單位的橋梁，“辦文、辦事、辦會”是辦公室三大主要職責，其中公文處理工作又居于首位，是高校行政管理重要載體，高校辦公室工作主要內容，“雙一流”建設重要支撐。高質量和效能的公文處理工作有利于推動高校公文處理工作規范化、科學化水平再上新臺階，有利于黨的教育方針和高校各項政策的貫徹執行，有利于高校整體提升現代大學治理能力和聲譽，有利于推動高校各項事業健康持續發展。正如企業生產產品，往往會爭創品牌，品牌是對上乘質量、良好信譽的集中體現，由此想到，創一流高校公文處理工作品牌對于“雙一流”目標的實現有著重要的現實意義。

創一流高校公文處理工作品牌對公文處理工作者提出了新要求。第一，要忠實地貫徹學校“雙一流”發展目標，堅持依法治校，恪守公文處理工作規范，提供與“雙一流”大學治理能力相匹配的一流公文和公文處理服務；第二，學校將遇到許多新機遇，比如現代大學制度的研究、大學章程的制定、新校區開辟、中外合作辦學、培養機制改革、省（市）校合作共建等，要富有改革創新精神，緊跟國家戰略和學校發展，在規范的前提下科學應對不斷出現的公文處理工作新情況，提供高水平的公文載體支撐；第三，隨著信息技術的飛速發展、無紙化和移動辦公的發展，要與時俱進，在符合安全保密規范的前提下，充分利用信息化技術優化傳統公文處理工作方式，加倍提高工作效能。

三、浙江大學創一流高校公文處理工作品牌路徑

（一）進一步加強公文處理工作規范化

1.制度規范化。規范的公文處理制度是保障公文處理工作質量的前提。2012年6月，學校根據《條例》精神，結合實際，出臺《浙江大學公文處理工作辦法》（以下簡稱學校《辦法》），對公文的種類、格式、擬制、辦理、管理和行文規則等六個方面進行詳細規定，本著實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密原則，對學校公文處理工作進行了制度化、規范化管理。同時，還建有《浙江大學規范性文件制訂辦法（試行）》《浙江大學電子公文管理暫行規定》等，對規范性文件和電子公文的管理也做了專門細化規定，形成了一套相對完整的公文處理工作制度。

2.機制規范化。在社會學中“機制”的內涵可以表述為“協調各個部分之間關系以更好地發揮作用的具體運行方式”，公文處理工作機制的科學構建有助于提高公文處理校、院整體工作效能，提高公文管理措施的針對性和適用性。比如學校《辦法》中明確了學校公文管理機制，由校黨委辦公室、校長辦公室（以下簡稱“兩辦”）主管學校公文處理工作，并對學校各單位進行相關業務指導和督促檢查；學校各單位負責人主持、指導重要公文起草工作等。

3.程序規范化。規范和理順公文處理各環節程序并明確責任，對于準確、迅速、安全的擬制、流轉和傳遞公文，提高公文處理工作質量和效率，充分發揮和實現公文作用有重要影響。學校對收文（電子文件和機要文件）、發文和歸檔程序進行了細化明確，比如發文處理須經起草、審核、簽發，辦公室必須嚴格把好公文制發各關口，特別規定規范性文件的制發須經過合法性審查、通過校網重大事項意見征求平臺向師生公開征求意見、提交校黨委常委會或校務會議討論通過等一系列前置性審查程序，確保學校發文合法、規范、合理、有效；收文處理程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復工作，特別是對機要文件嚴格傳閱管理，對辦理性文件要求提高擬辦意見的準確率和操作性、明確辦理時限，并督促主辦、協辦部門按期辦結；歸檔程序包括收集、整理、立卷，確保紙質和電子文件兩套歸檔材料收集及時、齊全。

（二）進一步加強公文處理工作科學化

1.推出新一代交互式協同辦公系統（以下英文簡稱OA）。隨著辦公自動化和移動辦公“微時代”的到來，學校對原有OA改造升級，2016年推出新一代OA，全面實現學校收發文等單位事務處理、個人事務處理、公共信息共享的電子化、自動化和移動化，實現無紙、協同、高效辦公，進一步提升學校整體辦公效率。特別是在公文管理流程中，改變傳統紙質審簽模式，新增發文網上處理，內置起草范本、固化擬制流程，從源頭上提高發文質量；實現發文全過程網上處理，解決了因校區分散等造成紙質處理發文不便的現實困境；發文審簽全過程采用修訂模式，方便歷史記錄和查詢；通過手機APP同步實現移動公文處理等，大大提高公文處理工作效率。

