企業知識審計關鍵成功要素研究

肖久靈 陳媛媛 汪建康

[摘 要] 知識審計是企業知識管理戰略的重要組成部分以及實施知識管理的首要步驟。在探討知識審計內涵與作用的基礎上，基于研究文獻研讀梳理出196項要素，通過社會網絡分析進行成功要素的識別與歸類，并對關鍵成功要素進行解析，主要包括組織承諾、審計團隊、審計流程、審計方技等，以期為現代企業成功實施知識審計以及知識管理提供幫助和借鑒。

[關鍵詞] 知識審計；社會網絡分析；關鍵成功要素

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 010

[中圖分類號] F239；G302 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0024- 05

隨著現代企業的不斷發展，審計（Audit）作為一種職能在企業戰略制定、業務經營以及項目管理等方面發揮著重要的監督、評價與鑒證作用。當前，審計的內涵和外延得到較大程度的拓展，在諸多審計類型中，管理審計（Management Audit）是頗為重要的類型之一。而知識審計（Knowledge Audit）作為現階段企業管理審計業務與內容的重要延伸，已經引發國內外學者與研究機構的廣泛關注與深入探討，基于不同研究視角對其展開研究，涵蓋知識審計的方法，流程，策略、架構以及模式等方面[1]。知識審計作為審計與知識管理的交叉研究領域，貫穿于企業知識活動的全過程，不僅能夠促使企業更好地認知自身所擁有的各種知識資產狀況，還能對企業知識戰略、環境、人員等進行全方位審查，并針對其中存在的問題，提出診斷性和預測性的審計報告以及呈現持續改進的路徑。眾多研究成果表明，知識審計既是企業知識戰略的重要組成部分也是實施知識管理項目的首要步驟[2-3]。但企業知識審計活動的開展并不是一蹴而就的，知識審計的作用呈現與效果發揮會受到諸多因素的影響。本文主要基于審計本質原理，立足于企業知識活動的實踐，從整體、系統、全方位視角探討企業知識審計的關鍵成功要素，以促使現代企業深入了解知識審計在知識戰略實施中的重要作用，同時促進企業審計資源的合理分配，有利于企業知識審計活動的有效開展以及知識審計效率與效益的有效提升。

1 企業知識審計的內涵與作用

1.1 企業知識審計的內涵

對于知識審計的內涵，很多學者與研究機構從不同視角進行了界定，但還未形成統一、一致的觀點。Debenham & Clark（1994）[4]認為，知識審計是一種計劃性文檔，是對特定領域內的組織或個人所擁有的定性或定量知識的一種結構性預覽。Liebowitz 等（2000）[5]強調知識審計是組織實施知識管理項目的關鍵部分之一，用于明確哪些知識是需要的，哪些知識是可用和缺乏的，誰需要這些知識，如何將這些知識加以利用等問題，主要用于獲取各種內隱知識，通過有計劃的流程設計與檢查，針對組織內部的專業領域與組織外部的顧客需求，進行系統調查與分析。Paramasivan（2003）[6]強調知識審計的過程性，包括對企業信息和知識政策、知識結構和知識流的學習。同時認為知識審計將關注：組織的知識需求，擁有的知識資產或資源位于何處，知識存在哪些差距，組織中的知識流動情況，知識流動中存在的瓶頸，即人員、技術和流程是支持還是阻礙知識流動。Perez-Soltero 等（2006）[7]認為，知識審計被用于提供組織知識“健康”程度的調查，是一種發現（Discovery）、核實（Verification）、驗證（Validation）的工具，提供事實發現、分析、解釋和報告，內容涵蓋企業知識政策、知識的結構以及流動情況，同時還可以審查知識來源和使用情況：知識是如何被獲取、存儲、分發、共享和使用的。國內學者奉繼承、趙濤（2005）[8]認為知識管理審計是管理審計的重要組成部分，是知識管理責任機構或人員按照一定的程序和方法，對知識管理的管理活動和對象資源為主要審計對象，查明問題并提出解決問題的辦法，從而促進知識管理績效的一種審計與知識管理相結合的活動。楊光、梁戰平（2008）[9]認為知識審計是對組織知識資源的科學系統的考察和評估，以明確組織擁有或缺乏哪些知識，如何得到或運用這些知識，從而實現組織實現特定目標或長期發展提出合理建議，以提升企業的競爭優勢。

