如何加強基層單位文明創建檔案管理

張林艷 顏萍

【摘要】本文以宜昌市為例，從檔案分類、檔案管理和管理模式論述了如何加強基層單位文明創建檔案管理，并對工作中還存在的一些亟須提高與改進之處提出了對策和建議。

【關鍵詞】基層單位；文明創建；檔案管理

文明單位創建工作是群眾性精神文明創建體系的重要組成部分，是加強基層單位建設，提高員工素質，培育優秀文化，樹立社會形象，塑造城市精神，推動社會主義核心價值體系建設，加強和完善社會建設和社會管理的重要措施。文明單位是基層經濟文明、政治文明、精神文明、生態文明和社會文明五個文明建設綜合性成果的最高榮譽稱號。文明單位的創建過程是一個長期、動態的過程，也是一個有規劃、成系統的過程。因此，收集、整理和管理好文明創建檔案資料，是基層單位文明創建的一項重要內容，也是上級部門檢查考核基層單位開展精神文明創建活動的重要依據，對基層單位今后精神文明建設的發展具有重要作用。以下筆者就以宜昌市為例，談談如何加強這方面的工作，供大家學習參考。

一、檔案管理

文明單位創建檔案是反映創建單位精神文明建設活動的重要憑證，具有重要查考價值，每個創建單位都要不斷加強和完善創建檔案管理工作，由于創建工作是長期的、持續的，材料的形成是隨時隨地的，需要工作人員在明確材料收集范圍的前提下，注重平時的收集、整理與存放工作。

（一）檔案收集。檔案收集工作屬于基礎性工作，內容包括班子建設、隊伍建設、創建活動、內部管理、業務工作、表彰榮譽等，它貫穿于日常文明單位創建活動的方方面面，需要注意對原始材料的日常積累。從目前來講，創建檔案一般包括文字材料、照片材料和聲像材料三種。

1.文字材料。在所有類別材料里，文字材料所占比重最大，是最主要的收集對象，作為一種傳統展現方式，這也是目前為止最為成熟一項工作。工作人員應嚴格按照考核要求，對單位活動材料進行收集，各部門通力合作，注意各方面活動材料的留存備案。

2.照片材料。相對于文字來講，照片具有直觀、形象的特點，對于展現文明單位的風采有著不可替代的重要作用。文明單位創建活動中不可避免會產生一些照片材料，大部分是當時的照片，還有一些是處理過的照片，這些照片材料對于充實創建材料種類、體現創建風采、展現單位及員工風貌發揮著舉足輕重的作用。

3.聲像材料。在日常工作中，一些重要會議或活動僅僅由文字或照片材料作原始記錄早已不能滿足建檔要求，需要形成聲像材料。較之于照片材料，聲像材料更加直觀，易于理解和接受，也反映了文明單位創建方式的與時俱進。

無論哪種材料，都需要及時地收集留存，創建活動是流逝性的，不會重演，使得作為初始步驟的收集工作尤為重要。比如單位組織的各項文體活動，在活動開展之前應該有相應的方案、計劃類材料，活動結束后會產生結果類材料。當然，在活動過程中也會產生大量照片或聲像材料，這是活動開展情況的有力證明，需要妥善收集、整理，以充實臺賬。

（二）檔案整理。文明單位考評標準細化指標多，涉及到整理工作量大又復雜。因此，在收集材料之初，就需要遵循一項原則，既全面又體現特色。

1.篩選。每年活動會產生大量的材料，工作人員在收集材料之初就應該做好各類材料篩選工作，嚴格按照考核細則的要求進行。在遵守全面原則的同時，盡量精簡、不重復、不冗余。篩選工作力求全面，對照各項指標，根據創建實際情況逐條逐項收集，力求齊全、完整、不漏一條。

2.歸類。創建工作材料在收集中篩選，在篩選中歸類，一環扣一環，緊密承接，由篩選到分類應該是逐漸細化的，按照考核中的一、二、三…指標逐層細分。需要指出的是，類別過大材料內容會顯得過于籠統，辨識度不高。過小則顯得過于繁亂，也會增加工作量。建議根據單位實際情況確定分類。分類工作突出一個“細”字，要把篩選出的材料根據指標要求分類細化到每個小指標，方便以后上報考評工作。

3.匯編。歸類工作之后要進行排序，并編制目錄，一類一目錄，內容順序可按時間排列，也可按具體指標順序排列。目錄無固定格式，可以根據本單位具體情況自行編制。匯編工作需要展示創建特色，有詳略，有重點地鋪陳材料、匯編內容，對本單位特色工作、項目、經驗等，要多做、多寫、多備材料，將本單位文明創建特色做大、做靚。