2.不斷完善公文處理工作制度。學校適應新形勢，新增或修訂相關制度，不斷完善公文處理工作規程。嚴格按照公文處理工作規定，深入貫徹中央八項規定，嚴守文件精簡線，2014、2015、2016年每年同比文件數量下降約10%。針對新一代OA的廣泛使用，著手修訂電子公文處理相關辦法。同時，執行文件清理制度，按照上位要求和《浙江大學章程》精神，定期對與上位文件和《浙江大學章程》相抵觸、或明顯不適應現實需要、或已被新規定涵蓋替代的文件予以廢止；對適用對象已消失、或適用期已過、不需要繼續執行的文件宣布失效，確保現有文件的合法性、規范性、有效性。

3.科學、靈活處理公文實際操作中的質量和速度關系。公文的特有屬性決定了公文處理工作是一項嚴肅而認真的工作，必須遵循固有的規范和流程操作，公文處理“零差錯”是基本要求和目標。然而，工作現實中，公文作為開展工作的重要工具和載體，尤其是涉及重要工作部署、決定決策的公文，有很強的辦理時效性，一旦耽擱和延誤，就會錯失良機，降低公文效用。因此，如何處理科學、靈活地公文實際操作中的質量和速度關系，是一種工作藝術。一方面，學校《辦法》對發文和收文不同處理程序，閱知性和辦理性文件、普通和規范性文件等不同性質文件辦理時限做了規定；另一方面，學校兩辦公文處理工作者能夠做到當一個“有心人”，不斷總結和積累經驗，對文件性質進行準確快速預判，在辦理中做到主次分明、疾緩有別、加強溝通、加緊督辦，在確保公文質量的前提下，提高辦理速度，讓文件得以及時貫徹實施。

（三）建設一支一流的公文處理工作隊伍

1.樹立大局觀念、形象意識。要實現良好的大學治理，最終實現“雙一流”目標，最關鍵的因素還在“人”以及“人”在大學治理中的功能和作用發揮，公文處理工作者作為行政管理人員中的重要力量，在“雙一流”大學治理中承擔重要使命，是學校各種信息和資料的收集者和中轉者，對內、對外聯結與溝通的重要環節，政策的傳遞者和推動者，因此，公文處理工作者應當站得高、看得遠，樹立大局意識和全局觀念，充分認識公文處理工作的重要意義和形象作用，以高度的責任感認真履職，確保公文處理嚴謹、準確、規范、高效，發揮好參謀和助手的作用。

2.加強宣傳培訓、提高本領。公文是“運籌帷幄”的產物、“決勝千里”的利器，具有鮮明的政策性、法定的權威性、嚴格的規范性、很強的實用性等特點。因此，公文處理工作是一項“瓷器活兒”，其思想性、專業性、技術性都很強，公文處理工作者的思想修養、政策水平、業務知識、辦文能力等，直接影響著公文處理的質量和水平，影響著公文效能的發揮，這就要求公文處理工作者有扎實的功底，過硬的本領，因此，對公文處理工作的宣傳和培訓尤為重要。一方面學校《辦法》明確規定各單位確定專人負責公文處理工作，目前我校公文處理工作者大多由各單位辦公室人員擔任，相對有較強的政治意識、工作水平、協調能力；另一方面，學校通過如黨政辦公室主任培訓、OA管理員培訓、新一代OA使用培訓和座談研討會和組織專人赴各單位“一對一”公文處理輔導培訓等“點面”結合式地不間斷培訓，提高公文處理工作者的業務本領和服務能力，增強公文處理工作的規范性、科學性。此外，學校兩辦結合公文處理工作實務，列舉常見錯情，編印并發放《學校公文處理注意事項》宣傳冊上千冊，普及公文處理工作常識，積極營造良好環境。

3.完善考核機制、激發動力。績效考核在企業中應用廣泛，是不斷制訂計劃、執行、改正的PDCA循環過程，體現在全過程管理，包括績效的目標設定、要求達成、實施修正、改進、再制定目標的循環，是一個不斷發現問題、改進問題的有效機制。筆者建議，高校創一流公文處理工作品牌也應該嘗試建立公文處理工作績效制度，把公文處理規范化、執行力納入公文處理工作者、各單位負責人及辦公室工作考核體系，還可以建立公文處理情況定期通報制度，定期展示優秀公文等，努力形成高校一流公文處理工作品牌意識、氛圍和效應，確保高校公文處理工作質量，推動高校公文處理工作再上新臺階。

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作者簡介：仇婷婷，（1982-），女，漢族，江蘇建湖人，現為浙江大學黨委辦公室、校長辦公室機要文秘室主任。