從以上各學者的界定中可以看出，知識審計是企業知識管理的開端，貫穿整個知識管理過程，并對實施過程提供持續反饋。同時對企業的知識資源、知識政策、知識結構和知識流等進行系統、科學的考察和分析，揭示企業已有的知識（知識基礎）與缺乏的知識（知識需求），讓企業充分了解自身的知識能力、現有的知識資源以及知識管理活動，并提出診斷性和預測性的審計報告。

1.2 企業知識審計的作用

依據Robertson（2002）的觀點，知識管理可以為企業帶來多方面的利益：提供合理性；提出一致的語言；勾勒出一些過程；提供一種清單；提供思想的來源，以及解釋非技術的方面，為了更好地發揮知識管理的效率與效果需要進行知識審計[10]。

Wiig（1993）[11]指出，知識審計可以識別：信息過載或信息匱乏（Information Glut or Scarcity）；避免“重復發明的循環”（reinventing the wheel）以及“過時信息”（out-of-date information）的大量使用，以及在特定領域中如何尋求專業知識等。Debenham and Clark（1994）認為，知識審計可以在特定領域指出知識的范圍、特征和結構；為知識處理的戰略方案提供有意義的數據輸入；在企業內部識別相關的知識庫，并描繪出知識庫主要知識的定性和定量特征，同時給出有效評價。Capshaw（1999）[12]認為知識審計將提供如下產出：評價當前在知識使用和交流的水平，企業的知識管理傾向，識別和分析知識管理的機會，縮減潛在的問題范圍，評價在企業內部知識價值的感知。Paramasivan（2003）指出，知識審計能夠識別核心知識資產的擁有者、使用者、用途以及關鍵特性，結合知識管理評價作為一種基準用于開發知識管理戰略。需要進行知識審計的情況通常表現在：管理者和員工感到“信息過載”癥狀；很難快速發現關鍵的信息和知識需求進行決策；信息和知識的有效來源經常被意外事件所阻礙；信息獲取行為跨越不同的部門很難產生；需要考慮信息系統或信息管理投資的價值問題；組織需要具有較強的研發能力等。國內學者馮靜（2003）[13]認為，知識審計是實施知識管理的第一步，是企業知識戰略的需要，以及應對信息超載、重復勞動等現象的有效方法。

由此可見，知識審計對企業具有非常重要的作用，一方面可以審視、評估與評價企業知識能力，知識資源以及知識管理行為，將幫助企業確定，哪些知識需要被管理，如何更好地進行管理，進一步明確知識優勢與劣勢。另一方面可以使得知識在企業中更加可視化，有利于促進知識資源的有效利用，提高效率性和效果性。

2 企業知識審計的關鍵成功要素識別

關鍵成功要素法（Critical Success Factors，CSF）是由William Zani教授于1970年提出，他在管理信息系統（MIS）模型開發中使用了關鍵成功變量，這些變量是決定MIS成敗的關鍵要素。John Rockart 教授后將其提高到MIS的開發規劃戰略層面，并運用到MIS的戰略規劃之中。隨后，關鍵成功要素法的應用領域不斷得到擴展，從最初的數據分析與業務分析領域，逐漸擴展到涵蓋衛生健康在內的各類產業等領域（James and Friesen，1995）[14]。關鍵成功要素法是企業根據總體目標，通過分解其目標，識別企業的關鍵成功要素與核心競爭力，以及這些要素的性能指標，然后，根據這些要素確定企業資源分配的優先級別。而關鍵成功要素是企業實現一定的目標所不可缺少的業務、技術、資金以及人力等要素，是由產業、企業、管理者、環境以及突發因素等形成。

2.1 企業知識審計關鍵成功要素的識別思路

當前學界對于關鍵成功要素的確定有三種方式：一是通過理論研究設定類別框架，再依據既定的類別進行識別；二是通過收集一定的數據進行統計分析，將識別出的各個要素依據分析結果進行分類，再對各種類別進行命名；三是將二種方法進行結合，即先設定分析框架，通過對文獻進行綜述以識別大量的成功要素，再通過統計分析將其重新分類，以驗證分類的合理性。基于完備性角度，為確保關鍵成功要素在識別過程中不會忽略某一類要素而導致識別要素體系不完整，本文將采用構建分析架構與統計分析相結合的方式，以促進成功要素的識別，并確定出關鍵成功要素。

