淺談管理信息化背景下檔案管理者素質(zhì)的提高

李陽

摘 要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，全國各地都在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，這使得傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生改變，同時(shí)也對(duì)檔案管理者的素質(zhì)提出了新的要求。本文從檔案信息化背景下檔案管理者要具備的素質(zhì)入手，分析目前檔案管理者的素質(zhì)現(xiàn)狀，從而探究提高檔案管理者素質(zhì)的具體途徑和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理信息化；素質(zhì)；提高

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）24-24-2

0 引言

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像及其他各種形式和載體的歷史記錄。檔案信息化管理的含義是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃和組織中，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，從而進(jìn)行檔案信息資源收集整理、管理和提供利用服務(wù)。

傳統(tǒng)的檔案管理面臨著數(shù)量繁多、保管條件差、不便于查找等問題，檔案信息化管理不僅可以有效地減少檔案占用空間，方便信息保存，最重要的是便于使用者及時(shí)查找、閱讀，不僅能節(jié)省時(shí)間，還能節(jié)省檔案管理和使用過程中的人力、物力和財(cái)力，能夠有效地提高工作效率和辦事效率。

與傳統(tǒng)檔案管理的手工操作，手續(xù)繁雜不同，在檔案信息化管理的過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息的采集、組織、加工和信息查詢、分析等環(huán)節(jié)，這要求檔案管理者不僅要具備傳統(tǒng)檔案管理者應(yīng)有的業(yè)務(wù)能力和政治素質(zhì)，還應(yīng)該掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息加工處理技術(shù)和簡(jiǎn)單的硬件維護(hù)技術(shù)，具備計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備操作能力、電子文件的處理能力、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)能力等。只有提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)檔案信息化管理的需要，才能使檔案的信息化程度得到提高，檔案管理工作更加高質(zhì)、高效。

1 目前檔案管理過程中管理者普遍存在的主要問題

歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，而掌管這些重要“史料”的人是檔案管理者。作為檔案管理的主體責(zé)任人，當(dāng)前檔案管理者主要存在以下問題，不僅影響了檔案管理工作的效率，更影響了檔案信息化管理的推進(jìn)。

1.1 缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

受檔案管理體制的制約，檔案管理部門吸納的據(jù)有高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才很少。現(xiàn)有的檔案管理人員呈現(xiàn)老齡化，有些人幾乎不具備檔案信息化管理的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于這部分人來說傳統(tǒng)檔案管理模式很難改變。有些人的學(xué)歷雖然在本科以上，但是并非畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，多數(shù)是“半路出家”，而且專業(yè)跨度很大。在從事檔案管理的工作中，這些人往往是邊做邊學(xué)，在實(shí)踐中摸索，通過實(shí)踐獲得檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，但是涉及專業(yè)性問題和專業(yè)操作時(shí)，這些人往往束手無策，就更談不上工作創(chuàng)新和適應(yīng)新形勢(shì)了。目前，檔案管理部門幾乎找不到檔案信息化管理所需要的復(fù)合型人才——既掌握檔案管理技術(shù)，又能熟練操作計(jì)算機(jī)。檔案管理人員素質(zhì)偏低，傳統(tǒng)的檔案管理方法難以轉(zhuǎn)變，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)。

1.2 思想懈怠，不思進(jìn)取

部分檔案管理者認(rèn)為檔案管理工作沒有多少價(jià)值，“技術(shù)含量”不高，感覺自己在工作中的受重視程度比較低，而且收入水平不高，因而降低了對(duì)自身的要求。單調(diào)、枯燥、繁瑣的檔案管理工作往往致使管理人員缺乏成就感，導(dǎo)致他們情緒低落，從而產(chǎn)生嚴(yán)重的職業(yè)倦怠心理。在日常工作中，檔案管理人員往往不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，缺乏上進(jìn)心，滿足于現(xiàn)狀，在業(yè)務(wù)上沒有精益求精的精神和追求，缺乏提高知識(shí)水平和業(yè)務(wù)水平的自覺性和主動(dòng)性，而且思想跟不上時(shí)代潮流，認(rèn)識(shí)不到工作中面臨的挑戰(zhàn)，墨守成規(guī)，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力去提高自身的技能，檔案管理的專業(yè)水平得不到提升。

