企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

柴惠賢

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)日常活動(dòng)的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理具有重要的作用。但是在當(dāng)前的形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的形勢(shì)，如何解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，是企業(yè)急需要解決的問(wèn)題。本文首先分析了企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了完善企業(yè)檔案管理的對(duì)策，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理者提供一定的參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)： G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）24-16-2

0 引言

檔案記錄著企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的各種信息，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的原始記錄，也是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的重要參考指標(biāo)。加強(qiáng)和完善企業(yè)的檔案管理工作不僅能夠提升檔案的利用率，還能夠提升企業(yè)的管理水平。因此，要充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，提升檔案的利用率，最終促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員管理觀念薄弱

檔案資料對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)具有重要的參考價(jià)值，是制定檔案發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)和參考資料。然而，目前企業(yè)管理人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對(duì)較少，檔案部門工作人員的檔案意識(shí)薄弱，不能保證企業(yè)檔案資料的真實(shí)性和完整性，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不能很好地實(shí)施。

1.2 企業(yè)檔案管理方式落后

當(dāng)前，很多企業(yè)檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)管理方式，沒(méi)有將現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入進(jìn)去，導(dǎo)致了管理方式落后，跟不上形勢(shì)的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過(guò)程中非常不方便，降低了工作效率不說(shuō)，還很難配合其他部門開(kāi)展工作。

1.3 相關(guān)制度體系不夠完善

從目前的情況來(lái)看，由于思想認(rèn)知上的誤區(qū)以及對(duì)檔案管理的不重視，很多企業(yè)都沒(méi)有根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒(méi)有配備專門的檔案管理部門和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問(wèn)題普遍存在。因此，要想切實(shí)提高企業(yè)檔案管理水平，必須要對(duì)相關(guān)的制度體系進(jìn)行完善，為檔案管理工作的規(guī)范有序開(kāi)展提供依據(jù)。

1.4 檔案管理設(shè)施建設(shè)滯后

檔案管理設(shè)施建設(shè)關(guān)系著管理水平的提高，但由于企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致資金投入不足，檔案管理設(shè)施的建設(shè)存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，有的企業(yè)檔案室破舊，存儲(chǔ)環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴(yán)重，無(wú)法再利用。同時(shí)管理人員的安全意識(shí)不足，將檔案資料與一些危險(xiǎn)物品放置在一起，加上缺乏完善的保護(hù)設(shè)施，對(duì)檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分企業(yè)并沒(méi)有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開(kāi)展。

2 完善企業(yè)檔案管理的對(duì)策

2.1 樹(shù)立正確的檔案管理觀念

充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價(jià)值，企業(yè)檔案具備潛在生產(chǎn)力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會(huì)帶來(lái)效益，為管理者提供強(qiáng)大的助力，所以，要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，盡力開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會(huì)提供更有價(jià)值的服務(wù)。

2.2 建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式

要想真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務(wù)就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。我們使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理就必須要建立一個(gè)專門的系統(tǒng)進(jìn)行操作，在這個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)上我們可以進(jìn)行信息的錄入、分類、歸檔、整理、保存、搜索等，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。另外，我們還要建立一個(gè)完善的信息資源庫(kù)，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準(zhǔn)確、可靠。我們知道無(wú)論是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，還是計(jì)算機(jī)軟件都需要定期的升級(jí)優(yōu)化，只有這樣我們才能保證使用功能越來(lái)越方便、快捷、高效。因此，對(duì)于檔案管理信息化系統(tǒng)需要有專業(yè)的工作人員進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，為檔案管理工作提高可靠的技術(shù)支持。

2.3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)

首先，企業(yè)要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門的職責(zé)，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個(gè)流程均給予明晰的規(guī)定，確保制度的嚴(yán)格落實(shí)，對(duì)于違反規(guī)定的行為和人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。

2.4 增加硬件投入，加快企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)

電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過(guò)程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還都不完善，影響了企業(yè)檔案管理效果的發(fā)揮。如果硬件投資到位，將會(huì)把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來(lái)，這樣既解放了勞動(dòng)資源，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性

3.1 能夠?yàn)槠髽I(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)

檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展服務(wù)。比如企業(yè)過(guò)去的科研活動(dòng)、文化體育活動(dòng)都可以為當(dāng)前的管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

3.2 有利于檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用

企業(yè)檔案是在企業(yè)日?？蒲小⑼馐乱约靶姓芾淼然顒?dòng)中形成的具有參考價(jià)值和保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料，對(duì)企業(yè)的評(píng)價(jià)、考核、研究以及總結(jié)工作具有重要的作用。在我國(guó)體制改革不斷深入的現(xiàn)如今，企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用，因此必須進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術(shù)，深度開(kāi)發(fā)檔案資源的利用價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。

3.3 是時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求

當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)資產(chǎn)作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，開(kāi)始在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中顯示出重要的地位。檔案是知識(shí)資產(chǎn)的一部分，真實(shí)記錄著企業(yè)不同時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)，在新時(shí)期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現(xiàn)，就需要完善檔案管理的信息化建設(shè)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的內(nèi)在要求。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展過(guò)程中面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要內(nèi)容。為了提升檔案管理工作水平，企業(yè)必須要樹(shù)立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)，更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的要求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

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