首先，為了更好地識別成功要素，本文通過檢索專業數據庫，如SpingerLink，EBSCOhost，ProQuest，IEEE Xplore，Elsevier以及中國期刊全文數據庫（CJFD）等，時間界限截至2014年底，以關鍵字段“knowledge audit”、“knowledge management audit”以及“知識審計”、“知識管理審計”等進行主題、摘要、關鍵詞以及內容的多輪次搜索，同時還以手工檢索進行補充完善，形成以期刊為基礎的文獻庫。其次對研究文獻展開內容分析，選擇含有審計流程、審計內容、審計方法和審計案例等的文獻，進行研讀、分析和整理出成功要素，同時進行編碼，形成研究數據庫；再次進行文本分析，采用社會網絡分析法對編碼后的成功要素進行研究，采用內向程度中心性指標進行判別，選擇出關鍵成功要素。最后，在此基礎上結合企業知識戰略、審計目標，以及企業知識管理活動的具體實踐，咨詢專家進行研判，以最終確定出企業知識審計的關鍵成功要素。

2.2 企業知識審計關鍵成功要素的識別過程

依據上述研究思路，本文在各類學術文獻數據庫搜集整理出30篇研究文獻（如圖1a所示，括號內為要素數量），通過分析統計出196項要素，基本涵蓋知識審計全過程要素，如審計目標、審計流程、審計團隊等。在此基礎上對196項要素進行社會網絡分析（如圖1b所示），并利用內向程度中心性指標進行判別甄選出成功要素。整體網絡的平均值為5.676，標準差為3.829，最大值為21，最小值為1，網絡中心性達到23.56%（如表1所示，僅列出高于平均值的要素）。

通過社會網絡分析可以看出，有些成功要素已經得到認可，如審計結果（21），策略建議（15）、準備與計劃（14）、知識庫（10）、知識地圖（10）、數據分析（9）、再審計（9）、深入調查（9）、明確審計目標（8）、確定范圍與重點（7）、數據評估（7）等。因此，通過程度中心性指標的綜合考量，基于企業知識審計目標，在咨詢專家意見的基礎上，確定出企業知識審計的關鍵成功要素。

3 企業知識審計的關鍵成功要素解析

依據上述成功要素的識別過程，并對成功要素進行分類，將其劃分為組織承諾、審計流程、審計團隊以及審計方法等類型，具體如圖2所示。

3.1 組織承諾

組織承諾主要體現在兩個方面：高層管理者的支持與員工的支持。高層管理者在影響知識審計成功方面起著非常關鍵的作用[15]，主要是高層管理者的價值觀是影響企業價值觀的重要因素，同時還影響著組織變革的方向，向員工傳達出知識審計的重要性，創建有利于增進知識轉移或共享，以及創新的企業文化，也清晰地了解企業內部的知識資源以及重要性程度，其學習與搜尋新知識的意愿和行為也影響著員工對知識資源的重視。在知識審計過程中，高層管理者需要對審計目標、審計團隊、審計進展以及例外情況等進行充分認知、持續關注且長期支持，并使得知識審計成為企業的一種規制。此外，知識審計必須是以人為本且以員工為中心的（People-Centred & People Focused），需要得到員工的廣泛參與。在企業中任何員工都會創建、獲取和分發知識，每個員工的顯性付出或潛在貢獻必須被認知到，因此，在實施知識審計行為或流程時任何員工都不能被忽視。同時，還考慮到知識具有個人化特性，員工當聽到知識審計術語時，可能認為自身將要被審計，關于他們知道什么或不知道什么。可能會產生較強的抵觸情緒或不配合行為，建議在進行知識審計時，可以用知識評價（Knowledge Assessment）或知識盤點（Knowledge Review）等代替知識審計的稱謂（Thomas，2005）[16]，以提高員工的響應程度或參與積極性。