1.3 管理技術(shù)落后，方法陳舊，缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理不只是簡(jiǎn)單的檔案保存工作，它有豐富的內(nèi)容、必要的規(guī)范與基本規(guī)律。但是一些單位對(duì)檔案管理工作理解不深，缺乏重視，支持不夠。對(duì)檔案管理投入的資金不足，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后。一些單位雖然配備了檔案信息化管理的設(shè)備，但仍在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法。除此之外，檔案管理部門在招錄檔案管理人員時(shí)不追求其專業(yè)度，而且認(rèn)識(shí)不到提高檔案管理者素質(zhì)的重要性，忽視了對(duì)檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理者缺乏學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，業(yè)務(wù)知識(shí)和技能得不到提高，工作效率低下，有些檔案管理人員甚至不能熟練操作計(jì)算機(jī)。檔案管理者的綜合素質(zhì)不高直接影響了先進(jìn)技術(shù)的推廣和應(yīng)用，制約著檔案管理的信息化水平。

2 提高檔案管理者素質(zhì)的具體途徑

隨著信息技術(shù)的推廣和普及，雖然很多檔案管理部門都建立了檔案信息化管理系統(tǒng)，但是目前多數(shù)管理部門的檔案信息化建設(shè)水平還不高，仍處在初級(jí)階段。檔案管理者的素質(zhì)在推動(dòng)檔案信息化管理的過程中成為最關(guān)鍵的因素，因而，檔案管理部門必須重視檔案管理者素質(zhì)的提高。根據(jù)目前檔案管理過程中檔案管理者素質(zhì)普遍存在的問題，可采取以下具體措施提高檔案管理者的素質(zhì)。

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)教育，提高檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一個(gè)單位的重要組成部分，管理者不僅需要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更需要較強(qiáng)的大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和保密意識(shí)。檔案管理并不是單純的對(duì)資料的整理與收集歸類，還要對(duì)資料進(jìn)行再利用，需要管理人員掌握相關(guān)知識(shí)與技能。要想提高自身的綜合素質(zhì)，檔案管理者要樹立終生學(xué)習(xí)的理念。要加強(qiáng)檔案法律法規(guī)等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，自覺利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升學(xué)歷層次；除加強(qiáng)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)外，要特別注重信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和本領(lǐng)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)工作

除了檔案管理者自身的努力，檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)檔案管理信息化的要求以及檔案管理工作的變化，為檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)和在崗自學(xué)的機(jī)會(huì)和條件，特別是要把計(jì)算機(jī)知識(shí)及多媒體技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用作為檔案管理者的必修課。可以聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，通過靈活多樣的形式組織檔案管理者學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作等專業(yè)知識(shí)，使檔案管理人員能熟練操作計(jì)算機(jī)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等管理檔案，為推進(jìn)檔案信息化管理提供保障。還可以通過引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理者之間的競(jìng)爭(zhēng)，促使管理人員產(chǎn)生危機(jī)感。例如在單位內(nèi)部開展專業(yè)技能評(píng)比，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到自己在專業(yè)知識(shí)方面和業(yè)務(wù)技能方面的不足，認(rèn)識(shí)到提升自己的專業(yè)素質(zhì)的重要性；還可以建立專業(yè)技術(shù)人員獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

2.3 開展檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作，為檔案信息化管理打好基礎(chǔ)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作領(lǐng)域中重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制訂或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。要想發(fā)揮檔案信息化管理的便利性，使檔案管理工作事半功倍，檔案管理者做好將信息輸入計(jì)算機(jī)的前期準(zhǔn)備很重要，其中就包括要統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的各種準(zhǔn)則，比如掌握《中國檔案分類法》等業(yè)務(wù)知識(shí)，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則，確保檔案著錄、標(biāo)引等數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案信息檢索的查準(zhǔn)率和查全率。只有立足檔案規(guī)范化，檔案的信息化管理才能登上新臺(tái)階，檔案管理工作才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，開創(chuàng)出新局面。

3 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)的主要目的是提高檔案使用的便利性，縮減檔案信息的利用成本，更好地為檔案使用者提供信息資源服務(wù)。在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理者起著主導(dǎo)作用，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理的信息化程度。檔案管理的信息化趨勢(shì)是不可逆轉(zhuǎn)的，檔案管理者只有順應(yīng)趨勢(shì)、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，更新業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，才能適應(yīng)檔案管理信息化與現(xiàn)代化的需要，才能不被檔案管理工作所淘汰。

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