淺談會計電算化財務檔案管理信息化建設

謝智莉

[摘 要] 隨著我國會計電算化事業的不斷發展，如何做好會計電算化會計檔案的管理工作，以使其發揮更大、更好的作用。隨著信息網絡的迅猛發展，財務檔案的信息化管理已經滲透到各行各業。合理開發和科學利用會計電算化檔案，能為社會的發展創造出經濟效益，發揮會計電算化檔案在現代經濟時代的真正作用。

[關鍵詞] 電算化；財務檔案管理；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 029

[中圖分類號] F232；G271.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0062- 01

1 會計電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：

（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。

（2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤。

（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

2 如何做好電算化會計檔案工作

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。

會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。

（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。

（2）會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。

（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、收入支出表、支出明細表及各種附表、報表附注和決算說明等。

（4）其他會計核算資料。屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

3 財務管理信息化的必要性

（1）財務管理的難度增加。財務管理能夠有效推動財務組織參與到全方位的管理之中，并達到節約成本的目的。財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而，在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下，財務預算管理改革深入推進，財務管理水平不斷提高，財務工作難度和強度也逐年增加。所以，隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，既是適應現代化管理的需要，也是搞好財務檔案管理的必然選擇。

（2）信息化檔案彰顯優越性。首先，將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置，便于、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中。另外，隨著信息科學的發展，當前數據統計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

總之，加強會計檔案管理工作是當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為社會主義市場經濟服務。