3.2 審計團隊

企業知識審計團隊要由不同的專家構成，如企業戰略制定者、財務專家、人力資源專家、知識分析家、知識產權專家以及市場營銷專家等，雖然多部門組成的知識審計團隊，可能會出現一些意見分歧，但需要團隊成員對審計的原因和目標達成一致。因此，在團隊構成方面，知識審計團隊可以由來自企業內部不同職能部門的專家所構成，以確保審計過程所需的各種專業知識和技能。較為理想的情況是，團隊成員應該來自組織的不同層級，以確保企業戰略和使命的認知，以及對企業客戶、供應商以及日常業務（包括產品、技術、服務等）的了解。為了配備具有專業技術、人力資源、研究方法等的團隊，成員應該包括企業不同的職能領域，同時也可邀請對企業隱性知識具有良好認知以及具有良好的社會關系網絡的人員參與（Tiwana，2002）[17]。在知識結構方面，一是團隊成員需要具有良好動機，思想開放和專業能力，才能保證知識審計流程的有效實施。團隊成員需要識別知識資產，覺察到重要的知識和信息流，注意到絕大部分知識是非正式、隱性、個人和模糊的。二是團隊成員需要了解企業的戰略愿景、業務流程和所面臨的內外部環境，更應該詳細了解業務流程和核心知識資產，以及如何使用信息技術提升企業績效。三是團隊成員應該了解知識管理和知識審計的基本原則、知識審計目標和流程，掌握一些知識管理工具和技術，同時還需要具有一定的領導與協調能力，能夠激勵其他員工并使其自愿加入到知識審計之中。

3.3 審計流程

為了確保審計目標的達成，需要制定合理有效的審計流程，主要體現在審計準備、數據收集、審計評價以及結果呈現等方面[18]。在審計準備方面，主要有初始會談，將會同高層管理者進行，收集數據了解目標審計領域的環境、文化和結構，同時針對企業的特定需求，確定有效的審計方法；目標領域調查，審計人員通過文檔或參與式觀察了解目標領域，有助于進一步明確業務實踐；界定范圍，審計人員與企業高管進行溝通，確定審計范圍與識別需要進行審計的目標領域；設置目標，審計人員依據企業需求確定審計目標。在數據收集方面，主要有會談關鍵人員，以幫助和支持審計活動，會談記錄將對審計主題提供有價值的線索；識別知識需求，識別每個被審計領域的知識需求，應用知識子庫以及知識子網絡分析了解這些領域的實際狀況；深入調查，通過調查問卷、面對面會談等途徑，了解目標領域的既有知識以及缺乏的知識。在審計評價方面，主要有識別所存在的問題并排序，如使用知識網絡分析識別知識流的瓶頸，差距分析將被用于分析知識差距，綜合評估可行性與成本有效性做出有效決策等；確定解決方案，提供各種解決方案并進行方案排序，綜合考慮成本、適用性與標準等；提出策略建議，選擇適合的解決方案，并制定詳細的執行計劃；在結果呈現方面，主要有審計結束時需要提交審計報告，包括審計目標，審計范圍、結果分析，策略建議等；審計報告將以電子文檔或文稿等形式提供給利益相關者；依據經批準的建議和新的知識管理計劃制定具體行動方案。

3.4 審計方技

在審計方技方面，主要包括知識需求、知識流、知識庫以及知識地圖等分析技術。知識需求分析主要是針對企業戰略目標，圍繞當前以及未來所開展的事務，明晰當前擁有以及未來需要的知識，如對顯性與隱性知識的需求、對核心知識、先進知識和革新知識的需求等，以促進知識與戰略的動態鏈接[19]。知識庫分析是對企業知識進行統計、索引以及分類，主要包括顯性與隱性知識庫兩個實體。顯性知識庫包括對企業文件、數據、資料等的統計與歸納，以促進知識訪問、知識利用等。隱性知識庫包括員工經驗、技能、學習經歷以及未來發展潛力等。知識流分析主要分為人員分析（Person Analysis）、過程分析（Process Analysis）以及系統分析（System Analysis）。知識地圖是企業擁有知識的導航器，是企業知識的明晰化，描繪企業內部知識來源、流動、約束以及流失等動態特征，同時還描繪企業知識存量、結構、功能、方位以及查詢路徑等靜態特征，以促進知識重用、轉移與共享。