（三）檔案存放。文明單位兩年一評，周期較長，除了注意日常材料點滴收集外，之后存放工作也是不可忽視的。加之檔案不可再生性，對存放有較高要求。

1.裝盒。材料都要裝入統一的文件盒，文件盒以滿足A4紙的裝入要求即可，無硬性要求。材料按類別分別裝盒，按形成時間或內容排序，做到一類一盒，并在文件盒外部做好標注，便于管理。另外，文件盒中的材料注意隨收集隨歸類。

2.保存。文件盒應裝入專門的檔案柜，如果實在沒有條件，也可在檔案柜中專門安排一個部分存放創建工作檔案。此外，還要注意檔案柜日常防火防潮防蟲等，保證創建工作檔案的干燥整潔。

二、管理模式

文明單位創建工作檔案涵蓋了兩年內文明創建活動的方方面面，是創建活動實際開展情況的體現，很多單位作為歷屆“文明單位”，對本單位文明創建工作檔案已形成較完善的管理制度，總結出一定管理模式。

（一）制訂規劃。在每一屆文明單位創建工作之初，根據創建主管部門和上級有關要求，結合本單實際情況制訂本屆文明單位創建規劃。檔案收集整理人員應熟悉本單位創建規劃的內容，提早做好準備。對于新出現的創建要求，要及時吸納到材料收集的準備工作之中。

（二）有序推進。文明單位屆期比較長，創建活動比較多，而且是不間斷地進行的，每次活動都會有大量文字、照片、聲像等材料形成。材料形成的即時性決定了日常收集工作必須嚴格遵循隨辦隨歸的原則，以防遺漏。對于隨辦隨歸的材料在收集時可以簡要梳理一下，剔除冗余材料，保留主要的、重要的材料，否則檔案材料越積越多，增加屆滿前檔案整理工作量。

（三）強化保障。隨著傳統紙質檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等類型和數量的不斷增多，各創建單位應根據各類檔案保管利用的實際要求，不斷完善創建工作檔案保管設施和環境，確保文明單位檔案管理工作的有序健康開展。此外，還要配備專門檔案收集和整理人員，并廣泛宣傳動員，提高全員參與積極性，增強檔案材料送交的積極性和主動性。

（四）不斷完善。文明單位創建工作是一個循序漸進的過程，需要總結經驗，逐漸完善。在每一屆文明單位工作結束后，應該對本屆文明單位創建工作經驗進行認真分析，總結經驗，查找問題。對于檔案收集整理中的切合實際的做法加以發揚并優化，對不夠完善的做法加以改進，對查找出來的問題逐條糾正并提出預防措施，以保證檔案管理工作的有序推進。

三、對策及建議

宜昌市從1982年開始開展文明單位考評工作，歷次考評主要是靠材料展現。30多年的時間，文明單位創建工作檔案管理水平逐漸發展完善。另外，國家、省、市及區文明辦也根據社會的發展在不斷修正《文明單位創建考評細則》，為文明單位創建活動健康發展提供了規范性文件依據。但是，文明創建中的檔案管理工作中還存在一些亟須提高與改進之處。

（一）內容上體現特色。文明單位考評指標是既定的，所有參評單位務必按照指標要求收集材料。因各單位考評材料中絕大多數會是共性材料，所以各單位考評材料略顯千篇一律。如何使本單位的考評材料在各參評單位中脫穎而出，給人留下深刻印象，完全靠特色材料。因此，創建工作檔案材料體現指標要求，突出創建特色顯得尤為重要。這就要求創建工作檔案在收集進程中要突出重點，展現特色，立足發展。在共性工作檔案材料中，做到人有我優，在特色工作檔案材料中，做到人無我有。

（二）形式上力求多元化。目前文明單位創建工作主要以紙質材料來體現，電子文檔材料還不夠全面細致。文明單位考試評工作不應僅僅局限于紙質材料，還應有相應的聲像、電子文檔等材料。加之現在考評工作早已在網上進行，創建電子檔案已是不可避免。另外，創建檔案的電子化、網絡化也有利于考評工作更加公開透明、公平公正。如何恰當地利用新技術新形式展現文明單位創建風采，開創考評材料多元化新局面，需要我們開動腦筋、大膽創新。因此，創建單位應在做好紙質檔案收集整理工作的基礎上，逐漸充實完善電子檔案，推動文明單位創建工作檔案管理的可持續發展。