4 結 論

在知識經濟時代，企業所擁有的知識特別是隱性知識是企業獲取競爭優勢的重要來源，而這些知識位于何處，被誰擁有，缺乏哪些知識，如何更好有效利用等成為企業日益關注的問題。為了更好地了解自身知識資源并將其轉化為競爭優勢，企業需要進行不斷進行知識審計，并將其作為企業的一種規制[20]。本文基于審計基本原理，利用構建分析架構與統計分析相結合的方式，確定出成功要素，并通過社會網絡分析，利用內向程度中心性指標甄選出關鍵成功要素，主要表現為組織承諾、審計團隊、審計流程和審計方法等方面。組織承諾主要包括高層管理者的支持以及員工的支持；審計團隊包括團隊構成以及知識結構；審計流程包括審計準備、數據收集、審計評價、結果呈現；審計方法包括知識需求分析、知識庫分析、知識流分析以及知識地圖。這些關鍵成功因素有效地確保了企業知識審計目標的達成，有助于企業合理配置審計資源，提高知識審計的效率性和效果性，促使審計價值最大化。在此還需指出的是，企業知識審計的關鍵成功要素并不是一成不變的，會隨著企業發展階段、知識資源狀態、競爭態勢以及業務領域等的不同呈現動態變化。

主要參考文獻

[1]Noraini C P， Laleh T，Rusli A. A Survey on Approaches in Knowledge Audit in Organizations [J]. Asian Transactions on Computers，2012，2（5）：1-8.

[2]Henczel S. The Information Audit as a First Step Towards Effective Knowledge Management： An Opportunity for The Special Librarian[J]. Inspel，2000，34（3/4）：210-226.

[3]Jafari A，Payani N. A Systematic Approach for Knowledge Auditing [J]. African Journal of Business Management. 2013，7（32）：3159-3167.

[4]Debenham J，Clark J.The Knowledge Audit[J].Robotics and Computer-Integrated Manufacturing，1994，11（3）：201-211.

[5]L Jay，R Bonnie，MC Doug，et al. The Knowledge Audit[J]. Knowledge and Process Management，2000，7（1）：3-10.

[6]Paramasivan T.Knowledge Audit [J]. The Chartered Accountant， 2003 （10）： 498-506.

[7]Perez-Soltero A，Barcelo-Valenzuela M，Sanchez-Schmitz G，et al. Knowledge Audit Methodologies with Emphasis on Core Process[C]// European and Mediterranean Conference on Information Systems （EMCIS）.Costa Blanca Alicante （Spain），2006.

[8]奉繼承，趙濤.知識管理審計的概念、模型與方法研究[J].科學學與科學技術管理，2005，26（7）：102-105.

[9]楊光，梁戰平.知識審計理論及其案例研究——以XX建筑科學研究院為例[J]，情報學報，2008（4）：607-617.

[10]Perez-Soltero A，Bario-Valezuela M，Sanchez-Schmitz G，et al.A Model and Methodology to Knowledge Auditing Considering Core Processes[J]. The Icfai Journal of Knowledge Management， 2007，5（1）：7-23.

[11]Wiig K.Knowledge Management Methods [M].Arlington，TX：Schema Press，1993.

[12]Capshaw Stacie.Find out With a Knowledge Audit， the First Step Towards Knowledge Management [J].Inform，1999，13（7）：16-21.

[13]馮靜.知識管理實施的第一步——知識審計[J]，國外情報科學，2004，22（5）：598-602.

[14]Johnson James A，Michael E Friesen. The Success Paradigm： Creating Organizational effectiveness Through Quality and Strategy [M]. New York：Quorum Books，1995.

[15]Botha H，Boon J A. The Jnformation Audit：Principles and Guidelines [J].Libri，2003，53 （1）：23-38.

[16]Thomas T. Ten Steps toward Effective Knowledge Audits[J]. Knowledge Management Review，2005，8（3）：1-1.

[17]Tiwana Amrit.The Knowledge Management Toolkit，Practical Techniques for Building a Knowledge Management System[M].NY：Pearson Education，1999.

[18]Levantakis T， Helms R，Spruit M.Developing a Reference Method for Knowledge Auditing[C]//T Yamagchi （Ed.）.Proceedings of the 7th Conference of Practical Aspects on Knowledge Management，Vol. 5345. Lecture Notes in Artificial Intelligence. Berlin/Heidelberg： Springer-Verlag，2008：147-159.

[19]Schwikkard D B，du Toit A S A. Analyzing Knowledge Requirements： A Case Study[J].Aslib Proceedings，2004，56（2）：104-111.

[20]S Alexandra，P L Mihaela，I Mihai. The Audit of Organizational Knowledge [J]. Lecture Notes on Information Theory，2014，2（1）：39-41.